Czy firma musi mieć konto firmowe, czy można używać konta osobistego?

0

Osoby chcące założyć działalność gospodarczą stają przed wieloma dylematami. Jednym z nich wybór konta firmowego, chociaż część przedsiębiorców w ogóle go nie zakłada. Co ciekawe w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma prawnego obowiązku zakładania rachunku firmowego, za wyjątkiem kilku specyficznych przypadków. Sam dodatkowy rachunek pozwala na zachowanie higieny finansowej i oddzielenie środków firmowych od tych osobistych. Warto wiedzieć, jak do sprawy podchodzą urzędy skarbowe, w przypadku ewentualnej kontroli.

Konto firmowe w świetle prawa

Wiele osób jest pewnych, że posiadanie konta firmowego jest konieczne. Tymczasem możemy korzystać z dowolnego ROR. Przepisy prawa wskazują wyjątkowe sytuacje, kiedy założenie konta firmowego staje się konieczne. W przypadku artykulu 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Założenie konta jest więc obowiązkowe, gdy firma przeprowadza transakcje z innym przedsiębiorcom oraz kwota tych transakcji przekracza 15 tys. zł 8 tyś zł (od wprowadzenia nowego ładu), bez względu na liczbę płatności. Co ciekawe sam artykuł jedynie wskazuję na konieczność założenia konta, nie ma w nim mowy czy ma to być dedykowany rachunek firmowy czy zwykłe konto osobiste. Więc zgodnie z treścią ustawy może to być zwykły ROR. Oczywiście to dotyczy JDG, w przypadku spółek prawa handlowego rachunek firmowy będzie koniecznością.

Konsekwencją nie wywiązania się z powyższego obowiązku jest brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, części transakcji.

Niestety to nie jedyna ustawa, która należy wziąć pod uwagę. Dużo ważniejszym aktem prawnym jest ustawa o rachunkowości. O konkretnych zapisach w dalszej części artykułu.

Kiedy jeszcze konto firmowe jest obowiązkowe?

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami Vat (podlegający obowiązkowej rejestracji na cele VAT). Muszą liczyć się z koniecznością założenia dedykowanego konta firmowego, celem obsługi transakcji Split Payment. Tylko takie konto posiada techniczny rachunek VAT i pozwala na realizacje „podzielonych płatności”. Po zgłoszeniu takiego rachunku do urzędu skarbowego, trafi on na tzw. biała listę (o tym poniżej). Jest to potwierdzenie, iż dane konto jest przypisane do wybranej firmy i podlega pod mechanizm split payment. Sam fakt to dodatkowy czynnik, zwiększający komfort kontrahentów – tych firmowych, jednocześnie w wielu przypadkach jest to wymagany warunek do współpracy z wybranymi firmami.

Warto zaznaczyć iż, początkowo split payment był dobrowolny. Jednak od 1 listopada 2019 roku już wszystkie firmy, które dokonują transakcji dotyczących wrażliwych towarów lub usług na kwoty powyżej 15 tys. zł muszą przeprowadzać te transakcje z udziałem mechanizmu split payment. Te zapisy dotyczą czynnych podatników VAT, więc jeżeli nie jesteśmy Vat’owcem to możemy korzystać ze zwykłego ROR (JDG).

Konsekwencję nie wywiązania się z powyższego obowiązku mogą być bardzo dotkliwe. Jeśli nasz kontrahent nie zapłaci VATu od naszej transakcji to urząd skarbowy może pociągnąć nas do odpowiedzialności (ściągnąć niezapłacony VAT z naszej firmy).

konto firmowe i biała lista

Biała Lista obowiązuję od 1 września 2019 r. Wykazane są w niej numery kont firmowych podatników, zgłoszone i zweryfikowane przez urząd skarbowy. Lista ta miała ułatwić firmom weryfikację kontrahentów. Tymczasem płatności na konta inne niż podane w wykazie mogą przynieść niemałe kłopoty. Od 1 stycznia 2020 r. transakcji na konto osobiste do celów firmowych przekraczających 15 tys zł. nie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Co więcej, firma płacąca na konto spoza białej listy może ponieść odpowiedzialność za niezapłacony przez kontrahenta VAT.

Co istotne, w przypadku każdej transakcji przekraczającej 15 tys. zł na konto spoza białej listy, trzeba złożyć zawiadomienie we właściwym urzędzie skarbowym. To znacznie komplikuję rozliczenie z potencjalnym kontrahentem i wiele firm może zrezygnować ze współpracy z danym podmiotem.

Niestety rachunek osobisty nie może zostać wpisany na biała listę, ponieważ nie ma technicznej możliwości przypisania dedykowanego rachunku VAT.

To jak zgłosić/zmienić nr konta w urzędzie skarbowym opisywaliśmy w poradniku, Warto zaznaczyć, iż taka informacją powinna być przekazana do US w ciągu 7 dni.

Konta firmowe a urzędy skarbowe

Każdy większy przedsiębiorca musi realizować przelew podatkowy i przelew do ZUS z z konta podanego w urzędzie skarbowym. Wyjątkiem są jedynie mikroprzedsiębiorcy, czyli tacy, którzy nie zatrudniają więcej niż 10 pracowników i nie przekraczają 2 mln euro rocznego obrotu.

Ale to nie jest największy problem. Co się dzieje w przypadku ewentualnej kontroli? Jeśli wybranego konta używamy jednocześnie na cele firmowe jak i osobiste. To w przypadku kontroli skarbowej, urzędnicy KAS będą przeglądać zarówno operacje firmowe jak i te osobiste, w końcu weryfikują wszystkie operację na wyciągu bankowym. To może być kłopotliwe. Chociaż tu warto zaznaczyć, iż po ostatnich zmianach urząd skarbowy może zajrzeć na praktycznie każdy rachunek firmowy czy osobisty i to bez zapowiedzi.

Konto osobiste na cele firmowe, a regulamin banku

Okazuje się też, że same banki mają problem z używaniem kont osobistych na cele firmowe. Regulaminy zabraniające używania kont prywatnych jako firmowych. Takie zapisy mają mBank czy Nest Bank (zaprezentowane w ranking kont dla firm. Co ciekawe podobne podejście mają np. fintechy – Revolut. Do niedawna banki jeszcze przymykały jednak na to oko i stosowały jedynie pewne formy nacisku w postaci dodatkowych opłat za przelewy do ZUS czy US. Jednak po wejściu w życie split paymentu i białej listy podatników skończyło się pobłażanie. W najgorszym przypadku musimy się liczyć z wypowiedzeniem umowy na prowadzenie rachunku.

Warto wiedzieć, iż wybrane transakcje/przelew podlegają raportowaniu do US. Co może być problematyczne w przypadku używania konta osobistego na cele firmowe. Wysokie obroty na rachunku mogą zostać wyłapane przez algorytmy w banku, następnie nasz rachunek zostanie zablokowany do momentu wyjaśnienia sprawy. W konsekwencji będziemy musieli się tłumaczyć przed bankiem z czego wynikają wysokie obroty. Nawet po wyjaśnieniu sprawy, bank może wypowiedzieć umowę, jeśli złamaliśmy zapisy regulaminu.

Konto prywatne jako firmowe

Jeżeli jednak uprzemy się na korzystanie z konta osobistego na cele firmowe, warto założyć dedykowany rachunek na ten cel. Możemy to zrobić poprzez otwarcie konta w nowym banku lub zawnioskowanie o kolejny ROR w obecnej instytucji. Warto w takim przypadku, na tym dedykowanym rachunku, przeprowadzać jedynie operacje firmowe. Teoretycznie pozwoli to na oddzielenie finansów firmowych od tych osobistych oraz ułatwi nam kontrolne nad sprawami firmy.

Czy warto mieć konto firmowe?

Często konto firmowe to także wiele dodatkowych korzyści. Przede wszystkim łatwiej jest utrzymać porządek w dokumentach i transakcjach. Mieszanie finansów osobistych i firmowych może być nie tylko problematyczne dla nas samych ale również dla urzędu skarbowego. Po co później się tłumaczyć z wybranych przelewów czy transakcji. Ewentualne pytania mogą być naprawdę niezręczne.

Bez konta firmowego możemy mieć problem przy rozliczaniu wybranych operacji gospodarczych. Przykładowo dla lokat zakładanych przez osoby fizyczne bank pobiera zryczałtowany podatek w wysokości 19% i przekazuje do urzędu skarbowego. W przypadku firm działa to inaczej, odsetki od lokat stanowią przychód, który przedsiębiorca sam musi rozliczyć z urzędem skarbowym.

Kolejna sprawa to różnice kursowe. Prywatnie nie trzeba ich rozliczać (o ile nie osiągamy stałych i regularnych dochodów z tego tytułu). Z drugiej strony firmy muszą prowadzić takie rozliczenie, gdyż dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody, a ujemne koszty ich uzyskania. Trzeba więc ująć je w księgach przychodów i rozchodów, a także odpowiednio udokumentować wyciągiem z konta bankowego.

Obowiązkowe konto firmowe – podsumowanie

Chociaż nie ma prawnego obowiązku korzystania z konta firmowego, poza kilkoma przedstawionymi wyżej przykładami. To nawet w przypadku małych firm nie będących czynnymi płatnikami VAT warto mieć taki ROR. Z drugiej strony w przypadku czynnych podatników VAT, rachunek firmowy będzie koniecznością ze względu na split payment i biała listę.

Samo konto możemy założyć przy otwieraniu JDG korzystając z jednego wniosku, co będzie z pewnością bardzo wygodne. Pozwoli to uniknąć ewentualnych problemów, zaczynając od rozliczeń z kontrahentami, po problemy z naszym bankiem czy urzędem skarbowym. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z naszym porównaniem rachunków firmowych, gdzie prezentujemy kilka w pełni darmowych ofert. Skoro i tak nas nić to nie będzie kosztowało, to po co kombinować i narażać się na ewentualne problemy.

FAQ

Czy konto firmowe może być kontem osobisty?

Niestety, konta firmowego lepiej nie używać do celów prywatnych. W przypadku ewentualnej kontroli skarbowej, mogą pojawić się niewygodne pytania.
Jednocześnie w przypadku spółek prawa handlowego – majątek firmy nie jest majątkiem właścicieli, tym samym nie można z niego swobodnie korzystać. Używanie konta spółki na cele prywatne jest nielegalne!

Czy można korzystać z konta prywatnego jako firmowego?

W przypadku jednoosobowych działalności, korzystanie z konta prywatnego na cele firmowe jest jak najbardziej dopuszczalne. Istnieje kilka wyjątków od tej reguły, które opisujemy w naszym artykule.
Warto zaznaczyć, iż regulaminy kilku instytucji zabraniają używania rachunku osobistego na potrzeby działalności firmy. W konsekwencji musimy liczyć się z ewentualnym wypowiedzeniem umowy.

Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe?

Taki obowiązek mają większe firmy o przychodach powyżej 2 mln EUR i/lub zatrudniające 10 pracowników. Dodatkowo wybrane transakcje oraz przelewy powyżej 15 tyś zł powinny być realizowane z rachunku firmowego.
W przypadku czynnych podatników VAT, taki rachunek jest niezbędny na potrzeby split payment oraz weryfikacji na białej liście podatników.

Czy można przelewać środki z konta firmowego na prywatne?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej takie operacje są dopuszczalne i w pełni legalne. Możemy je realizować zarówno w jedną jak i drugą stronę.
W przypadku spółek np. z o.o., S.A. itp. taki przelew nie jest możliwy, ponieważ majątek spółki jest jej, a nie właścicieli. Realizacja takiego przelewu będzie nielegalna.

Czym różni się konto firmowe od osobistego?

Przede wszystkim konto firmowe służy do rozliczeń w obrocie gospodarczym. Dodatkowo rachunek ma możliwość skorzystania z technicznego rachunku VAT. Pozwala to na przeprowadzanie transakcji Split Payment oraz trafienia na biała listę. Zazwyczaj poziom opłat w przypadku kont firmowych jest delikatnie wyższy a sama oferta różni się od tej dla kont osobistych (inne dostępne usługi – terminal płatniczy, kredyt dla firm, usługi księgowe itp.)

Czy musze mieć konto firmowe?

To zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz podleganiu pod podatek VAT (czynny podatnik). W przypadku małych firm zwykle możliwe jest korzystanie z konta osobistego, ale w takim przypadku trzeba liczyć się z szeregiem ewentualnych problemów (ewentualna kontrola podatkowa, złamanie regulaminów banku itp.).

Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie pomocny :)
4.7/5 (Ilość ocen: 6)
Autor artykułu
Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.
Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *