Działalność nierejestrowana – firma bez ZUS

Działalność nierejestrowana – kiedy można ją prowadzić?

Prowadząc niewielką działalność nieprzynoszącą wysokich dochodów nie trzeba od razu rejestrować jej w CEiDG. Można prowadzić tak zwaną działalność nierejestrowaną. Taka działalność pozwala chociażby na wypróbowanie swoich pomysłów zanim zarejestruje się firmę lub spieniężenie swoich pasji. Jednak prowadzenie takiej działalności również wymaga odpowiedniej wiedzy i przygotowania. Kiedy i kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Definicja działalności nierejestrowanej

Według przepisów prawa działalność gospodarcza to wszelka działalność zorganizowana, mająca charakter zarobkowy, prowadzona w sposób ciągły oraz we własnym imieniu. Działalność nierejestrowana to zaś podobna działalność, która może spełniać te wszystkie warunki, ale w drodze wyjątku ze względu na niskie przychody nie jest uznawana za działalność gospodarczą. Działalność nierejestrowaną można prowadzić, jeśli przychody nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia.

W 2021 roku było to 1400 złotych, zaś w 2022 roku będzie to już 1505 złotych ze względu na podwyższenie płacy minimalnej do 3010 złotych. Ponadto warunkiem możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej jest nie wykonywanie działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy, czyli 5 lat. Jednak jest pewien wyjątek – działalność nierejestrowaną można prowadzić w przypadku posiadania zarejestrowanej działalności, która jest zawieszona w ostatnich 60 miesiącach. Zawieszenie działalności jest bowiem równorzędne z jej nie wykonywaniem.

Kiedy nie można wykonywać działalności nierejestrowanej?

Nawet jeśli spełniamy warunki dotyczące przychodu i nieprowadzenia działalności przez ostatnie 5 lat, możemy nie mieć możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej. Jest to niedozwolone, jeśli działalność wymaga posiadania pozwoleń, koncesji czy wpisu do rejestru działalności regulowanej lub została w przepisach zdefiniowana jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy. Jeśli chodzi o wymóg zezwoleń lub koncesji, do takich działalności zaliczają się:

• ochrona osób lub mienia;
• sprzedaż napojów alkoholowych;
• organizacja imprez turystycznych;
• usługi detektywistyczne;
• zbieranie odpadów;

W rozumieniu ustawy zaś jako działalność gospodarcza zdefiniowane są usługi ubezpieczeniowe oraz usługowe prowadzenie księgowości.

Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowaną mogą prowadzić jedynie osoby fizyczne. Przepisy dotyczące prowadzenia działalności nierejestrowanej, jak i gospodarczej nie wskazują żadnych szczegółów dotyczących takich osób. Mogą występować jedynie ograniczenia w przypadku osób z konkretnym statusem społecznym, takich, jak:

• osoby niepełnoletnie – działalność nierejestrowa co do zasady nie jest uzależniona od posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych. Jednak z powodu wieku osoby mające od 13 do 18 lat mają pewne ograniczenia. Nie mogą dokonywać we własnym imieniu czynności prawnych, takich jak zawieranie umów z kontrahentami czy zaciąganie zobowiązań. Potrzebna jest do tego zgoda ustawowego przedstawiciela, którym jest rodzic lub kurator;
• osoby bezrobotne – prowadząc działalność nierejestrową nie wykonuje się działalności gospodarczej, ale uzyskuje się przychód. Jest to więc praca zarobkowa, której nie wolno wykonywać osobie zarejestrowanej jako bezrobotna w urzędzie pracy. Dotyczy to wszelkich umów o dzieło, zlecenia, cywilnoprawnych czy pomocy przy zbiorach. Jednak jak zwykle jest wyjątek – jeśli działalność osoby bezrobotnej opiera się jedynie na umowach sprzedaży, może ona prowadzić ją jako nierejestrowaną;
• urzędnicy – te osoby, jak i inne pełniące funkcje publiczne obowiązuje przepis ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez takie osoby. Ustawa ta nie posiada jednak własnej definicji działalności ani nie odwołuje się do innych aktów prawnych w tym zakresie. Stosuje się więc tutaj Prawo Przedsiębiorców, więc urzędnicy i osoby z funkcjami publicznymi mogą prowadzić działalność nierejestrowaną. Oczywiście odrębną sprawą są zapisy w regulaminach poszczególnych urzędów dotyczące uzyskiwania zgody od dyrektora urzędu na prowadzenie takiej działalności;
• rolnicy – osoby fizyczne będące rolnikami mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, jednak ci, którzy wykonują czynności nieregulowane przez Prawo Przedsiębiorców, nie mogą ich wykonywać w ramach działalności nierejestrowanej. Należy do nich działalność wytwórcza w zakresie upraw, hodowli zwierząt, ogrodnictwa, leśnictwa czy rybactwa, wynajmowanie pokoi i sprzedaż posiłków i inne usługi dla turystów (agroturystyka), produkcja wina czy działalność kół gospodyń wiejskich;

Zalety i wady działalności nierejestrowanej

Podstawową zaletą działalności nierejestrowanej jest brak obowiązku jej rejestracji w CEiDG i urzędzie skarbowym. Nie ma bowiem potrzeby posiadania numeru NIP i REGON. Nie trzeba też płacić składek ZUS. Jeśli wykonujemy umowę o świadczenie usług czy umowę zlecenie podlegamy zaś ubezpieczeniom jako zleceniobiorcy, a więc zleceniodawca staje się płatnikiem i odprowadza składki za nas. Nie trzeba też płacić podatków – ani zaliczek miesięcznych czy kwartalnych ani też podatku VAT. Obejmuje nas zwolnienie podmiotowe, bo nie przekraczamy limitu dochodów.

Kolejną zaletą nierejestrowanej działalności jest brak konieczności prowadzenia skomplikowanej księgowości. Wystarczy rejestr sprzedaży, który można prowadzić nawet w zwykłym Excelu. Jednak taka działalność nie jest bez wad. Bez składek ZUS nie odkładamy nic na emeryturę, nie możemy liczyć na świadczenia z ZUS w sytuacji nagłej niezdolności do pracy ani też korzystać z opieki zdrowotnej. Ponadto należy sumiennie prowadzić rejestr sprzedaży i liczyć przychody, gdyż przekroczenie limitu będzie wiązało się z obowiązkiem zarejestrowania działalności i to natychmiast, bo w terminie 7 dni od przekroczenia limitu przychodów. Trzeba więc bardzo uważać, by tego limitu nie przekroczyć.

Obowiązki w działalności nierejestrowanej

Poza wyżej wspomnianą ewidencją sprzedaży, obowiązkiem osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną jest rozliczanie przychodów z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w rocznym zeznaniu PIT-36, według skali podatkowej. Należy też przestrzegać praw konsumentów oraz wystawiać rachunki lub faktury na życzenie klienta. Prowadząc działalność nierejestrowaną jesteśmy przedsiębiorcami w świetle prawa cywilnego. Oznacza to, że jesteśmy traktowani jak przedsiębiorcy w relacjach z klientami i z tego tytułu mamy obowiązki związane z reklamacjami, zwrotami czy naprawą. Dotyczy to także prawa klienta do rozwiązania w ciągu 14 dni od zawarcia umowy zawartej na odległość.

Rachunek i faktura w działalności nierejestrowanej

Jeśli klient sobie życzy, nawet prowadząc działalność nierejestrowaną musimy wystawić mu rachunek lub fakturę. Rachunek musi zawierać takie elementy, jak: numer, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę usługi oraz kwotę do zapłaty. Nie ma obowiązku wystawiania faktur w działalności nierejestrowanej, ale jeśli klient będzie chciał, musimy to zrobić.

Klient może zgłosić takie żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczony został mu zakup lub wykonana usługa bądź otrzymaliśmy od niego zapłatę lub jej część. Faktura podobnie, jak rachunek musi zawierać datę wystawienia i numer czy dane osobowe wystawiającego i odbiorcy, ale także ich adresy, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych produktów lub zakres wykonanych usług oraz cenę jednostkową towaru lub usługi i pełną kwotę należności. Przy działalności nierejestrowanej nie trzeba podawać na fakturze swojego numeru PESEL ani adresu.

Ewidencja sprzedaży

Prowadzący działalność nierejestrowaną mają obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Można to robić nawet w Excelu czy na papierze. Dokładna ewidencja pozwoli mieć pod kontrolą przychody i wyłapać moment, kiedy przekroczymy ich limit. W ewidencji zapisujemy sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu kolejnym. Po sprzedaniu towaru następnego dnia nie można już wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego.

W przepisach nie ma nic na temat elementów ewidencji sprzedaży. Zazwyczaj wystarczy liczba porządkowa, data i wartość sprzedaży oraz wartość sprzedaży narastająco. Należy pamiętać, że nie prowadzenie ewidencji lub robienie tego nierzetelnie przy niemożliwej do ustalenia wartości sprzedaży na podstawie dokumentacji sprawi, że organ podatkowy określi sam wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali kwotę podatku należnego. W przypadku braku możliwości określenia przedmiotu opodatkowania, kwota podatku będzie wynosiła 22%.

Działalność nierejestrowana a VAT

Podobnie jak w przypadku działalności gospodarczej, w działalności nierejestrowanej obowiązuje zwolnienie podmiotowe ze względu na niskie przychody nieprzekraczające limitu 200 000 złotych. Jednak zwolnienie to nie przysługuje, jeśli działalność polega na sprzedaży metali szlachetnych, złomu z nich, wyrobów jubilerskich, towarów opodatkowanych akcyzą oprócz energii elektrycznej, tytoniu i starszych samochodów osobowych, budynków i ich części w niektórych przypadkach, terenów budowlanych, nowych środków transportu. Ponadto zwolnienie nie przysługuje przy sprzedaży internetowej kosmetyków, komputerów i elektroniki, urządzeń elektrycznych i nieelektrycznych gospodarstwa domowego i maszyn i urządzeń nigdzie indziej nie sklasyfikowanych. Oprócz tego zwolnieniu nie podlegają usługi prawnicze, doradcze poza doradztwem rolniczym, jubilerskie czy ściągania długów.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Jeśli prowadzimy działalność nierejestrowaną na rzecz klientów indywidualnych lub rolników ryczałtowych, podobnie, jak w przypadku działalności gospodarczej możemy uniknąć konieczności posiadania kasy fiskalnej, jeśli roczny obrót nie przekroczy 20 000 złotych.

Kasa fiskalna będzie jednak potrzebna nawet w działalności nierejestrowej w przypadku działalności związanej ze sprzedażą produktów lub usług objętych obowiązkiem ewidencji na kasie. Są to między innymi sprzedaż gazu płynnego, części do silników, nadwozi, sprzętu radiowego i telewizyjnego, perfum, wód toaletowych, a także usługi przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówką, naprawy pojazdów silnikowych, doradztwo podatkowe, usługi placówek gastronomicznych, również sezonowe, usługi fryzjerskie, kosmetyczne czy kosmetologiczne. Dodatkowe informacje dostępne na stroni rządowej.