Kasa Fiskalna – kto musi mieć?

Kasa fiskalna – kto musi ją mieć?

Kasa fiskalna jest coraz częściej stosowana przez przedsiębiorców. Wynika to z obowiązku jej stosowania i coraz mniejszej liczby firm objętych zwolnieniem z tego obowiązku. Kasy fiskalnej nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi tylko na rzecz firm lub organizacji bądź organów administracji samorządowej oraz państwowej. Kto zatem musi mieć wg obowiązujących przepisów kasę fiskalną?

Czym jest w ogóle kasa fiskalna?

Kasa fiskalna jest zwana inaczej kasą rejestrującą i jest to elektroniczne urządzenie służące do rejestracji obrotów, a także kwot podatków – dochodowego oraz od podatków i usług, VAT należnego ze sprzedaży detalicznej. Z kasami masz do czynienia jako klienci we wszystkich sklepach stacjonarnych. Kupując coś przez internet również często otrzymujesz paragon zakupu. Przedsiębiorcy rejestrujący swoją sprzedaż na kasie fiskalnej nie wystawiają faktur, chyba że poprosi o to inny przedsiębiorca dokonujący zakupu. Dowodem zakupu dla indywidualnego klienta, nieposiadającego działalności gospodarczej jest paragon, na którym wyszczególnione są wszystkie zakupione produkty, należny podatek VAT i całkowita kwota do zapłaty. Kupujący nie ma obowiązku przechowywania paragonów. Warto to robić w przypadku zakupu cennych rzeczy, takich jak elektroniczne i elektryczne urządzenia, bo w razie chęci zwrotu należy w sklepie okazać paragon, by móc zwrócić zakup i otrzymać z powrotem zapłacone za niego pieniądze. Sklep natomiast musi przechowywać paragony, by móc udokumentować to, co jest zarejestrowane w kasie.

Z kasami fiskalnymi spotykamy się również na przykład w autobusach, a także kinach, muzeach, na dworcach i w innych miejscach, do których potrzebny jest bilet wstępu. Te kasy drukują po zapłacie bilet w postaci paragonu. Istnieją różne rodzaje kas fiskalnych – takie, które nie muszą współpracować z innymi urządzeniami oraz takie, które współpracują z laptopami czy komputerami. Istnieją również terminale kasowe, które umożliwiają klientom inne sposoby zapłaty za zakupy zamiast gotówki. Terminal pozwala płacić kartą lub nawet telefonem.

Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z artykułem 111 tej właśnie ustawy, rejestrować sprzedaż za pomocą kasy muszą przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Najlepszym tego przykładem są wszystkie sklepy, gdzie każdy może zrobić zakupy. Jednak od tych zasad istnieją, jak zawsze, wyjątki i są przedsiębiorcy, którzy mogą zostać zwolnieni z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Zwolnienia z używania kasy fiskalnej

Kiedy przedsiębiorca nie musi mieć kasy fiskalnej? Po pierwsze wtedy, gdy dokonuje dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz klientów indywidualnych, nieprowadzących działalności gospodarczej zwolnionych z ewidencjonowania. Problematyczna jednak staje się kwestia, kiedy firma prowadzi zarówno sprzedaż zwolnioną z ewidencjonowania, jak i tę niepodlegającą zwolnieniu. W takiej sytuacji zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przysługuje tylko wtedy, jeśli udział obrotów ze sprzedaży zwolnionej w ogólnej kwocie obrotów w poprzednim roku był wyższy niż 80%. Po drugie zaś z obowiązku posiadania kasy fiskalnej zwalnia również przedsiębiorcę obrót ze sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie był większy niż 20 000 złotych.

Jeśli jednak firma rozpoczęła sprzedaż w trakcie obecnego roku podatkowego, obrót nie może być większy niż 20 000 złotych w proporcji do okresu wykonywania tej sprzedaży w obecnym roku podatkowym. Ministerstwo nie zniosło także zwolnienia z obowiązku używania kasy fiskalnej przy prowadzeniu sprzedaży wysyłkowej przez internet. Jednak przedsiębiorca musi spełnić pewne warunki. Zwolnieniu podlega ten przedsiębiorca, który otrzyma zapłatę za wykonaną czynność w całości za pośrednictwem poczty, banku albo Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo Kredytowej na rachunek bankowy przedsiębiorcy lub jego konto w SKOK, której jest członkiem. Ponadto z ewidencji sprzedaży oraz dowodów na otrzymanie zapłaty musi wynikać jednoznacznie, jakiej czynności ona dotyczyła, a także na czyją rzecz została dokonana (muszą znajdować się tam dane nabywcy, w tym jego adres). Pełna treść rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przedsiębiorstwa wyłączone bezwzględnie ze zwolnienia z kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej wskazuje pewne grupy przedsiębiorców, które są wyłączone ze zwolnienia i mają bezwzględny obowiązek rejestrowania swojej sprzedaży za pomocą kasy od rozpoczęcia działalności gospodarczej. Muszą oni ewidencjonować obroty, jeśli wykonują którąś z następujących czynności:

• sprzedaż płynnego gazu;
• przewożenie pasażerów, również taksówkami, nawet jeśli przewozy nie są regularne;
• sprzedaż silników do motocykli i samochodów;
• sprzedaż urządzeń elektronicznych, komputerów i wyrobów optycznych;
• sprzedaż sprzętu fotograficznego, oprócz części i akcesoriów do takiego sprzętu;
• sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z wykorzystaniem tych metali, których dostawa nie może być zwolniona od podatku;
• sprzedaż nośników danych, zarówno cyfrowych, jak i analogowych;
• dostawa wyrobów przeznaczonych na sprzedaż, do użycia lub już używanych jako paliwa silnikowe lub dodatki do nich;
• sprzedaż wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych, z wyłączeniem tych dostarczanych na pokłady samolotów;

Oprócz tego na liście towarów i usług niepodlegających zwolnieniu z używania kasy fiskalnej, znajdują się jeszcze takie czynności, jak:

• naprawa pojazdów różnego rodzaju oraz wymiana opon;
• wykonywanie przeglądów technicznych samochodów i badań;
• wykonywanie usług medycznych przez lekarzy, dentystów, z wyjątkami wymienionymi w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów;
• usługi doradztwa podatkowego;
• usługi prawnicze, z wyłączeniem czynności notarialnych określonych w rozporządzeniu;
• usługi fryzjerskie oraz kosmetyczne;
• usługi gastronomiczne świadczone przez stacjonarne restauracje, bary, bistra i inne placówki, również te, które świadczą te usługi sezonowo (np. lodziarnie), a także usługi świadczone przez firmy cateringowe;
• usługi kulturalne oraz rozrywkowe, ale jedynie dotyczące wstępu na przedstawienia cyrkowe, do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki i sale taneczne;

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – kiedy trzeba ją zakupić?

To także kwestia, co do której przedsiębiorcy mogą nie mieć pewności. Od kiedy trzeba rejestrować swoją sprzedaż na kasie fiskalnej? To zależy od tego, czy przysługuje przedsiębiorcy jakiekolwiek zwolnienie. Jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność bezwzględnie wyłączoną ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej, musi zakupić i zainstalować kasę jeszcze przed rozpoczęciem działalności i rejestrować wszystko już od pierwszej transakcji. Natomiast nieco inna jest sytuacja tych przedsiębiorców, których obejmuje zwolnienie do 20 000 złotych obrotów. Oni są zobowiązani do zakupu i instalacji kasy fiskalnej przed upływem terminu dwóch miesięcy od miesiąca, w którym doszło do przekroczenia tego limitu.

Jak księgować sprzedaż paragonową?

Sprzedaż ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej, to sprzedaż paragonowa, ponieważ dowodem dokonania przez klienta zakupu są tutaj drukowane przez kasę paragony. Jak należy taką sprzedaż księgować? Otóż księguje się ją na podstawie łącznego raportu z kasy fiskalnej. Może to być raport dzienny (z jednego dnia) bądź miesięczny (na koniec każdego miesiąca). Kiedy w życie weszła nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego VAT, JPK V7, raport z kasy posiada dodatkowe oznaczenie „RO”, które wykazuje się w części ewidencyjnej jednolitego pliku kontrolnego. Łączny raport okresowy powinien mieć nadany przez podatnika numer, jako nabywca należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA, a jako rodzaj sprzedaży w JPK V7 należy zaznaczyć opcję RO.

Zakup kasy fiskalnej

Zakładasz działalność gospodarczą i musisz kupić kasę fiskalną, bo masz obowiązek rejestrować na niej swoje obroty? Kasy fiskalne sprzedawane są przez firmy informatyczne lub sklepy z elektroniką. Jaką kasę wybrać? To zależy od rodzaju i wielkości firmy oraz spodziewanej wysokości obrotów. Kasy fiskalne różnią się liczbą PLU, czyli jednostek towarowych. Nawet jeśli prowadzimy niewielką firmę, warto wybrać kasę, która będzie mogła obsłużyć więcej o około 50% PLU obsługiwanych na początku działalności. Jest to o tyle istotna sprawa, gdyż kasę fiskalną można wymieniać zaledwie co 5 lat. Po zakupie kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania trzeba przeprowadzić jeszcze jej fiskalizację.

Jest to konieczne dla jej poprawnego działania i polega na synchronizacji modułu fiskalnego z pamięcią kasy. Bez tego nie uzyskasz dobowego raportu fiskalnego. Fiskalizacja jest przeprowadzana przez serwisanta obsługującego konkretną markę producenta bądź importera kas. Fakt fiskalizacji zarówno przedsiębiorca, jak i serwisant muszą zgłosić do urzędu skarbowego i jest na to 7 dni, a serwisant zostaje na stałe przypisany do danej kasy. Po zgłoszeniu urząd wydaje numer ewidencyjny dla kasy. Odpowiada mu tak zwana książka kasy. Zamiast kasy można wprowadzić w firmie drukarkę fiskalną. Jest to możliwe w firmie, która ma już swój program do zarządzania sprzedażą oraz wystawiania paragonów i faktur. Do obsługi drukarki wystarczy laptop lub tablet. Poniżej prezentujemy przykładowy paragon fiskalny

Ile kosztuje kasa fiskalna?

Zakup kasy fiskalnej to niestety spory koszt, na który trzeba być przygotowanym chcąc założyć np. sklep. Najdroższe kasy kosztują nawet kilka tysięcy złotych. Drukarki fiskalne są tańsze, ale do nich trzeba dokupić laptop lub tablet. Na szczęście można uzyskać zwrot pieniędzy za jej zakup. Obowiązek zawiadomienia o zakupie kasy fiskalnej urzędu skarbowego nie tylko daje urzędowi kontrolę nad naszymi transakcjami, ale także umożliwia uzyskanie zwrotu wartości kasy nawet do 700 złotych, kiedy kupujesz kasę fiskalną po raz pierwszy. Oprócz kasy fiskalnej, warto mieć dobre konto bankowe. W działalności może nam się przydać np. terminal płatniczy lub inne usługi bankowe. Warto zapoznać się z naszym rankingiem kont firmowych, celem wybrania najodpowiedniejszego rachunku dla przedsiębiorców.