Działalność gospodarcza, czy spółka z o. o. – co się bardziej opłaca

Co jest korzystniejsze Działalność gospodarcza czy spółka z o.o.

Wiele osób w momencie podjęcia decyzji o założeniu własnego biznesu stoi przed dylematem jaką formę prowadzenia firmy wybrać. Często oczywistym wyborem wydaje się być jednoosobowa działalność gospodarcza. Na pierwszy rzut oka przemawia za nią między innymi minimum formalności, prosta rejestracja i inne korzyści. Jednak po większym zastanowieniu i przeanalizowaniu wszystkich za i przeciw duża część przyszłych przedsiębiorców decyduje się na spółkę z o. o. Czym są obie działalności? Kiedy bardziej opłaca się założyć spółkę z o. o., a kiedy jednoosobową działalność gospodarczą?

Koszt założenia i prowadzenia spółki z o. o. a działalności gospodarczej

Rodzaj działalności	Działalność Gospodarcza	Spółka z o. o
Koszt założenia	0 zł	350 zł (online), 850 zł (notariusz)
Wymagany kapitał	0 zł	5 000 zł
ZUS za 1 miesiąc	Sky is the limit (nowy ład)*	0 zł
Księgowość	100-200 zł	200-500 zł
Podatek	17-32% (zasady ogólne) lub 19% (podatek liniowy)	9 % lub 19%
Koszt wypłaty zysku	0%	0-19%

*W 2022 roku preferencyjna składaka na ubezpieczenia społeczne to 285,71 zł, w przypadku normalnej wysokości składek koszt dla przedsiębiorcy wyniesie 1211,28 zł. Tym samym wraz ze składką zdrowotną zapłacimy minimalnie 556,61 zł lub 1482,18 zł. Niestety są to minimalne kwoty, ponieważ w nowym ładzie składka zdrowotna jest zależna od dochodu. Osoby, o dochodach np. 20 tyś zł w przypadku wyboru skali podatkowej zapłacą składkę zdrowotną w kwocie 1800 zł/m-c, więc razem z ubezpieczeniem społecznym będzie to obciążenie w wysokości 3011,28 zł. Wiecej o nowych składkach zdrowotnych przeczytacie w naszym artykule Nowy Ład – ZUS.

Różnice – działalność gospodarczą czy spółką z o. o.

Działalność gospodarcza

1. niski koszt założenia
2. łatwy sposób prowadzenia
3. brak podwójnego opodatkowania
4. tańsza księgowość
5. wpłata comiesięcznych składek na ZUS

Spółka z o. o.

1. koszt założenia od 350 zł
2. wniesienie kapitału zakładowego – 5 000 zł
3. wyższy koszt prowadzenia księgowości
4. podwójne opodatkowanie (9% lub 19%-spółka oraz od 0% do 19% – podatek od wypłaty zysku)
5. brak składek na ZUS przy przynajmniej 2 udziałowcach.

Firma jednoosobowa, czy spółka – proces założenia

Przedsiębiorca wybierając dla siebie odpowiednią formę prawną prowadzenia działalności powinien wziąć pod uwagę między innymi wielkość i zakres prowadzonego biznesu oraz korzyści jakie może uzyskać. Najczęściej wybieranymi formami są jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z o. o. W obu przypadkach istotne znaczenie ma wybór nazwy firmy oraz określenie jak najszerszej działalności za pomocą kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Numery i opis kodów można znaleźć w Internecie. Są one dość długie, dlatego warto wcześniej się z nimi zapoznać, aby podczas wypełniania druku w urzędzie wiedzieć, który wpisać. Lepiej wybrać większą ilość, ponieważ w razie rozszerzenia działalności nie trzeba będzie dokonywać zmian.

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej

Obecnie założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest zbyt skomplikowaną czynnością. Rejestracji dokonujemy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można to zrobić internetowo nie ponosząc żadnych dodatkowych kosztów ani przy rejestracji, jak i później przy dokonywaniu jakichkolwiek zmian. Jak założyć działalność gospodarczą opisaliśmy w naszym artykule. 

Na początku należy złożyć wniosek CEIDG-1 i dołączyć do niego wymagane załączniki. Wniosek można złożyć do wyboru:

1. w urzędzie gminy/miasta w formie papierowej, gdzie zostanie przetworzony na wniosek elektroniczny
2. wysłać wniosek listem poleconym do urzędu gminy/miasta. Podpis na wniosku musi być potwierdzony notarialnie
3. wypełnić wniosek online w CEIDG i wysłać go. Z otrzymanym kodem należy udać się do urzędu w terminie 7 dni od dnia dokonania rejestracji online celem podpisania i uwierzytelnienia wniosku
4. wypełnić wniosek w CEIDG i podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym i wysłać drogą elektroniczną do urzędu.

Wpis do CEIDG jest dokonywany w momencie przyjęcia wniosku. O tym fakcie informowany jest również ZUS i US. Przedsiębiorca może podjąć działalność od razu.

We wniosku musi podać datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Nie może ona być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku.

Rejestracja spółki z o. o. u notariusza

Spółka z o. o. przed zgłoszeniem do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) powinna mieć stworzoną umowę w formie aktu notarialnego. Już w tym momencie przedsiębiorca musi liczyć się z kosztami. Umowę do KRS można zgłosić na 2 sposoby:

1. drogą tradycyjną
2. drogą elektroniczną.

Droga tradycyjna wiąże się z zapłatą kosztów notarialnych oraz podatku od czynności cywilnoprawnych. Wysokość opłat zależy od wysokości kapitału zakładowego. Przy najniższej wysokości kapitału 5 000 zł opłaty kształtują się następująco:

1. taksa notarialna ok. 200 zł
2. koszty odpisów umowy w wysokości (6 zł + VAT za stronę)
3. opłata sądowa za wpis do KRS – 500 zł
4. wpis do Monitora Sądowego i Gospodarczego – 100 zł.

Rejestracja spółki przez Internet (online S24)

Droga elektroniczna jest nieco tańsza. W tym wypadku trzeba zapłacić jedynie kwotę 350 zł razem z wpisem do Monitora Sądowego i Gospodarczego (100 zł). Wszystkie opłaty można uregulować podczas zakładania spółki, oprócz podatku od czynności cywilnoprawnych. Jego wysokość zależy od wysokości kapitału zakładowego (0,5% wartości kapitału zakładowego). Obecne przepisy nakazujące zapłaty podatku PCC-3 są sprzeczne z Unijną dyrektywą. Część osób nie płaci tego podatku, ze względu na sprzeczność krajowych przepisów z Unijnymi.

Instrukcja jak założyć spółkę z o.o. przez internet

Księgowość w spółce i przy działalności gospodarczej

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma konieczności prowadzenia bardziej skomplikowanej księgowości. Jeżeli firma w roku podatkowym nie osiąga dochodu powyżej 2 000 000 euro przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to na tyle proste, że w wielu przypadkach właściciele firm sami prowadzą księgowość i w tym celu wykorzystują dostępne programy online.

Księgowość w spółce z o. o. wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dodatkowo jest wymóg sporządzania sprawozdań finansowych, a do tego potrzebna jest specjalistyczna wiedza, dlatego też spółki w zakresie księgowości korzystają z usług biura rachunkowego, co przekłada się na zwiększenie miesięcznych kosztów. Zaletą prowadzenia pełnej księgowości jest przejrzystość operacji finansowych. Jest to ważne zwłaszcza wtedy jeżeli w spółce zasiada kilku wspólników.

Działalność, a spółka, podatki, różnice

Działalność gospodarcza

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel firmy jest płatnikiem podatku jako osoba fizyczna. Co miesiąc musi odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy (PIT). Przedsiębiorca przy rejestracji firmy jest zobowiązany do wyboru formy opodatkowania. Może wybrać:

1. zasady ogólne (skala podatkowa 17% i 32% płaci się po przekroczeniu progu podatkowego) lub
2. podatek liniowy w wysokości 19%.

W niektórych przypadkach może zdecydować się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową.

Największym minusem przy działalności jest obowiązek zapłaty składek na ZUS. Składki są na tyle wysokie, że pochłaniają sporą część dochodu przedsiębiorcy. Co więcej nowy ład wprowadził bardzo niekorzystne zmiany dla przedsiębiorców. Składka zdrowotna od 2022 jest uzależniona od dochodu i nie można jej odliczyć od podatku jak to miało miejsce dotychczas.

Spółka z o. o. jako odrębny podmiot prawny jest zobowiązana do zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) w wysokości 19% lub 9% od osiągniętego zysku brutto. Następnie podatek płacony jest jeszcze raz przez wspólników w momencie wypłaty wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia (opodatkowanie 17% i 32%) lub z tytułu dywidendy (19%). Oznacza to, że opodatkowane są zarówno dochody spółki jak i dochody wspólników.

Więcej o formach opodatkowania w naszym artykule: Jaką formę opodatkowania wybrać dla działalności gospodarczej

Podatek CIT

W 2019 roku obowiązywały dwie stawki CIT (19% i 9%). Podobnie jest w 2020 roku. Obniżona stawka jest przeznaczona dla przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczęli działalność (w pierwszym roku podatkowym) oraz tych, którzy w poprzednim roku podatkowym (2019) osiągnęli przychód ze sprzedaży poniżej wartości 2 000 000 euro, a w 2020 r. ich przychody nie będą większe niż 1 200 000 euro (limit przychodów bieżących). Aby skorzystać z preferencyjnej stawki muszą być spełnione te dwa kryteria. Po przekroczeniu progów przedsiębiorca musi zapłacić podatek w wysokości 19%.

Rozliczenie na druku CIT-8

Podmioty zobowiązane do zapłaty podatku CIT składają zeznanie podatkowe na druku CIT-8 w terminie 3 miesięcy od daty zakończenia roku podatkowego. Przeważnie jest to 31 marzec danego roku.

Jeżeli w danym roku podatkowym firma lub organizacja nie wykaże przychodów lub kosztów ich uzyskania, to nie płaci podatku, ale musi złożyć tzw. CIT-8 zerowy. Dodatkowo przed wypełnieniem deklaracji rocznej spółka musi sporządzić i złożyć sprawozdanie finansowe. Ma na to termin pół roku licząc od dnia bilansowego.

Przy obliczaniu podatku płatnicy mogą skorzystać ze zwolnień podatkowych, jak np.: na cele naukowe, czy charytatywne oraz odliczeń od wykazanego dochodu (darowizny na cele religijne lub społeczne). Łączna kwota odliczeń nie może przekroczyć 10% podatku o ile podmiot korzysta z obu możliwości odliczeń.

Sposoby wypłaty zysku ze spółki
Problem podwójnego opodatkowania w spółce można rozwiązać na kilka sposobów. Dobrym wyjściem jest podpisanie przez wspólników umowy współpracy ze spółką w ramach której wspólnik jako osoba prywatna wynajmuje jej różne rzeczy przydatne w działalności zaczynając od wynajmu mieszkania na biuro, samochodu, czy garażu. W ramach wynajmu spółka wypłaca wspólnikowi pieniądze za czynsz, które wrzuca w koszty, a wspólnikowi pozostaje jedynie rozliczenie PIT-u. Kolejną opcją jest powierzenie obowiązków prezesa lub członka zarządu, zatrudnienie na umowę o dzieło, jak również rozliczanie wyjazdów służbowych, wypłata środków na delegacje, czy zapłata za szkolenia. Więcej o podatkach w spółce z o.o przeczytacie: Spółka z o.o. kiedy się opłaca, formy opodatkowania, jak wypłacać zysk?

Księgowość

Spółka z o. o. musi prowadzić pełną księgowość w formie ksiąg rachunkowych. Wymaga tego ustawa o rachunkowości. Dodatkowo obowiązkiem spółki jest sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych. Taka księgowość wymaga zatrudnienia profesjonalnego księgowego lub skorzystania z usług biura rachunkowego. Dla spółki oznacza to koszty.  Biuro rachunkowe przeważnie za prowadzenie pełnej księgowości pobiera miesięczną opłatę w wysokości zwykle od 500 zł. Do tej kwoty należy doliczyć jeszcze koszt sporządzenia sprawozdania finansowego, kolejne 500 zł dla małej spółki.

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej i dochodzie w roku podatkowym nie przekraczającym 2 000 000 euro, podatnik może prowadzić uproszczoną księgowość na podstawie KPiR, ewidencję przychodów (ryczałtowcy) lub kartę podatkową. Taka księgowość nie wymaga zatrudnienia księgowego. Można prowadzić ją samodzielnie, np.: wykorzystując w tym celu programy online. Uproszczona księgowość przy małej działalności przy korzystaniu z usług biura rachunkowego to miesięczny koszt ok. 150 zł netto.

Koszt ZUS-u działalność gospodarcza

Prowadzenie firmy w Polsce nakłada na przedsiębiorcę pewne obowiązki. Oprócz rozliczenia podatków w Urzędzie Skarbowym jest zobowiązany do odprowadzania miesięcznych składek do ZUS-u za siebie oraz pracowników i to niezależnie od sytuacji finansowej firmy. Składki na ZUS obejmują: ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne oraz chorobowe, którego opłacanie jest dobrowolne.

Osoba, która dopiero rozpoczyna działalność ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenie następuje na podstawie wniosku CEIDG-1 wypełnianego przy rejestracji działalności. Unikanie płacenia składek skutkuje nałożeniem kary w postaci: odsetek za zwłokę, innych dodatkowych opłat, karę grzywny do 5 000 zł, postępowania egzekucyjnego, czy wpisania do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych.

Składki na ZUS obowiązujące w 2022 roku

Na wielkość składki ZUS ma wpływ wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w danym roku. W 2022 r. zostało ono przyjęte na poziomie 5 922 zł. 60% tej kwoty daje nam wartość 3 553,20 zł. Od tej wartości zostały naliczone poszczególne składniki ubezpieczenia. Obecnie pełna składka na ZUS wynosi: co najmniej 1 482,18 zł (z ub. chorobowym) lub 1 395,13 zł (bez chorobowego). Składka zdrowotna stanowi: to minimum 270,90 zł (do odliczenia: 0 zł – zgodnie z dobrą zmian w nowym ładzie).

Preferencyjne składki na ZUS dla nowych firm w 2022 roku

Osoby, które rozpoczynają działalność mogą skorzystać z obniżonej składki na ubezpieczenie społeczne. Obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne.  Przez kolejne 24 miesiące płaci niższe składki (bez składki na Fundusz Pracy) przy rocznym przychodzie niższym od 120 000 zł. Przedsiębiorca skorzysta z preferencyjnej wartości jeżeli złoży oświadczenie o  nieprowadzeniu innej działalności gospodarczej na 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia obecnej działalności. 

Składka obliczana jest na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku kalendarzowym. Od 1 stycznia 2022 r. wynosi minimalnie 556,61 zł (z chorobowym) lub 534,49 zł (bez chorobowego).

Obniżona składka na ZUS nie dotyczy wspólników spółki jawnej, komandytowej i partnerskiej oraz właścicieli jednoosobowej spółki z o. o. jak również twórców i artystów.

Po upływie 30 miesięcy, przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty pełnych składek ZUS.

Mały ZUS plus od lutego 2020 roku

Wbrew wcześniejszym zapowiedziom mały ZUS plus wejdzie w życie z opóźnieniem. Będzie obowiązywał od lutego 2020 roku. Mogą z niego skorzystać najmniejsze firmy, których przychód w 2019 roku zamknął się w kwocie 120 000 zł. Składki będą liczone proporcjonalnie do dochodu. Osoby, które chcą skorzystać z ulgi muszą do końca lutego 2020 roku zgłosić chęć do skorzystania z niej podając odpowiedni kod ubezpieczenia.

Nowe firmy lub wznawiające działalność mają czas do ostatniego dnia miesiąca, w którym podjęli lub wznowili działalność gospodarczą.

Przedsiębiorca skorzysta z małego ZUS-u do 24 miesięcy w ciągu 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej. Po 2 latach przez kolejne 3 lata będzie odprowadzał pełne składki na ZUS. Po upływie 2 lat jeżeli nadal będzie spełniał kryteria, to ponownie skorzysta z ulgi. Więcej szczegółów o małym Zusie dostępne na stronie rządowej. 

Spółka z o. o. bez składek na ZUS

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sam spółkę z o. o., której jest jedynym wspólnikiem obowiązkowo płaci składki na ZUS bez możliwości skorzystania ze składki preferencyjnej. Przy dwóch i więcej wspólnikach składki na ZUS nie są płacone. Firma bez ZUS – jak to działa – sprawdzicie w naszym poradniku. 

Odpowiedzialność działalność gospodarcza czy spółka z o.o.

Przedsiębiorca, który jako formę prowadzenia działalności wybrał jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada całym majątkiem osobistym za zobowiązania firmy wynikające z jej prowadzenia. W tej kwestii lepszym rozwiązaniem wydaje się być założenie spółki z o. o. gdzie przedsiębiorca nie odpowiada majątkiem własnym za jej zobowiązania. Ewentualni wierzyciele mogą domagać się zapłaty jedynie z majątku spółki. Odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wysokości wniesionych przez nich udziałów. W kodeksie spółek handlowych znajduje się zapis, że za zobowiązania spółki odpowiedzialność ponosi jedynie jej zarząd, który po spełnieniu pewnych warunków może również uniknąć odpowiedzialności. W tym celu zgodnie z art. 299 kodeksu musi wykazać, że w odpowiednim terminie złożył wniosek o ogłoszenie upadłości lub, że wniosek o upadłość nie został wniesiony z jego winy. Kolejną opcją jest wykazanie przez zarząd, że wierzyciel nie poniósł szkody w związku z niezłożeniem wniosku o upadłość i nie rozpoczęciem postępowania układowego.