Jak założyć firmę (jednoosobową działalność gospodarczą)?

Jak założyć firmę działalność gospodarczą?

Własna firma to marzenie wielu osób. Jak założyć firmę? to stosunkowo proste, ale należy się do tego odpowiednio przygotować. Przede wszystkim trzeba wybrać rodzaj działalności. Może to być jednoosobowa działalność gospodarcza, większa firma lub spółka. Trzeba też podjąć kilka innych ważnych decyzji dotyczących podatków czy księgowości. Kiedy trzeba założyć firmę, a kiedy można prowadzić działalność nierejestrowaną? Jak założyć działalność i jakich formalności trzeba dopełnić przy jej zakładaniu?

Kiedy trzeba firmę (założyć działalność)?

W Polsce działalność gospodarczą może prowadzić jedynie osoba pełnoletnia, ponieważ tylko dorosłe osoby ponoszą pełną odpowiedzialność za swoje działania oraz mają zdolność do podejmowania decyzji i zdolność do czynności prawnych. Działalność gospodarczą trzeba założyć wtedy, gdy prowadzimy zorganizowaną działalność zarobkową, wykonując ją we własnym imieniu oraz w sposób ciągły. Jeśli (przynajmniej początkowo) nie przewidujesz uzyskiwania dużych dochodów, taką drobną działalność możesz prowadzić, jako nierejestrowaną. Taką działalność da się prowadzić tylko wtedy, gdy Twoje dochody nie przekraczają miesięcznie połowy minimalnego wynagrodzenia (w 2021 r jest to 1400 zł), nie wykonujemy działalności w ramach spółki cywilnej oraz nie jest ona regulowana, czyli nie wymaga żadnych zezwoleń czy koncesji. Ponadto warunkiem prowadzenia działalności nierejestrowanej jest także nieprowadzenie działalności gospodarczej rejestrowanej w ciągu ostatnich 60 miesięcy, czyli 5 lat. Nie trzeba też rejestrować jako firmy działalności agroturystycznej rolników, produkcji wina przez rolników czy rolniczego handlu detalicznego.

zakładanie firmy online

Sposób założenia działalności zależy od wybranej jej formy. Założenie zwykłej działalności, zwłaszcza jednoosobowej jest bardzo proste, natomiast założenie spółki jest bardziej skomplikowane, wymaga posiadania środków pieniężnych, załatwienia wielu formalności i wpisania spółki do KRS. Jeżeli interesuję was zakładanie spółki z o.o., polecamy nasz praktyczny poradnik. Aby założyć zwykłą działalność wystarczy jedynie złożyć do CEIDG formularz CEIDG-1, czyli wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Formularz ten umożliwia również dokonanie później ewentualnych zmian, ale tylko do 7 dni od ich zaistnienia. Bardzo ciekawa alternatywą jest założenie działalności gospodarczej wraz z kontem bankowym. W naszym rankingu kont firmowych, mozńa znaleźć kilka instytucji oferujących taka możliwość. Taką możliwość daję np. Pekao czy mBank.

Formularz CEIDG-1 można wypełnić i wysłać poprzez stronę ministerstwa lub ePuap. Tak jest najprościej lub wybrać też jednak elektroniczną formę formularza z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym. Oprócz tego można również osobiście złożyć formularz w urzędzie lub wysłać listem poleconym, jednak musi on być wtedy poświadczony notarialnie. W formularzu należy podać takie informacje, jak nazwa firmy, dane założyciela, adres siedziby, rodzaj działalności (kody PKD), liczbę pracowników, których zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia działalności, informacje dotyczące ubezpieczenia w ZUS lub KRUS oraz dane właściwego urzędu skarbowego. Jeśli już posiadasz, to trzeba podać NIP i REGON, a jeśli nie masz, to zostaną później dodane. Bardzo ważne jest to, że jedna osoba może mieć tylko jeden wpis w rejestrze, ale w jego ramach można wykonywać różne działalności.

Więcej o zakładaniu firmy przez Internet przeczytać w naszym osobnym artykule.

Nazwa firmy

Zanim zaczniesz wypełniać formularz, musisz się do tego przygotować, a zacząć trzeba przede wszystkim od wymyślenia nazwy firmy. Pamiętać trzeba, że w nazwie musi znaleźć się Twoje imię i nazwisko, w tej właśnie kolejności. Do niego można dodać inne elementy, związane z rodzajem działalności, np. Anna Nowak – biżuteria handmade, lub wskazujące miejsce siedziby firmy. Dodatkowym elementem może być też Twój pseudonim lub inne, dowolne sformułowanie. W formularzu należy podać zarówno pełną nazwę firmy, jak i skróconą.

Adres firmy

Firmę można prowadzić w jednym lub wielu stałych miejscach. Może to być punkt handlowy, usługowy, biuro (również wirtualne) lub własne mieszkanie. Można też prowadzić działalność bez stałego adresu lub mobilnie (jeśli zamierzamy świadczyć usługi klientom w ich domach). Pamiętajmy, że do każdej nieruchomości, którą zgłaszasz w formularzu CEIDG należy mieć tytuł prawny. Może nim być prawo własności lub współwłasności, prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem czy użyczenie.

Rodzaj działalności

W formularzu rejestracji firmy należy podać także rodzaj działalności, jaką chcesz prowadzić. Nie wystarczy jednak wpisać, co zamierzasz robić, ale trzeba wybrać odpowiednie kody PKD. Kody te wykorzystywane są w statystyce publicznej, ale duże jest także ich znaczenie praktyczne. Na przykład niektóre powiązane są z konkretną formą opodatkowania czy obowiązkami, takimi jak posiadanie kasy fiskalnej czy rejestracją VAT. Najlepiej wyszukać jeden kod, który będzie odpowiadał najbardziej temu, co ma przynosić główne dochody, a dopiero później dodać dowolne, inne kody.

Forma opodatkowania dochodów

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą jest się podatnikiem PIT, czyli podatku dochodowego od osób fizycznych. Istnieją cztery formy opodatkowania i trzeba wybrać jedną z nich. Są to:

• skala podatkowa – czyli opodatkowanie na zasadach ogólnych, gdzie stawką 17% objęty jest dochód, czyli różnica między przychodami a kosztami ich uzyskania. Dużym plusem jest możliwość skorzystania z różnych ulg podatkowych i odliczeń. Jednak w sytuacji, gdy dochody przekroczą 85 528 zł, stawka podatku wzrośnie do 32%. Obowiązkowe w przypadku wyboru tej formy opodatkowania jest prowadzenie ewidencji księgowej w postaci ksiąg rachunkowych lub księgi przychodów i rozchodów;
• podatek liniowy – w tym wypadku stawka podatku jest stała, w wysokości 19%. Stawka będzie więc taka sama, nawet jeśli będziesz osiągać bardzo wysokie dochody. Ponadto jeśli nie będziesz osiągać dochodów, nie płacisz wtedy podatku;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – to opodatkowanie od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania. Ta opcja daje aż 8 stawek do wyboru: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12,5%, 15% oraz 17%. Wybór stawki zależy od rodzaju działalności. Rozliczając się w ten sposób należy prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów, bez kosztów, oraz dokumentować każde swoje posunięcie (dowody zakupów, wykaz środków trwałych itd.);
• karta podatkowa – tutaj wysokość podatku nie zależy ani od przychodów, ani dochodów. Jest ustalana przez naczelnika urzędu skarbowego i zależy od wielu czynników, w tym liczby mieszkańców miejscowości, w której rejestrujemy działalność czy rodzaju wykonywanych usług. Karta podatkowa jest przeznaczona głównie dla firm gastronomicznych sprzedających napoje alkoholowe do 1,5% zawartości alkoholu, świadczących usługi rozrywkowe czy edukacyjne. Karta posiada ścisłe limity zatrudnienia i wymaga dodatkowych formalności.

Więcej o formach opodatkowania przeczytacie w naszym artykule.

VAT – płacić czy nie płacić?

Przedsiębiorcy co do zasady mają obowiązek zarejestrowania się jako płatnicy VAT. Są jednak sytuacje, kiedy nie trzeba się rejestrować. Nie ma tej konieczności jeśli sprzedaż nie przekracza 200 000 złotych rocznie i sprzedaje się tylko i wyłącznie produkty bądź usługi zwolnione z VAT. W celu zarejestrowania się jako podatnik VAT należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R. Pamiętajmy, że VAT obciąża klientów, a Ty tylko odprowadzasz go do urzędu. Najbardziej bycie VAT-owcem opłaca się tym przedsiębiorcom, którzy sami muszą kupować produkty i usługi z VAT-em. Więcej o Obowiązku rejestracji do podatku Vat znajdziecie w naszym artykule.

Biuro rachunkowe lub samodzielna księgowość

W formularzu CEIDG trzeba także wskazać wybrany sposób prowadzenia księgowości. Jeśli jeszcze nie podjąłeś decyzji, wybierasz opcję samodzielnego prowadzenia księgowości, a później aktualizujesz informacje, kiedy już wybierzesz biuro rachunkowe. Do wyboru są dwie możliwości – księgową w biurze rachunkowym lub księgowość internetową. Ta druga zdecydowanie wystarczy osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, niezatrudniającym pracowników. Księgowość online sprawdza się znakomicie w przypadku dużej liczby faktur, gdyż opłata jest stała, niezależnie od ich ilości. W internetowym portalu można również tworzyć ewidencje i deklaracje podatkowe, w tym JPK VAT, a nawet wysłać je do urzędu. Wszystko jest na tyle proste, że rozliczenie miesiąca zajmuje raptem kilka minut. Tradycyjne biuro księgowe sprawdzi się w przypadku większych firm zatrudniających pracowników, gdyż prawo pracy i rozliczenia wynagrodzeń komplikują księgowość. Jest to jednak ryzyko, bo nie wiadomo, czy trafi się na dobrą księgową.

Składki ZUS

Rejestracja działalności gospodarczej jest równoznaczna z nastaniem obowiązku opłacania składek ZUS. Poniekąd właściciel firmy w ZUS-ie posiada jakby podwójną osobowość, gdyż jest jednocześnie płatnikiem składek oraz ubezpieczonym. Opłaca bowiem składki swoje i pracowników oraz korzysta z np. służby zdrowia. Pełny wymiar składek jest dosyć wysoki, aczkolwiek przepisy Nowego Ładu przewidują tutaj zmiany. Składka zdrowotna ma wynosić 9% dochodów, ale nie będzie mogła zostać odliczona od podatku. Istnieje jednak też szereg ulg dla początkujących przedsiębiorców, np. ulga na start czy mały ZUS. Aby zgłosić się jako płatnik składek musimy złożyć formularz ZZA, jeśli chcesz zgłosić się tylko do składki zdrowotnej chcąc skorzystać z „ulgi na start” lub przy zatrudnieniu jednocześnie na etacie z zarobkami wyższymi niż minimum krajowe, bądź formularz ZUA będący rejestracją do wszystkich składek. Chcąc zgłosić do ubezpieczenia członka rodziny, trzeba złożyć osobny formularz ZCNA. Można te formularze złożyć razem z formularzem CEIDG. Jeśli nie zrobisz tego w ten sposób, masz 7 dni na dopełnienie tej formalności.

Pieczątka firmowa – czy to konieczne?

Prawnego wymogu nakazującego obowiązek posiadanie firmowej pieczątki nie ma. Jednak nierzadko okazuje się ona przydatna. Warto się o nią postarać, bo jej uzyskanie wcale nie jest ani trudne, ani kosztowne. Na większości dokumentów, również urzędowych znajduje się miejsce na pieczątkę. Często banki wymagają pieczątki przy zakładaniu firmowego konta. Jeśli decydujesz się na pieczątkę, powinna znaleźć się na niej przede wszystkim nazwa firmy wraz z nazwiskiem właściciela. Można dodać też adres firmy, NIP, REGON czy numer telefonu lub adres e-mail.

Firmowe konto bankowe

Przedsiębiorca może korzystać z firmowego rachunku bankowego lub własnego prywatnego. Prywatny rachunek to dobra opcja dla osób prowadzących jednoosobową działalność. Rachunek taki może mieć jednak tylko jednego posiadacza. Konto jest ważne tym bardziej, że daje możliwość transakcji bezgotówkowych. Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy nie wolno dokonywać płatności gotówkowych, gdy stroną transakcji jest inna firma lub jednorazowa kwota transakcji przekracza 15 000 złotych. Konto jest również potrzebne do opłacania podatków czy składek ZUS. Po założeniu konta należy przesłać aktualizację formularza CEIDG z podanym rachunkiem bankowym. Najlepsze rachunku można porównać w naszym Rankingu kont firmowych.

Pozwolenia i koncesje

Ostatnia ważna rzecz przy zakładaniu działalności to pozwolenia i koncesje, jakie mogą być potrzebne. Co do zasady przedsiębiorcy mają pełną swobodę działania. Niepotrzebna jest niczyja zgoda na prowadzenie działalności. Czasami jednak trzeba mieć określone uprawnienia zawodowe, posiadać konkretny sprzęt czy warunki lokalowe. Czasami można prowadzić działalność dopiero po uzyskaniu pozwolenia od odpowiednich instytucji publicznych. Może być potrzebna licencja, koncesja, zezwolenie albo wpis do rejestru działalności regulowanej. Trzeba się o nie postarać już po zarejestrowaniu firmy. Koncesji wymagają na przykład działalności związane z poszukiwaniem i wydobywaniem kopalin, produkcją i obrotem bronią, materiałami wybuchowymi i artykułami wojskowymi, wytwarzaniem i obrotem paliwami i energią, ochroną osób i mienia, rozpowszechnianiem programów telewizyjnych lub radiowych czy przewozami lotniczymi. Licencji zaś wymagają:

• usługi transportu drogowego;
• pośrednictwo w obrocie nieruchomościami;
• zarządzanie nieruchomościami;
• prowadzenie agencji pracy, instytucji szkoleniowych dla bezrobotnych;

Jeśli zaś chodzi o regulowaną działalność gospodarczą, szczególne przepisy dotyczą wielu działalności, w tym praktyk lekarskich, pielęgniarskich, organizacja wyścigów konnych, wyrób napojów alkoholowych, usługi detektywistyczne, produkcja o obrót środkami ochrony roślin, nasionami i nawozami, prowadzenie ośrodków szkolenia kierowców, działalność telekomunikacyjna, prowadzenie kantoru czy stacji kontroli pojazdów. Przed założeniem firmy należy dowiedzieć się, czy potrzebujesz koncesję, licencję bądź pozwolenie, gdyż ich brak może skutkować przykrymi konsekwencjami.

Autor artykułu

Maciek Król

Pozostałe publikacje autora

Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.