Portal Rejestrów Sądowych – czym jest i co w nim załatwimy?

Portal Rejestrów Sądowych

Od 1 lipca 2021 roku działalność rozpoczął e-KRS, czyli Portal Rejestrów Sądowych (PRS) wprowadzony nowelizacją ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jest to jedna z ważniejszych zmian dotyczy przedsiębiorców w zakresie składania dokumentów w rejestrach KRS. Od 1 lipca wszystkie wnioski mogą trafiać do KRS-u tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Dokumenty składane w formie elektronicznej będą wymagały podpisu elektronicznego, dlatego najwygodniej jest posiadać konto bankowe wspierające ePUAP lub zarejestrować samą usługę ePUAP. Co istotne, próba złożenia wniosku w tradycyjny sposób skończy się jego odrzucenie. W odpowiedzi na wnioski składane droga tradycyjna otrzymamy odpowiedz jak poniżej:

Portal Rejestrów Sądowych – podstawowe informacje

Portal Rejestrów w Sądowych (PRS) jest systemem teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości służącym do udostępniania obywatelom, głównie przedsiębiorcom, usług związanych z rejestrami sądowymi. Z dniem 1 lipca 2021 roku przedsiębiorcy otrzymali narzędzie, które umożliwia im łatwe i szybkie zarejestrowanie spółki, a także oferuje wgląd w dokumentacje oraz korespondencje. Ilość formalności związana ze składaniem dokumentów do właściwych rejestrów KRS została znacznie zmniejszona.

Portal Rejestrów Sądowych posiada przejrzystą szatę graficzną. Jest przyjazny dla użytkowników. Daje możliwość łatwego i bezbłędnego przejścia przez wszystkie etapy związane z wykonaniem danej czynności.

Katalog e-usług, które można załatwić korzystając z systemu obejmuje między innymi:

• składanie elektronicznych wniosków o wpis lub zmianę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS m.in zmiana adresu spółki z o.o. / zmiana zarządu spółki z o.o. / zmiana nazwy spółki z o.o. / sprzedaż spółki z o.o. i zmiana udziałowców – są to czynności podlegające opłacie. Dodatkowo za darmo możemy zawiesić spółkę z o.o oraz odwiesić spółkę z o.o.
• składanie pism procesowych do sądu rejestrowego
• składanie wniosków o udzielenie informacji dotyczących podmiotów wpisanych do KRS
• składanie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
• korespondencję w formie elektronicznej z sądem rejestrowym
• przeglądanie elektronicznych akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS
• udostępnianie informacji o podmiotach wpisanych do KRS.

Oczywiście portał nie służy jedynie do obsługi spółek z o.o. czy akcyjnych, ale równie np. spółek SKA. Czyli tych samych podmiotów, które były obsługiwane w KRS, oprócz stowarzyszeń i innych organizacji społeczno-zawodowych.

Sposób korzystania z Portalu Rejestrów Sądowych

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać, aby móc korzystać z portalu jest założenie na nim konta. Mogą to zrobić jedynie ci użytkownicy, którzy są w posiadaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, Profilu Zaufanego(ePUAP) lub e-dowodu. Aby złożyć wniosek, użytkownik musi być zalogowany.

Portal Rejestrów Sądowych podzielony jest na kilka części, tzw. zakładek, które dostępne są dla wszystkich oraz tylko dla użytkowników wcześniej zalogowanych do systemu.

Osoby, które nie są zalogowane mają możliwość korzystania z:

• wyszukiwarki KRS – możliwość wyszukania podmiotu zarejestrowanego w KRS oraz uzyskania o nim aktualnej informacji
• przeglądarki akt rejestrowych KRS – możliwość przeglądania akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz możliwość przeglądania spraw dotyczących rejestracji wyszukiwanego podmiotu
• przeglądarki dokumentów finansowych KRS – możliwość wyszukiwania oraz pobierania dokumentów finansowych podmiotów wpisanych do KRS.

Użytkownicy zalogowani mają możliwość korzystania z:

• e-formularzy KRS – możliwość składania do sądu rejestrowego elektronicznych wniosków o wpis do KRS, takich jak: wnioski dotyczące rejestracji, wnioski dotyczące zmiany danych podmiotów lub ich wykreślenia, kierowanie do sądu rejestrowego wszelkich pism drogą elektroniczną
• bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych – możliwość składania sprawozdań i innych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Dokumenty finansowe składane są w zakładce „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. W tej sytuacji przedsiębiorca zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku poprzez portal S24, który podlega opłacie i dotyczy wzmianek o złożeniu przedmiotowych dokumentów w dziale 3 rejestru przedsiębiorców

• portalu S24 umożliwiającego rejestrację spółki oraz składanie innych wniosków – możliwość złożenia wniosku o wpis do KRS przez spółkę z o. o., spółkę jawną, spółkę komandytową, prostą spółkę akcyjną. Złożenie przez przedsiębiorcę wniosku o wpis za pomocą portalu S24 otwiera drogę do składania innych wniosków dotyczących spółki, w tym również dokumentów finansowych. Portal S24 pozwala na obsługę spółek założonych online (przez portal S24), jeżeli po założeniu była dokonana jakakolwiek zmiana w formie notarialne, to spółka traci możliwość obsługi przez s24. W tym przypadku zmiany i wnioski możemy składać jedynie przez PRS.

W celu złożenia wniosku, przedsiębiorca musi najpierw zalogować się, a następnie wybrać rodzaj wniosku, który chce złożyć i wypełnić go. Dodatkowo ma możliwość samodzielnego sprawdzenia poprawności wypełnionego formularza. Wystarczy, że wybierze opcję „Sprawdź poprawność”. Dostępne wnioski są tak skonstruowane, aby przedsiębiorca bez problemu mógł wypełnić wszystkie niezbędne pola. Wypełniony formularz wymaga jedynie złożenia podpisu w formie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu osobistego. Konto użytkownika PRS zawiera informacje dotyczące liczby złożonych przez przedsiębiorcę wniosków, pism oraz korespondencji przesłanej z sądu rejestrowego. Dzięki temu przedsiębiorca ma kontrolę nad złożonymi dokumentami.

Po co Portal Rejestrów Sądowych?

Portal Rejestrów Sądowych powstał głównie w celu:

1. uproszczenia procesu składania wniosków do KRS
2. ograniczenia czasu związanego z rejestracją spółek.

PRS powiązany jest z systemem wpisów w sądach rejestrowych, co sprawia, że wnioski składane przez przedsiębiorców do KRS w chwili ich złożenia od razu kierowane są do sądu rejestrowego.

Sposób składania załączników do wniosków

Jeżeli czynności podejmowane przez spółkę mają charakter aktu notarialnego, to obowiązkiem notariusza, w obecności którego został zawarty akt notarialny jest umieszczenie go w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (Repozytorium). Oznacza to, że dokument natychmiast przekazywany jest za pomocą systemu teleinformatycznego i dołączany do wniosku. Przedsiębiorca już nie musi się tym zajmować. Jedynie co, to powinien wskazać numer dokumentu nadany w Repozytorium.

Jeżeli załączniki zostaną sporządzone w formie papierowej, to przedsiębiorca ma do wyboru 3 opcje:

1. do wniosku dołącza odpisy elektroniczne poświadczone przez notariusza
2. do wniosku dołącza odpisy elektroniczne poświadczone przez występującego w sprawie pełnomocnika, adwokata lub radcę prawnego
3. do wniosku dołącza elektroniczne kopie dokumentów, takie jak np. skan podpisanego dokumentu w formie papierowej, który następnie w terminie 3 dni dosyła do sądu w tradycyjnej formie papierowej.

Na dzień wprowadzenia nowelizacji ustawy, obowiązkiem objęte są jedynie dokumenty/wnioski składane do rejestru przedsiębiorców. Podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń oraz innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, a także publicznych zakładów opieki zdrowotnej mogą składać wnioski, pisma oraz inne formularze w tradycyjnej formie pisemnej. Posiadają wybór, mogą składać wnioski zarówno w formie papierowej, jak i za pomocą PRS.

Podsumowanie

Elektronizacja systemu KRS, to usprawnienie pracy sądów rejestrowych, których pracownicy do tej pory musieli wprowadzać ręcznie wszelkie dane z nadesłanych formularzy papierowych, przez co cały proces rejestracji był znacznie wydłużony. Nowy portal to także spore ułatwienia dla samych użytkowników i pełnomocników działających w ich imieniu.

Przedsiębiorcy muszą przyzwyczaić się do nowej formy i pamiętać o tym, że od 1 lipca 2021 roku jedyną możliwą formą składania wniosku o rejestrację jest forma elektroniczna za pomocą systemu teleinformatycznego. Złożenie w innej formie oraz niezapłacenie stosownej opłaty skutkuje zwrotem wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków.

Jest to dobry krok, gdzie praktycznie wszystkie sprawy możemy załatwić online. Całość może nie jest tak prosta jak zakładanie konta online przez ranking kont firmowych, ale można się przyzwyczaić.