Inkubator przedsiębiorczości – co to jest i dla kogo?

Adam to młody człowiek, który ma pomysł na biznes. Chciałby wcielić go w życie, ale brakuje mu doświadczenia, kontaktów i pieniędzy. Nie wie, od czego zacząć. Boi się, że jego pomysł okaże się niewypałem, a on zostanie z długami. Czy w związku z tym jedynym wyjściem dla Adama jest schowanie ambicji do kieszeni? Na szczęście nie. Może spróbować swoich sił pod skrzydłami inkubatora przedsiębiorczości. O co chodzi? Wyjaśniamy, czym jest i jak działa inkubator przedsiębiorczości.

Czym jest inkubator przedsiębiorczości?

Już sama nazwa podpowiada nam, o co może chodzić. Mówiąc „inkubator”, najczęściej mamy na myśli miejsce, w którym umieszcza się przedwcześnie urodzone dziecko. Stwarza się w nim warunki, które mają sprzyjać jego rozwojowi. Dziecko przebywa w nim do momentu, aż będzie w stanie funkcjonować samodzielnie.

Analogicznie, inkubator przedsiębiorczości, to miejsce, w którym osobom początkującym stwarza się dogodne warunki do rozwoju swojego biznesu. Mogą one kształtować tam swoją „przedsiębiorczość” po to, aby w pewnym momencie zacząć działać samodzielnie.

Mówiąc bardziej konkretnie, inkubatory przedsiębiorczości to podmioty, działające, np. jako stowarzyszenia, fundacje, organizacje pozarządowe. Nierzadko pojawiają się także przy uczelniach wyższych jako Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości.

Tego typu podmioty pomagają osobom, które mają pomysł na biznes, ale nie mają odpowiedniej wiedzy, środków, odwagi itp., by otworzyć i prowadzić własną działalność gospodarczą. Dzięki takiemu wsparciu młodzi przedsiębiorcy mają szansę: po pierwsze – bez większego ryzyka i nakładu finansowego przetestować swój pomysł w praktyce, a po drugie – nabrać cennego doświadczenia.

Kto może skorzystać z oferty inkubatorów przedsiębiorczości?

Inkubatory przedsiębiorczości kierują swoją ofertę głównie do:

• studentów, absolwentów i doktorantów uczelni wyższych;
• przedsiębiorców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw;
• założycieli start-upów;
• przedsiębiorców z branży nowych technologii.

Wbrew pozorom z pomocy inkubatorów mogą korzystać nie tylko osoby młode. Najczęściej nie ma żadnych ograniczeń wiekowych. Zatem również osoba po 50. może działać w ramach inkubatoru. Warto podkreślić, że nie musi być to pierwsza działalność. Osoby z większym stażem jako przedsiębiorcy rownież mogą korzystać z tego rozwiązania.

Zazwyczaj nie ma także ograniczeń co do branży. Jednak poszczególne podmioty mogą mieć swoje preferencje, co do dziedziny, np. grafik komputerowy, IT, sport, edukacja. Trzeba także dodać, że nie każda działalność nadaje się do inkubatora. Przeszkodą może być, np. konieczność uzyskania licencji, zezwolenia, czy koncesji.

Inkubator przedsiębiorczości – jak działa?

Wiemy już, że inkubator przedsiębiorczości to podmiot, który pomaga początkującym przedsiębiorcom wejść w świat biznesu. Przejdźmy teraz do omówienia, jak działa taka współpraca.

Otóż funkcjonują 2 modele wsparcia: preinkubacja i inkubacja.

Preinkubacja (osoby fizyczne)

W tym modelu podmiot udziela początkującemu przedsiębiorcy swojej osobowości prawnej. Dzięki temu startujący biznesmen może działać jak prawdziwa firma, ale nie musi rejestrować działalności gospodarczej. Pozostaje on osobą fizyczną. Podpisuje jedynie umowę współpracy z inkubatorem.

Jeśli chce wystawić fakturę, podpisać umowę itp. – w rzeczywistości robi to inkubator (to jego NIP i dane będą na dokumentach). Dlatego nie ma możliwości założenia własnego/dedykowanego konta firmowego na potrzeby rozliczeń. Wygenerowany w ramach swojego przedsięwzięcia zysk wypłaca na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Zatem formalnie jest on osobą zatrudnioną przez dany inkubator i nie mamy możliwości wybrania formy opodatkowania działalność gospodarczej.

To rozwiązanie ma sporo zalet. Pomysłodawca może skupić się wyłącznie na rozwijaniu swojego biznesu, korzystając przy tym z wiedzy, doświadczenia i bieżącego wsparcia inkubatora. Jednocześnie nie musi martwic się o kwestie formalne, takie jak: rejestracja firmy, składki ZUS, czy księgowość. Po stronie inkubatora są wszelkie czynności księgowe, prawne, czy podatkowe. Oferta nierzadko obejmuje także nieodpłatne korzystanie z powierzchni biurowej, czy pomoc w pozyskiwaniu klientów, partnerów, sponsorów.

Są też inne implikację, nawet nie musimy się zastanawiać czy taka spółka musi być płatnikiem VAT, ze względu na skalę działania inkubator przedsiębiorczości zawszę będzie płatnikiem VAT.

Inkubacja (firmy)

W tym modelu pomysłodawca biznesu zakłada własną firmę. Zatem po jego stronie jest więcej kwestii formalnych, np. rejestracja działalności gospodarczej w urzędzie, odprowadzanie składek ZUS, itp.

Natomiast inkubator wspiera go w pierwszym okresie istnienia. Pomaga mu przetrwać na rynku. Udostępnia startującej firmie powierzchnię biurową, czy laboratoryjną oraz potrzebny sprzęt. Może zapewniać także wsparcie w pozyskaniu dofinansowania działalności, np. ze środków UE, a także pomoc prawną, księgową, marketingową, doradztwo biznesowe.

Inkubator przedsiębiorczości – opłaty

Jak widać, zakres usług, z których może korzystać osoba/firma współpracująca z inkubatorem przedsiębiorczości jest całkiem szeroki. Bez względu na wybrany model, początkujący przedsiębiorca ma szansę sporo zaoszczędzić (np. na czynszu za lokal, poradach prawnych, szkoleniach, usługach księgowych itp.). Nie oznacza to jednak, że prowadzenie biznesu w ramach inkubatora nic nie kosztuje.

Tego typu podmioty nie udzielają pomocy zupełnie za darmo. Najczęściej bezpłatne są wstępne rozmowy. Możemy wówczas zorientować się, czy tego typu współpraca to coś dla nas. Natomiast jeśli zdecydujemy się podpisać umowę, wówczas będziemy musieli liczyć się z kosztami.

Najczęściej przyjmowaną formą rozliczeń jest miesięczny abonament. Z reguły nie przekracza on granicy kilkuset złotych (do 500 zł). Ceny mogą być różne w zależności od branży, w jakiej młoda firma zamierza działać, od danego inkubatora oraz od zakresu wsparcia.

Warto także dodać, że miesięczny koszt może być wyższy, jeśli przedsiębiorca, np. przekroczy limit doradztwa prawnego, wygeneruje więcej dokumentów księgowych, czy zarobi więcej, niż przewiduje umowa/regulamin.

Inkubator przedsiębiorczości – ograniczenia

Bez wątpienia uczestnictwo w inkubatorze przedsiębiorczości, nawet biorąc pod uwagę powyższe koszty, niesie ze sobą wiele korzyści. Jednak przed podjęciem decyzji, warto zdawać sobie sprawę także z ograniczeń wynikających z takiej współpracy.

Pierwszym z nich jest utrata części niezależności i większy stopień sformalizowania. Dotyczy to w szczególności preinkubacji, gdzie inkubator użycza młodemu przedsiębiorcy swojej osobowości prawnej.

Wówczas ważne decyzje, umowy z kontrahentami, faktury wymagają podpisu i zatwierdzenia przez pracownika danej instytucji. Dodatkowo umowy muszą najpierw przejść weryfikację prawną. Poza tym na fakturach widnieją dane rejestrowe inkubatora. Również stroną zawieranych umów jest nie pomysłodawca biznesu a inkubator.

Należy też zaznaczyć, że przelewy muszą być realizowane zgodnie z wewnętrznymi zasadami danego podmiotu. Ponadto najpierw pracownik inkubatora je autoryzuje na podstawie otrzymanych dokumentów.

Zatem przedsiębiorca nie ma pełnej swobody w zarządzaniu swoim przedsięwzięciem. Taki stan rzeczy może oznaczać, że niektóre sprawy będą trwały dłużej, niż gdyby przedsiębiorca działał samodzielnie. Zwłaszcza jeśli pracownik inkubatora akurat będzie nieobecny.

Co więcej, zarobione pieniądze nie od razu trafiają na konto uczestnika. Najpierw lądują one na specjalnym subkoncie. Formalnie są własnością inkubatora. Młody biznesmen może je wypłacić dopiero po podpisaniu umowy cywilnoprawnej. Czasem, by wypłacić wygenerowany zysk, trzeba poczekać, np. do końca miesiąca.

Współpraca z inkubatorem nie ułatwia również promowania własnej marki i nawiązywania relacji biznesowych. Z reguły firma ma prawo mieć własne logo, nazwę, stronę internetową itp., ale fakt, że działa w oparciu o cudzą osobowość prawną, może rodzić nieporozumienia w kontaktach z klientami. Taki partner może być postrzegany jako mniej wiarygodny i niepoważny, zwłaszcza jeśli na załatwienie prostej sprawy, np. wystawienie faktury każe czekać swojemu klientowi kilka dni.

Warto także dodać, że jeśli dany inkubator ma wielu podopiecznych, nie zawsze będzie w stanie wszystkim zapewnić równy dostęp do usług.

Jak założyć inkubator przedsiębiorczości?

Na rynku funkcjonuje wiele inkubatorów. Można je znaleźć w Internecie lub przy uczelniach wyższych. Kiedy wybierzemy już taki, który spełnia nasze oczekiwania, musimy wyrazić chęć dołączenia do projektu. W zależności od podmiotu można to zrobić przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie, mailowo, telefonicznie lub udać się osobiście do biura. Niektóre inkubatory wymagają, by zarejestrować się na ich stronie, a następnie wysłać do nich wniosek wstępny.

Kolejnym krokiem jest kontakt z wyznaczonym koordynatorem/opiekunem. Podczas rozmowy przedstawi on nam warunki współpracy i omówi, jakich formalności trzeba dopełnić. Warto przygotować się do tego spotkania. Opiekun z pewnością, poprosi nas o zaprezentowanie swojego pomysłu oraz zapyta, jakiego wsparcia oczekujemy.

Po ustaleniu szczegółów i akceptacji warunków, z reguły od razu można przejść do ostatniego etapu, czyli podpisania umowy współpracy.

Zazwyczaj już w ciągu 2-3 dni od rejestracji i podpisania umowy uczestnik zyskuje dostęp do usług oferowanych przez inkubator.

Porównanie inkubatorów przedsiębiorczości

Może nie jest to klasyczny ranking inkubatorów przedsiębiorczości, ale poniżej mogą Państwo porównać kluczowe warunki dla najpopularniejszych ofert rynkowych. Poniżej tabeli przedstawimy nasze wnioski/rekomendacje co do najciekawszych ofert:

Cenowo najkorzystniej wypada Inkubatora przedsiębiorczości społecznej, jednak w tym przypadku zakres świadczonych usług wydaję się być najwęższy. Schemat działania wszystkich inkubatorów jest podobny i ich usług są głownie kierowane do Freelancerów (możliwość wystawienia faktur jedynie za zlecenia). Wyjątkiem jest Inkubator PS, gdzie możemy wstawić rzeczy w komis i na tej zasadzie dokonywać sprzedaży towarów (co jest niewątpliwie ciekawą opcją). Średni koszt działania wynosi 300-350 zł netto miesięcznie, przy czym najdroższy jest Bizky (dawne AIP).

Jak długo można korzystać z inkubatora przedsiębiorczości?

W przypadku Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości współpraca z reguły trwa około 2 lata. Po tym czasie, jeśli chcemy działać dalej, trzeba założyć własną działalność.

Natomiast umowa z innymi inkubatorami najczęściej podpisywana jest na czas nieokreślony, np. z 1-miesiecznym okresem wypowiedzenia. W praktyce oznacza to, że z usług danego podmiotu można korzystać od 2 miesięcy do nawet kilku lat.

Inne sposoby prowadzenia działalności

Uczestnictwo w inkubatorze to tylko jedna z wielu możliwych form prowadzenia działalności gospodarczej. Oto dostępne rozwiązania.

Działalność nierejestrowana

Ciekawą alternatywą dla osób początkujących jest działalność nierejestrowana. Jak sama nazwa wskazuje, takiej działalności nie trzeba nigdzie zgłaszać. Istnieje jednak kilka warunków. Po pierwsze – wysokość obrotów. W żadnym miesiącu przychód należny nie może być wyższy niż 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Po drugie – brak własnej działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy.

Zatem to rozwiązanie sprawdzi się u osób, które chcą przetestować swój pomysł i przewidują, że ich biznes w pierwszym okresie nie będzie przynosił sporych zysków. Plusem tej formy działalności jest także brak konieczności odprowadzania składek ZUS. Po więcej szczegółów, np.  jak liczyć przychód należny, jak rozliczać się z fiskusem odsyłamy do artykułu: Działalność nierejestrowana – firma bez ZUS.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Oczywiście, zawsze możemy od razu zarejestrować działalność w CEIDG. Wszelkie formalności da się załatwić nawet w ciągu 1 dnia i to bez wychodzenia z domu(zakładanie firmy online przez internet). Co ważne, założenie JDG nie wiąże się z żadnymi opłatami.

Jednak wiele osób boi się tej formy prawnej ze względu na wysokie koszty prowadzenia. Mowa tutaj, m.in. o składkach ZUS, które trzeba płacić bez względu na to, czy osiągamy jakiś zysk, czy nie; o opłatach za usługi księgowe itp.

Trzeba jednak podkreślić, że na początku przysługuje, tzw. ulga na start. Oznacza to, że  przez pierwsze 6 miesięcy (a nawet 7) płaci się jedynie składkę zdrowotną. Potem przez kolejne 2 lata można korzystać z preferencyjnych składek.

A jeśli brakuje nam środków na rozkręcenie biznesu, warto poszukać dotacji. Dla przykładu kwotę w granicach kilkudziesięciu tysięcy złotych dość łatwo da się pozyskać w ramach dofinansowania z urzędu pracy.

Spółka z o.o.

Działalność gospodarczą można prowadzić także w formie spółki z o.o. Jednak, żeby takie rozwiązanie było opłacalne, musi mieć ona minimum dwóch wspólników. Tylko wtedy unikamy składek ZUS.

Niestety, nie jest to rozwiązanie dla osób, które nie dysponują zupełnie żadnym kapitałem. By rozpocząć działalność w tej formie, trzeba najpierw ponieść koszty rejestracji spółki i wnieść kapitał zakładowy (min. 5 tys.), a potem ponosić wyższe koszty prowadzenia księgowości.

Więcej informacji na temat spółki z o.o. znajdziecie w poniższych artykułach:

• Czym jest spółka z o.o. i czy warto ją założyć?
• Spółka z o.o. podatki oraz sposoby wypłaty zysku z firmy

Warto wspomnieć, że o ile brak Zusu to oszczędność nawet ponad 2 tyś zł w skali miesiąca. To w przypadku usług około firmowych zapłacimy więcej, księgowość będzie przynajmniej 2 razy droższa (min. 500-600 zł vs standardowe 200). Konto firmowe dla spółki z o.o. jest również zazwyczaj droższe niż te przeznaczone dla JDG. Chociaż w naszym rankingu kont dla spółek z o.o. prezentujemy kilka ciekawych opcji.

Inkubator przedsiębiorczości – podsumowanie

Uczestnictwo w inkubatorze przedsiębiorczości zdejmuje z barków młodego biznesmena sporo obowiązków i kosztów. Nie musi rejestrować działalności, martwić się składkami ZUS, rozliczeniami podatkowymi, czynszem za lokal, kosztami prowadzenia księgowości. Może korzystać z pomocy prawnej i bieżącego wsparcia swojego opiekuna. Ma zatem doskonałe warunki do tego, by skupić się na rozkręceniu swojego biznesu.

Wszystko to w zamian za około kilkaset złotych miesięcznie. Trzeba jednak pamiętać, że oprócz kwoty abonamentu ceną za korzystanie ze wsparcia inkubatora jest utarta pewnej niezależności.

Na koniec chcemy dodać, że na rynku funkcjonują lepsze i gorsze inkubatory. Nie wszędzie jakość świadczonych usług jest na wysokim poziomie. Ponadto nie każdy podmiot sprawdzi się w danej dziedziny i spełni specyficzne potrzeby branżowe. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto zrobić rozeznanie, np. poprosić o opinie aktualnych i byłych podopiecznych.

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.