Jak zmienić adres spółki z o.o.? instrukcja krok krok po kroku

Wszelkie zmiany, jakie spółka chce przeprowadzić muszą zostać zgłoszone do KRS, poprzez właściwy sąd. Najczęściej osobami uprawnionymi do podjęcia czynności zgłoszeniowych są sami wspólnicy lub zarząd. Mają obowiązek zgłosić do sądu między innymi zmianę adresu lub siedziby spółki. W zależności od rodzaju spółki zakres obowiązków jest różny. Jak prawidłowo dokonać zmiany adresu lub siedziby spółki?

Siedziba, a adres spółki?

Siedziba spółki, a jej adres to dwa różne pojęcia. Przez siedzibę spółki rozumie się wyłącznie miejscowość, w której spółka, a właściwie jej organ zarządzający (zarząd) ma swoją siedzibę. Tym samym jest to miejsce, gdzie znajduje się jej centrum interesów, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej lub z przepisów (art. 41 kodeksu cywilnego) wynika co innego. Siedziba spółki może mieścić się zarówno w dużym mieście, jak i na wsi wskazanej w umowie spółki.

Natomiast adres spółki jest dookreśleniem miejsca siedziby. Najczęściej jest nim adres biura zarządu spółki, na który składa się nazwa konkretnej ulicy razem z numerem budynku/lokalu. Adres nie musi być określony w umowie spółki. Jednak zarząd musi go przyjąć w drodze uchwały.

Zmiana siedziby spółki

Siedziba spółki (miejscowość) wpisana jest do umowy spółki, dlatego jej zmiana wymaga dokonania zmiany w samej umowie. W przypadku kiedy umowa została zawarta za pośrednictwem systemu S24, to możemy dokonać zmian za pomocą tego portalu. Jeżeli interesuję was ta droga, polecamy poradnik dotyczący zmiany danych spółki przez S24.

Natomiast, jeżeli umowa spółki została zawarta u notariusza, to należy zwołać zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie i podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki sporządzoną w formie aktu notarialnego. Dodatkowo zmianę siedziby spółki należy zgłosić do rejestru przedsiębiorców KRS w terminie 6 miesięcy licząc od momentu wejścia w życie uchwały o zmianie umowy spółki. Zmiana staje się skuteczna od chwili ujawnienia jej w rejestrze, dlatego spółka będzie mogła posługiwać się nowym adresem dopiero od momentu wydania przez sąd właściwego postanowienia.

Zmiana adresu spółki

Jeżeli spółka zmienia tylko adres, a siedziba pozostaje taka sama, to czynność ta jest znacznie prostsza. Zmiany adresu dokonuje się przez przyjęcie uchwały zarządu w formie pisemnej. W treści uchwały powinien zostać podany nowy adres oraz data, od której nowe dane będą obowiązywać. Następnie uchwała musi zostać zgłoszona do KRS-u, w terminie 7 dni licząc od dnia wejścia w życie uchwały.

Zmiana adresu spółki – dodatkowe obowiązki

Zmiana adresu spółki wiąże się z różnymi obowiązkami, które polegają nie tylko na podjęciu uchwały w tym zakresie, czy zgłoszeniu tego faktu do sądu. Dodatkowo wspólnicy muszą między innymi:

1. dokonać zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego na formularzu aktualizacyjnym NIP-8
2. powiadomić o zmianie wszystkich kontrahentów
3. dokonać aneksów do umów o pracę, ponieważ dla pracownika oznacza to zmianę miejsca pracy
4. powiadomić banki i ubezpieczycieli
5. zająć się przerejestrowaniem samochodów firmowych

Zmiana adresu spółki i zmiana siedziby jednoczesnie

Jeżeli nowy adres spółki znajduje się w innej miejscowości niż siedziba spółki, to w takim przypadku trzeba będzie najpierw zmienić siedzibę spółki. Aby tego dokonać, to oprócz uchwały zarządu potrzebne będzie zwołanie zgromadzenia wspólników, którzy będą musieli podjąć uchwałę zmieniającą umowę spółki. Protokół ze zgromadzenia musi być sporządzony w formie aktu notarialnego. Alternatywnie, dla spółek otwartych przez s24, jest możliwość procesowania zmian na portalu.

Jak zmienić adres spółki online

Zmiana adresu spółki, a także zmiana siedziby powinny być zgłoszone do Krajowego Rejestru Sądowego poprzez system Portal Rejestrów Sądowych. Warto mieć podpis elektroniczny, który umożliwi podpisanie dokumentów i załatwienie całości w 100% online. Oczywiście, jeżeli nie mamy podpisu kwalifikowanego/elektronicznego to dokumenty będziemy mogli dosłać w formie fizycznej. Niestety w przypadku PRS, nie ma możliwości podpisania dokumentów podpisem ePUAP.  Xmiana siedziby spółki, jakie dokumenty należy dostarczyć do krs:

• uchwałę zarządu o zmianie adresu spółki
• protokół ze zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia
• jednolity tekst spółki.

Zmiana adresu wymaga wniesienia opłaty za wpis do KRS oraz za ogłoszenie zamieszczone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 350 zł lub 300 zł w przypadku zgłoszenia przez system S24.

Zgłoszenie zamiany adresu spólki s24

Jeżeli zakładaliśmy spółkę przez system s24 zgodnie ze wzorcem oraz nie dokonywaliśmy notarialnie zmiany umowy spółki to zgłoszenie możemy wysłać przez system S24. W praktyce ten sposób zgłoszenia jest prostszy i bardziej intuicyjny, w systemie s24 znajdziemy gotowe wzorce dokumentów i będziemy je mogli podpisać przy pomocy ePUAP (wystarczy posiadać bankowość elektroniczną – w wybranym banku). Instrukcja jak to zrobić, dostępna w artykule „zmiana danych w S24„.

Podsumowanie

Za każdym razem kiedy spółka będzie chciała zmienić siedzibę i/lub adres, konieczne będzie podjęcie odpowiedniej uchwały. Dodatkowo zmiana siedziby wymaga zmiany treści umowy spółki z zachowaniem formy aktu notarialnego, co wiąże się z pewnymi kosztami. Zmianę siedziby lub adresu należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego za pomocą odpowiedniego formularza oraz dokonania opłaty za wpis i publikację wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przy zmianie adresu konieczne będzie złożenia do właściwego urzędu skarbowego deklaracji NIP-8. Tak istotne zmiany, moga być dobrą okazją do zmiany konta firmowe, dlatego polecamy weryfikacje naszego rankingu kont dla spółek z o.o.

Polecamy artykuły o podobnej tematyce:

• Ranking kont firmowych
• Portal Rejestrów Sądowych – czym jest i co w nim załatwimy?
• Zgłoszenie zmiany konta firmowego do urzędu skarbowego
• Jak zawiesić spółkę (np. spółke z o.o.)?
• Jak odwiesić spółkę (np. spółke z o.o.)?
• zmiana zarządu w spółce z o.o.
• Zakładanie spółki z o.o. przez internet