Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna

0

Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna – kiedy jest wymagana?

Przedsiębiorcy, prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych, którzy nie posiadają własnej działalności czy rolników ryczałtowych muszą, zgodnie z przepisami, rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej. Z kasami spotykamy się wszędzie tam, gdzie za zakup dostajemy paragon. Tak jest w każdym stacjonarnym sklepie czy w kasach biletowych lub pojazdach komunikacji zbiorowej. Na pewno jednak też kupując przez internet zauważamy, że często dostajemy paragony. Czy oznacza to, że zakładając sklep internetowy trzeba zaopatrzyć się w kasę fiskalną?

Sprzedaż internetowa – czy trzeba mieć kasę fiskalną?

Ewidencja sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wiąże się z szeregiem obowiązków związanych z dokumentacją, których sprzedawcy internetowi woleliby uniknąć. Na szczęście przepisy zawarte w Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. umożliwiają wielu sprzedawcom internetowym sprzedaż bez używania kasy fiskalnej. Tacy sprzedawcy mogą wystawiać również indywidualnym klientom faktury. Oczywiście jednak nie każdy sprzedawca może prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej.

Możliwość taką mają tylko ci sprzedawcy, którzy prowadzą jedynie sprzedaż wysyłkową (bez możliwości odbioru osobistego w punkcie) i przyjmują zapłatę jedynie na konto bankowe. Jeśli więc ktoś umożliwia odbiór osobisty z płatnością przy odbiorze musi niestety zarejestrować to na kasie fiskalnej. Ponadto w rozporządzeniu znajduje się również lista produktów, których sprzedaż należy bezwzględnie rejestrować na kasie.

Limit sprzedaży a sprzedaż internetowa

Podstawowy przepis w rozporządzeniu przewidujący zwolnienie z używania kasy fiskalnej mówi, że jeśli roczny obrót za rok poprzedni nie przekracza 20 000 złotych. Obejmuje on jednak tylko i wyłącznie sprzedawców stacjonarnych. Nie oznacza to jednak, że sprzedawcy internetowi muszą używać kasy bez względu na obroty. Oni po prostu nie mają żadnego limitu. Nie muszą posiadać kasy fiskalnej niezależnie od tego, czy obroty wynoszą 20 000 zł czy 100 000 złotych jeśli spełniają wszystkie warunki określone w rozporządzeniu.

Kiedy kasa fiskalna może okazać się konieczna?

Jeśli zakładamy sklep internetowy i prowadzimy go bez kasy fiskalnej spełniając konieczne warunki, nie znaczy to jednak, że tak będzie zawsze. Może się zdarzyć, że w trakcie prowadzenia działalności zakup sprzedaży bez kasy fiskalnej przekroczyła 20% obrotów, a co za tym idzie sprzedaż produktów nieobjętych obowiązkiem rejestrowania na kasie nie przekroczyła 80%. Ponadt kasy fiskalnej okaże się konieczny. Kiedy może się tak stać? Na przykład wtedy, gdy sprzedaż produktów wykluczonych ze sprzedaży bez kasy fiskalnej przekroczyła 20% obrotów, a co za tym idzie sprzedaż produktów nieobjętych obowiązkiem rejestrowania na kasie nie przekroczyła 80%. Ponadto kasę trzeba będzie kupić w sytuacji umożliwienia klientom osobistego odbioru zakupów, bo to już nie będzie sprzedaż wysyłkowa. W tej sytuacji również umożliwia się zwykle klientom osobistą zapłatę gotówką przy odbiorze, a przepisy jasno określają, że tylko przy zapłacie na konto bankowe nie trzeba mieć kasy fiskalnej.

Płatność kartą a kasa fiskalna

Zazwyczaj internetowi sprzedawcy umożliwiają klientom różne formy zapłaty za dokonane zakupy. Chodzi o danie im wyboru, co sprawia, że mają lepszą opinię o sklepie i prędzej decydują się na zakup. Jeśli jednak chcemy prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, musimy pamiętać, że nie możemy zaoferować klientom żadnej formy płatności niebędącej bezpośrednią płatnością na konto. Oprócz płatności osobistej gotówką do niedawna nie można było oferować klientom płatności kartą, która była uznawana przez Izbę Skarbową za transakcję gotówkową. Jednak Indywidualna interpretacja podatkowa wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej 1 lutego 2018 roku sprawia, że sprzedawca nie traci już zwolnienia z kasy fiskalnej oferując klientom płatność kartą.

Pozostaje jeszcze kwestia zamówień z dostawą za pobraniem. W tej sytuacji jest to nadal sprzedaż wysyłkowa, ale klient płaci za zakup gotówką do rąk kuriera. Jednak tutaj również nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej, gdyż firma kurierska dokonuje później zbiorczej płatności za dostarczone towary w formie przelewu na konto sprzedawcy.

Konieczne jest jednak zawarcie przez firmę kurierską w opisie przelewu listy wszystkich sprzedanych towarów wraz z ich cenami, a także danymi nabywców. Wszystko musi być czytelne i doprecyzowane. Tak samo w przypadku płatności przelewem tradycyjnym lub szybkim (Paypal,  Sky-Pay itp.), w tytule przelewu musi znaleźć się nazwa zakupionego przez klienta produktu. Bardzo ważne jest także to, że przelew nie może zostać dokonany przez inną osobę niż faktyczny nabywca produktu.

W Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów znajduje się pełna lista produktów, których sprzedaż bezwzględnie musi być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej. Zwolnieniu z ewidencji na kasie nie podlegają następujące produkty:

  • wody toaletowe i perfumy;
  • nośniki danych cyfrowych i analogowych, zarówno zapisane, jak i niezapisane;
  • alkohol i wyroby tytoniowe;
  • sprzęt fotograficzny z wyłączeniem akcesoriów i części;
  • sprzęt telekomunikacyjny, radiowy oraz telewizyjny z wyłączeniem anten i innych części do sprzętów;
  • przyczepy, naczepy oraz ich części i pojazdy bez napędu;
  • nadwozia do pojazdów silnikowych oraz samych silników;
  • wyroby z metali szlachetnych lub je zawierających;
  • paliwa, gaz, a także ich mieszanki i materiały mogące być w tej formie użyte;

Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna

Zazwyczaj paragon fiskalny jest przekazywany klientowi w momencie otrzymania zapłaty za zakup. Tak jest w przypadku przedpłaty i transakcji gotówkowych, kiedy paragon jest wysyłany wraz z towarem. Jednak przepisy prawne nie precyzują dokładnie kwestii wydawania paragonów przy płatności przy odbiorze. Co do zasady transakcja powinna zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Obowiązek podatkowy powstaje zaś w dniu dokonania dostawy towaru, jeśli dostawa następuje wcześniej niż zapłata lub w dniu otrzymania przez sprzedawcę zaliczki z tytułu płatności. Za każdym razem należałoby więc określić, kiedy miała miejsce dostawa towaru, a więc nastał obowiązek podatkowy. W praktyce jednak paragony wystawia się w momencie wysyłki towaru i dołącza się do przesyłki. Dla klienta paragon to bardzo ważny dokument. To namacalny dowód zakupu, który jest niezbędny w sytuacji, gdy zajdzie konieczność zwrotu zakupionego towaru.

Faktura zamiast paragonu w sklepie internetowym

Kiedy będziemy już pewni, że możemy zgodnie z prawem prowadzić nasz sklep internetowy bez kasy fiskalnej, jako dowód sprzedaży zamiast paragonu możemy wystawiać fakturę imienną. Faktura jest standardową formą rozliczeń transakcji między firmami (B2B), jednak może być również stosowana dla rozliczania transakcji między firmą a klientem indywidualnym (B2C). Są jednak pewne różnice. Na fakturze dla klientów indywidualnych nie wpisujemy numeru NIP, gdyż zazwyczaj osoby fizyczne nie mają go przypisanego. Zazwyczaj na różnych dokumentach dla osób fizycznych wpisywany jest zamiast NIP-u numer PESEL.

Na fakturze jednak nie trzeba wpisywać również jego. Fakturę imienną można wysłać do klienta razem z przesyłką, zwłaszcza wtedy, gdy dokonał on przedpłaty za towar, ale można zrobić to także późnej. Nie musi to być również papierowy dokument. Faktura może zostać wysłana na adres e-mail klienta. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku zamówień za pobraniem. Jednak formę otrzymania faktury klient musi zaznaczyć podczas dokonywania zakupów w sklepie. Wystawienie faktury imiennej nie jest obowiązkowe, ale trzeba to zrobić zawsze, jeśli klient sobie tego zażyczy. Wielu sprzedawców jednak automatycznie dołącza ją do każdej przesyłki.

Konto do dyspozycji urzędu skarbowego

Sprzedaż bez konieczności ewidencjonowania jej na kasie fiskalnej jest bez wątpienia wygodniejsza i prostsza. Jednak nie jest tak różowo, jak mogłoby się wydawać. Każdy sprzedawca internetowy prowadzący sprzedaż bez kasy fiskalnej ma obowiązek udostępnić swoje konto bankowe do dyspozycji urzędu skarbowego. W związku z tym najlepiej założyć dedykowane konto firmowe celem rozliczania tego typu transakcji. Warto sprawdzić, ewentualne opłaty i koszty związane z rachunkiem przed podpisaniem umowy. Dobrym źródłem informacji są Rankingi kont firmowych (polecamy sprawdzenie naszego!).

W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprzedaży urząd będzie miał prawo do analizy wyciągów z konta. Bank musi więc zostać upoważniony do przekazania organom kontroli podatkowej do przekazania informacji o koncie bankowym sprzedawcy. Wzór takiego upoważnienia można znaleźć w internecie.

System wystawiania paragonów zamiast klasycznej kasy

Klasyczne kasy fiskalne to niemały koszt dla przedsiębiorcy, zwłaszcza dopiero zaczynającego przygodę ze sprzedażą produktów. Istnieją jednak specjalne systemy księgowości online, które umożliwiają wystawienie paragonów. Dzięki temu zamiast klasycznej kasy fiskalnej wystarczy posiadać komputer oraz drukarkę fiskalną do paragonów. Przykładowe takie systemy to 20 wfirma.pl lub Sky-Shop. W tym pierwszym wystarczy wybrać po kolei opcje: przychody – sprzedaż – wystaw – paragon fiskalny, a następnie uzupełnić wszystkie dane. Po tym można już wydrukować paragon i dołączyć go do przesyłki. Natomiast zakładając sklep internetowy na platformie Sky – Shop sprzedawca zyskuje przywilej księgowości wbudowanej w sklep internetowy. Powyższa informacja nie jest poleceniem ani rekomendacją. Najlepiej samemu zweryfikować każdą ofertę.

Mini system księgowy umożliwia skonfigurowanie każdego rodzaju faktury, w tym paragonów fiskalnych, zgodnie z danymi klienta, numeracją dokumentów i innymi podstawowymi parametrami. Warto też skorzystać z udogodnienia w postaci integracji komputera z aplikacją Sky – Shop Printer. Do takiego komputera wystarczy podpiąć drukarkę fiskalną i można natychmiastowo drukować paragony, a nawet raporty dobowe czy miesięczne i to z wykorzystaniem jakiegokolwiek systemu magazynowo – księgowego dostępnego w ofercie. Rejestracja zakupów i wystawianie paragonów jest więc w dzisiejszych czasach naprawdę niezwykle proste. Każdy powinien poradzić sobie z tym bez problemów, dlatego nie trzeba załamywać się brakiem możliwości zwolnienia z ewidencji zakupów na kasie fiskalnej. Warto pamiętać, że daje to możliwość oferowania szerszego wyboru sposobów dostawy czy zapłaty. W przypadku sprzedaży bez kasy jest on nieco ograniczony, co może wpłynąć na chęci dokonywania zakupów przez klientów.

Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie pomocny :)
4.2/5 (Ilość ocen: 12)
Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.