Jak zmienić adres spółki z o.o.? instrukcja krok krok po kroku

Wszelkie zmiany, jakie spółka chce przeprowadzić muszą zostać zgłoszone do KRS, poprzez właściwy sąd. Najczęściej osobami uprawnionymi do podjęcia czynności zgłoszeniowych są sami wspólnicy lub zarząd. Mają obowiązek zgłosić do sądu między innymi zmianę adresu lub siedziby spółki. W zależności od rodzaju spółki zakres obowiązków jest różny. Jak prawidłowo dokonać zmiany adresu lub siedziby spółki?

Siedziba, a adres spółki?

Siedziba spółki, a jej adres to dwa różne pojęcia. Przez siedzibę spółki rozumie się wyłącznie miejscowość, w której spółka, a właściwie jej organ zarządzający (zarząd) ma swoją siedzibę. Tym samym jest to miejsce, gdzie znajduje się jej centrum interesów, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej lub z przepisów (art. 41 kodeksu cywilnego) wynika co innego. Siedziba spółki może mieścić się zarówno w dużym mieście, jak i na wsi wskazanej w umowie spółki.

Natomiast adres spółki jest dookreśleniem miejsca siedziby. Najczęściej jest nim adres biura zarządu spółki, na który składa się nazwa konkretnej ulicy razem z numerem budynku/lokalu. Adres nie musi być określony w umowie spółki. Jednak zarząd musi go przyjąć w drodze uchwały.

Poniżej w tabelce prezentujemy, krótkie porównanie dotyczące zmiany adresu a siedziby. W dalszej części artykułu konkretne opisy:

Co istotne obu zmian możemy dokonać w ramach jednego wniosku (jedna opłata). W przypadku dokonania obu zmian jednocześnie, potrzebujemy zmienić umowę spółki oraz musimy podjąć uchwale zarządu. Dla spółek zakładanych przez S24, zmiany możemy zgłosić w portalu S24, w przypadku pozostałych podmiotów konieczne będzie procesowanie wniosku przez PRS (online). Ważne Nie ma możliwości składania wniosków osobiście w sądzie lub droga korespondencyjną.

Oczywiście dokonując zmiany umowy (zmiana siedziby) możemy w ramach jednego procesu dokonać też innych zmian . np. Zmienić nazwę spółki z o.o., Zmienić zarząd spółki z o.o. sprzedać udziały w spółce i wprowadzić nowego wspólnika itp. W takim przypadku tylko raz zapłacimy za zmianę umowy oraz opłatę za wpis.

Zmiana siedziby spółki np. z o.o

Siedziba spółki (miejscowość) wpisana jest do umowy spółki, dlatego jej zmiana wymaga dokonania zmiany w samej umowie. W przypadku kiedy umowa została zawarta za pośrednictwem systemu S24, to możemy dokonać zmian za pomocą tego portalu. Jeżeli interesuję was ta droga, polecamy poradnik dotyczący zmiany danych spółki przez S24.

Natomiast, jeżeli umowa spółki została zawarta u notariusza, to należy zwołać zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie i podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki sporządzoną w formie aktu notarialnego. Dodatkowo zmianę siedziby spółki należy zgłosić do rejestru przedsiębiorców KRS w terminie 6 miesięcy licząc od momentu wejścia w życie uchwały o zmianie umowy spółki. Zmiana staje się skuteczna od chwili ujawnienia jej w rejestrze, dlatego spółka będzie mogła posługiwać się nowym adresem dopiero od momentu wydania przez sąd właściwego postanowienia. Obecnie samo zgłoszenie odbywa się online poprzez portal rejestrów sądowych (PRS).

Zmiana adresu spółki np. z o.o

Jeżeli spółka zmienia tylko adres, a siedziba pozostaje taka sama, to czynność ta jest znacznie prostsza. Zmiany adresu dokonuje się przez przyjęcie uchwały zarządu w formie pisemnej. W treści uchwały powinien zostać podany nowy adres oraz data, od której nowe dane będą obowiązywać. Następnie uchwała musi zostać zgłoszona do KRS-u, w terminie 7 dni licząc od dnia wejścia w życie uchwały. Poniżej prezentujemy przykładowy wzór uchwały.

Co istotne, zmiana samego adresu będzie możliwa w obrębie jednego miasta/wsi. W przypadku zmiany adresu na adres w innym mieście konieczna będzie zmiana również siedziby spółki (uchwała zmieniająca umowę spółki).

Przykładowo możemy zmienić adres spółki z jednej ulicy w Warszawie na inna ulicę w Warszawie. Natomiast nie zmienimy adresu z ulicy w Warszawie na ulice w Krakowie (w tym przypadku konieczna jest zmiana również siedziby z Warszawy na Kraków).

Zmiana adresu spółki – dodatkowe obowiązki

Zmiana adresu spółki wiąże się z różnymi obowiązkami, które polegają nie tylko na podjęciu uchwały w tym zakresie, czy zgłoszeniu tego faktu do sądu. Dodatkowo wspólnicy muszą między innymi:

1. dokonać zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego na formularzu aktualizacyjnym NIP-8
2. powiadomić o zmianie wszystkich kontrahentów
3. dokonać aneksów do umów o pracę, ponieważ dla pracownika oznacza to zmianę miejsca pracy
4. powiadomić banki i ubezpieczycieli
5. zająć się przerejestrowaniem samochodów firmowych

Zgłoszenie zmiany do urzędu skarbowego

W przypadku zgłoszenia zmiany adresu do urzędu skarbowego na druku NIP-8 wypełniamy sekcje B4. Oczywiście w przypadku zmiany innych danych jak np. zmiany nr konta bankowego, możemy wszystko zgłosić na jednym druku. Jeśli mamy podpis elektroniczny (nie ePUAP) to druk możemy wypełnić i podpisać online. W innym przypadku konieczne będzie wysłanie listu poleconego lub wizyta osobista w urzędzie skarbowym.

Zmiana adresu spółki i zmiana siedziby jednoczesnie

Jeżeli nowy adres spółki znajduje się w innej miejscowości niż siedziba spółki, to w takim przypadku trzeba będzie najpierw zmienić siedzibę spółki. Aby tego dokonać, to oprócz uchwały zarządu potrzebne będzie zwołanie zgromadzenia wspólników, którzy będą musieli podjąć uchwałę zmieniającą umowę spółki. Protokół ze zgromadzenia musi być sporządzony w formie aktu notarialnego. Alternatywnie, dla spółek otwartych przez s24, jest możliwość procesowania zmian na portalu.

Zmiana adresu/siedziby spółki w krs krok po kroku (online)

Zmiana adresu spółki, a także zmiana siedziby powinny być zgłoszone do Krajowego Rejestru Sądowego poprzez system Portal Rejestrów Sądowych. Warto mieć podpis elektroniczny, który umożliwi podpisanie dokumentów i załatwienie całości w 100% online. Oczywiście, jeżeli nie mamy podpisu kwalifikowanego/elektronicznego to dokumenty będziemy mogli dosłać w formie fizycznej. Niestety w przypadku PRS, nie ma możliwości podpisania dokumentów podpisem ePUAP. Zmiana siedziby spółki, jakie dokumenty należy dostarczyć do krs:

• uchwałę zarządu o zmianie adresu spółki (dla zmiany adresu)
• protokół ze zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia (dla zmiany siedziby)
• jednolity tekst spółki.

Zmiana adresu/siedziby wymaga wniesienia opłaty za wpis do KRS oraz za ogłoszenie zamieszczone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 350 zł lub 300 zł w przypadku zgłoszenia przez system S24.

Zgłoszenie zamiany adresu/siedziby spółki w S24

Jeżeli zakładaliśmy spółkę przez system s24 zgodnie ze wzorcem oraz nie dokonywaliśmy notarialnie zmiany umowy spółki to zgłoszenie możemy wysłać przez system S24. W praktyce ten sposób zgłoszenia jest prostszy i bardziej intuicyjny, w systemie s24 znajdziemy gotowe wzorce dokumentów i będziemy je mogli podpisać przy pomocy ePUAP (wystarczy posiadać bankowość elektroniczną – w wybranym banku). Instrukcja jak to zrobić, dostępna w artykule „zmiana danych w S24„.

Zmiana adresu/siedziby Podsumowanie

Za każdym razem kiedy spółka będzie chciała zmienić siedzibę i/lub adres, konieczne będzie podjęcie odpowiedniej uchwały. Dodatkowo zmiana siedziby wymaga zmiany treści umowy spółki z zachowaniem formy aktu notarialnego, co wiąże się z pewnymi kosztami. Zmianę siedziby lub adresu należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego za pomocą odpowiedniego formularza oraz dokonania opłaty za wpis i publikację wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przy zmianie adresu konieczne będzie złożenia do właściwego urzędu skarbowego deklaracji NIP-8. Tak istotne zmiany, mogą być dobrą okazją do zmiany konta firmowe, dlatego polecamy weryfikacje naszego rankingu kont dla spółek z o.o. i rankingu kont firmowych

FAQ

Autor artykułu

Maciek Król

Pozostałe publikacje autora

Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.