Jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej?

Niezapłacone faktury, zatory płatnicze, konieczność windykacji, utrata płynności finansowej – to tylko niektóre problemy, z jakimi może borykać się firma, która nawiązała współpracę z nieuczciwym przedsiębiorcą. Niestety, nie da się w 100% wyeliminować ryzyka ich wystąpienia, ale da się je zminimalizować. Jak? Z pomocą przychodzą biura informacji gospodarczej. Dzięki nim sprawdzimy: czy nasz partner biznesowy ma problemy z regulowaniem należności, ocenimy jego sytuację finansową i upewnimy się, czy opłaca się z nim współpracować. Jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej? Podpowiadamy. jednocześnie przypominamy, że większość kont z rankingu rachunków firmowych daje możliwość weryfikacji naszego kontrahenta pod względem białej listy.

Biuro informacji gospodarczej – co to jest i jak działa?

Biura informacji gospodarczej to prywatne podmioty, prowadzące działalność gospodarczą. Zajmują się gromadzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem informacji gospodarczych zarówno na temat konsumentów, jak i przedsiębiorców. W zakresie ich działalności mieści się także dokonywanie analiz wiarygodności płatniczej podmiotów niebędących konsumentami. Nierzadko pełnią również rolę edukacyjną.

Zasady funkcjonowania BIG-ów określa ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Zgodnie z tym aktem prawnym mogą być one prowadzone wyłącznie w formie spółki akcyjnej o kapitale zakładowym minimum 4 mln zł. Nadzór nad BIG-ami sprawuje minister właściwy do spraw gospodarki.

Obecnie w Polsce funkcjonują 4 biura informacji gospodarczej:

• BIG InfoMonitor S.A.
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.

Warto wiedzieć!

Do niedawna w Polsce działało 5 BIG-ów. Na powyższej liście znajdowała się jeszcze Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych, jednak spółka podjęła decyzję o zawieszeniu działalności od 1 lutego 2023 r.

Jakie informacje można uzyskać w BIG?

Jak sama nazwa wskazuje, do biura informacji gospodarczej możemy zgłosić się po… informacje gospodarcze – na swój temat lub wskazanego podmiotu, bądź konsumenta.  Czym tak właściwie są informacje gospodarcze?

Zgodnie z art. 2 ww. ustawy są to przede wszystkim:

• podstawowe dane osobowe, rejestrowe i adresowe podmiotów lub osób fizycznych (m.in.: imię i nazwisko, nazwa, PESEL, NIP, REGON, kody PKD, adresy, dane pełnomocników, wspólników);
• informacje dotyczące zobowiązań pieniężnych, w tym:
  • tytuł prawny,
  • data powstania zaległości,
  • kwota i waluta,
  • kwota zaległości,
  • data wysłania lub doręczenia dłużnikowi wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisaniu jego danych do BIG-u;
  • informacje o postępowaniach dotyczących zobowiązania,
  • informacje o kwestionowaniu przez dłużnika istnienia całości lub części zobowiązania;
  • informacje o zbyciu wierzytelności;
  • informacje o przedmiocie przedawnienia roszczenia;
• dane dotyczące posłużenia się podrobionym lub cudzym dokumentem.

BIG-i otrzymują informacje gospodarcze od wierzycieli (ustawa reguluje, kto może nim być i, co grozi za przekazywanie nieprawdziwych informacji). Poza tym mogą także na zlecenie klienta uzyskiwać i przetwarzać dane zawarte w rejestrach PESEL, REGON, CEIDG, KRS oraz Krajowym Rejestrze Zadłużonych, Rejestrze Należności Publicznoprawnych, rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL, Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a także uzyskiwać informacje przechowywane w innym biurach.

Biura informacji gospodarczej kojarzą nam się raczej negatywnie. Utożsamiamy je głównie z rejestrami dłużników. Warto jednak wiedzieć, że obecność danego podmiotu w bazie BIG nie musi oznaczać, że ma on problemy z regulowaniem należności. Biura zbierają nie tylko negatywne informacje gospodarcze (tj. o długach), ale także pozytywne, czyli wpisy o zobowiązaniach uregulowanych w terminie.

UWAGA! W dalszej części artykułu znajdziecie linki do przykładowych raportów z poszczególnych instytucji.

Weryfikacja kontrahenta w BIG – ile to kosztuje?

BIG-i to prywatne podmioty, które zarabiają, „handlując” posiadanymi informacjami gospodarczymi. Za ujawnienie tych informacji biuro pobiera opłaty zgodnie z ustalonym przez siebie cennikiem. Warto jednak wiedzieć, że wysokość niektórych opłat reguluje ustawa.

I tak zgodnie z art. 22b, tzw. ustawy o BIG opłata za dostęp do informacji o sobie (raport z BIG i raport z rejestru zapytań) wynosi:

• 0 zł – dla konsumentów, pod warunkiem że pobierają raport nie częściej niż raz na 6 miesięcy;
• nie więcej niż 0,5% minimalnego wynagrodzenia za pracę (ok. 21 zł) – w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi

W ustawie znajdziemy także art. 22a, który wskazuje maksymalną wartość opłaty za ujawnienie informacji gospodarczych z innego biura. Nie może ona przekraczać 30 zł za dane z 1 biura. O co konkretnie chodzi? Otóż każdy BIG prowadzi oddzielny rejestr. To oznacza, że może dysponować innymi informacjami. Nie musimy jednak zgłaszać się po kolei do każdego biura, by mieć komplet danych. Zgodnie z ustawą każdy BIG na wniosek podmiotu ma obowiązek ujawnić i przekazać przechowywane u siebie informacje w ciągu 24h. Następnie BIG, z którego usług korzystamy, musi przekazać nam te dane w ciągu 2 dni roboczych.

Natomiast koszt sprawdzenie innego podmiotu biura mogą ustalać samodzielnie. Z reguły cena 1 raportu to ok. 30-50 zł. Niektóre biura oferują także abonament. To opłacalne rozwiązanie, jeśli planujemy sprawdzać większą liczbę dłużników. Więcej o kosztach i ofercie poszczególnych BIG-ów piszemy poniżej.

Który BIG wybrać? Jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej?

Wszystkie BIG-i podlegają pod tę samą ustawę, która określa sposób ich funkcjonowania i niejako także zakres oferowanych usług. Dlatego bez względu na to, gdzie się zgłosimy, będziemy mogli:

• pobrać raport o sobie (lub swojej firmie);
• uzyskać raport o innym przedsiębiorcy;
• zamówić raport zbiorczy, czyli zawierający także informacje z innych (wybranych) biur;
• pobrać raport z Rejestru Zapytań;
• wysłać do dłużnika ustawowe wezwanie do zapłaty;
• dopisać dłużnika;
• zamówić pieczęć prewencyjną (oferta dla firm)
• monitorować wpisy na temat wskazanej lub własnej firmy.

Należy jednak podkreślić, że choć oferta wszystkich BIG-ów jest zbliżona, to nie taka sama. Dlatego poniżej opisujemy poszczególne biura.

Krajowy Rejestr Długów

To najstarszy BIG w Polsce. Działa od sierpnia 2003 roku. Na swojej stronie internetowej chwali się, że jest także największą tego typu platformą w Polsce.

Ofertę KRD wyróżnia usługa Analiza Wiarygodności Płatniczej (czyli scoring – określenie ryzyka dopisania do bazy dłużników) wybranego podmiotu i możliwość wyznaczenia kwoty Limitu Kupieckiego. Przykładowy raport rozszerzony (czyli zawierający powyższe komponenty) można zobaczyć na stronie KRD.

Z oferty Krajowego Rejestru Długów można korzystać także za pomocą aplikacji mobilnej.

Klienci biznesowi mogą skorzystać z oferty abonamentowej. Dostępne są różne pakiety w różnych przedziałach cenowych – od 250 zł-3100 zł netto/miesiąc (do tego należy doliczyć jednorazową opłatę aktywacyjną – 500 zł netto).

Natomiast poza abonamentem pobranie informacji na swój temat (z rejestru KRD lub z rejestru zapytań KRD) częściej niż raz na 6 miesięcy to koszt 21 zł. Jeśli zechcemy uzyskać informacje nie tylko z KRD, ale także z innych biur – musimy zapłacić 30 zł/za każde biuro.

Trzeba zauważyć, że na stronie KRD nie tak łatwo jest znaleźć informacje o kosztach. By uzyskać dostęp do cennika, należy przejść na sam dół strony i odnaleźć link Dokumenty, a potem wybrać interesujący nas plik.

BIG InfoMonitor

To biuro jako jedyne w Polsce może pochwalić się współpracą z Biurem Informacji Kredytowej (BIK) i Związkiem Banków Polskich. Dzięki temu ma dostęp do danych bankowych. Realizuje Program Firma Wiarygodna Finansowo, w ramach którego rzetelni przedsiębiorcy mają szansę uzyskać wyróżnienie w postaci Certyfikatu Wiarygodności.

W zależności od tego, jaki raport wybierzemy, może on zawierać nie tylko podstawowe informacje gospodarcze, ale także wskaźnik ryzyka MŚP oraz dane z wywiadowni gospodarczej. W BIG InfoMonitor da się również zamówić raport specjalny (czyli taki, który będzie zawierał wybrane przez nas komponenty) oraz potwierdzić tożsamość klienta z Ukrainy.

BIG InfoMonitor daje możliwość założenia konta testowego (z fikcyjnymi danymi) i testowania przez 20 dni za darmo, jak działa system Biznes BIG.pl.

W BIG InfoMonitor firmy mają do wyboru 2 pakiety:

• podstawowy za 219 zł/miesiąc;
• rozszerzony za 339 zł/miesiąc.

Do tego dochodzi jednorazowa opłata aktywacyjna – 400 zł. W razie potrzeby można skorzystać także z usług dodatkowych (płatne oddzielnie).

Natomiast konsumenci mają inny cennik. Wygląda to następująco:

• sprawdzenie przedsiębiorcy – 35 zł;
• raport zbiorczy – 30 zł za dane z BIG InfoMonitor + 30 zł za dane z każdego wybranego biuro;
• raport o sobie częściej niż raz na 6 miesięcy – 21 zł.

Należy docenić, że strona BIG InfoMonitor jest bardzo czytelna. Nie ma problemu ze znalezieniem oferty zarówno dla firm, jak i konsumentów, a cennik znajduje się w widocznym miejscu – wystarczy wybrać zakładkę Dla firm/ Dla konsumentów > Oferta.

Dodatkowo na stronie biura znajdziemy przykładowe raporty. Zatem zanim skorzystamy z usługi, możemy porównać, jak wygląda podstawowy i rozszerzony raport o przedsiębiorcy.

ERIF Biuro Informacji Gospodarczej

ERIF oferuje podstawowy pakiet usług charakterystycznych dla biur informacji gospodarczej. Na swojej stronie podkreśla, że od 2011 roku cyklicznie poddaje swoją bazę danych zewnętrznemu audytowi. Ma to zapewnić aktualność i rzetelność danych.

Raport na własny temat z ERIF lub z rejestru zapytań ERIF (częściej niż 1 raz na 6 miesięcy) to koszt 21 zł. Za sprawdzenie firmy należy zapłacić 49,99 zł, a za raport zbiorczy – 30 zł za dostęp do bazy ERIF + 30 zł za raport ze wskazanego biura.

Przykładowy raport ERIF o firmie znajdziecie na stronie biura.

KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej

KBIG jest częścią grupy CRIF, będącej dostawcą informacji kredytowej w Europie. Zakres usług biura można uznać za podstawowy. Zarówno firmom, jak i konsumentom biuro daje możliwość korzystania z abonamentu. Dla klientów biznesowych oferuje 3 wersje pakietu – za 349 zł, 490 zł lub 790 zł/ miesięcznie + jednorazowa opłata aktywacyjna w wysokości 349 zł (ceny nie uwzględniają podatku VAT).

Natomiast dla konsumentów 2 wersje – za 150 zł lub 450 zł brutto/ miesięcznie + 250 zł opłaty aktywacyjnej.

Jeśli nie chcemy korzystać z abonamentu, to w KBIG ceny za raport na temat przedsiębiorcy zaczynają się już od 10 zł (oferta promocyjna).

Jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej?

By sprawdzić kontrahenta w BIG, należy:

1. Zalogować się do serwisu danego biura.
2. Wybrać typ raportu, jaki chcemy uzyskać.
3. W odpowiednim polu wpisać NIP (lub PESEL, jeśli sprawdzamy konsumenta).
4. Poczekać, aż system wygeneruje raport.

Jednak, żeby móc się zalogować, najpierw trzeba założyć konto w systemie. W zależności od tego, z jakiej oferty chcemy skorzystać – dla firm, czy konsumentów – proces rejestracji przebiega nieco inaczej. Dlatego poniżej wyjaśniamy, jak wygląda to w obu przypadkach.

Rejestracja klienta biznesowego w BIG

W przypadku firm wygląda to tak, że zgłaszamy do wybranego biura chęć skorzystania z ich usług za pomocą formularza dostępnego na stronie. Podajemy w nim swój NIP, numer telefonu adres e-mail, nazwę firmy. Zaznaczamy także niezbędne zgody i wysyłamy. Następnie musimy poczekać na kontakt z konsultantem, który przekaże nam dalsze instrukcje. Konieczne będzie podpisanie umowy o współpracę (z reguły odbywa się to zdalnie).

Formularz dla firm znajdziemy, klikając:

• na stronie BIG InfoMonitor: Zaloguj się/ Załóż konto > sekcja Klient Biznesowy > Nowy System Biznes BIG.pl > Załóż konto;
• na stronie KRD (krd.pl): Załóż konto;
• na stronie ERIF: zakładka Dla firmy > Oferta > wybieramy interesującą nas usługę > Sprawdź > Podejmij współpracę.

Można także od razu zadzwonić pod numer telefonu wskazany na stronie.

Nieco inaczej wygląda to w przypadku KBIG. Tutaj zgłoszenie z nazwą firmy i numerem telefonu należy wysłać na adres e-mail.

Rejestracja klienta indywidualnego w BIG – jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej?

Wybranego przedsiębiorcę możemy sprawdzić także jako konsument. By zarejestrować się jako klient indywidualny, należy wypełnić formularz i potwierdzić swoją tożsamość (np. przelewem weryfikacyjnym). W poszczególnych biurach wygląda to nieco inaczej.

W BIG InfoMonitor klikamy przycisk Zaloguj się/ Załóż konto i w sekcji Klient indywidualny wybieramy polecenie Załóż konto. Tutaj najpierw musimy wybrać metodę potwierdzenie tożsamości, a potem wypełnić formularz. Natomiast będąc na stronie ERIF, zostaniemy przekierowani do formularza, jeśli przejdziemy do zakładki Dla konsumentów i klikniemy Załóż konto.

Niestety, w przypadku KRD nie tak łatwo jest znaleźć formularz dedykowany konsumentom. Najpierw musimy przejść na podstronę konsument.krd.pl, a potem zjechać do sekcji Informacja o ustawowym sprawdzeniu siebie i rejestru zapytań 1 raz na 6 miesięcy i odszukać w tekście link serwisie transakcyjnym. Następnie podajemy dane, zaznaczamy zgody i potwierdzamy swoją tożsamość, np. przelewem weryfikacyjnym.

W KBIG rejestracja przebiega w sposób bardziej tradycyjny. By zyskać dostęp do systemu, trzeba wypełnić wniosek zgłoszeniowy i wysłać go pocztą. W odpowiedzi otrzymamy login i hasło do systemu.

Jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej? – podsumowanie

Sprawdzenie kontrahenta w BIG to usługa płatna, ale warto traktować to jako inwestycję. Dzięki danym z BIG dowiemy się, czy dana firma boryka się z problemami finansowymi i poznamy skalę tych problemów. Tym samym upewnimy się, czy warto nawiązywać z nią współpracę. Unikniemy strat finansowych i problemów związanych, m.in.: z koniecznością odzyskiwania należności. Oznacza to oszczędność czasu, nerwów i pieniędzy.

Na koniec chcemy wspomnieć jeszcze o innych sposobach weryfikacji partnerów biznesowych. By mieć pełen obraz na temat naszego kontrahenta, warto także sprawdzić:

• rejestry przedsiębiorców: KRS oraz CEIDG;
• Białą listę podatników VAT;
• co o danej firmie mówi Internet.

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.