Czy firma musi mieć konto firmowe, czy można używać konta osobistego?

0

Osoby chcące założyć działalność gospodarczą stają przed wieloma dylematami. Jednym z nich jest to, czy zakładać konto firmowe, czy korzystać z konta osobistego. Ogólnie nie ma obowiązku zakładania konta firmowego i można korzystać z konta osobistego do celów transakcji firmowych. Jednak są sytuacje, kiedy założenie konta firmowego jest konieczne. Ponadto konto firmowe to wiele dodatkowych korzyści, których nie daje konto osobiste. Co mówi prawo, a co urzędy skarbowe? Kiedy założenie konta firmowego może być konieczne i dlaczego warto je założyć? Rachunek firmowy może być bardziej korzystny, szczególnie jeśli weźmiemy promocje na start! Warto sprawdzić nasz ranking kont firmowych, gdzie wiele część kont oferuje bezwarunkowe darmowe prowadzenie.

Konto firmowe w świetle prawa

Wiele osób jest pewnych, że posiadanie konta firmowego jest konieczne. Tymczasem wcale tak nie jest. Można korzystać z rachunku osobistego. Jednak prawo wskazuje wyjątkowe sytuacje, kiedy założenie konta firmowego staje się konieczne. Są one przedstawione w artykule 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Założenie konta firmowego jest więc obowiązkowe wtedy, gdy firma przeprowadza transakcje z innym przedsiębiorcom oraz, gdzie kwota tych transakcji przekracza 15 tys. zł, bez względu na liczbę płatności. Wydaje się więc jasne, że dla spełniających te przesłanki konto jest obowiązkowe, a pozostali zakładać go nie muszę. Jednak warto wiedzieć, że wymóg posiadania konta firmowego regulowany jest nie przez jedną, a przez dwie ustawy. Poza wyżej wspomnianą ustawą o swobodzie działalności gospodarczej istnieje jeszcze ustawa o rachunkowości, która także wtrąca swoje trzy grosze w sprawę konta firmowego. W rzeczywistości więc firm, które muszą mieć konta bankowe jest więcej niż się wydaje.

Konta firmowe a urzędy skarbowe

Konto firmowe nie służy tylko do transakcji pomiędzy firmą a kontrahentami. Służy również do odprowadzania podatków i składek. Nic więc dziwnego, że własne wytyczne co do obowiązku posiadania przez firmę konta bankowego posiadają także urzędy skarbowe. Niemal wszyscy przedsiębiorcy muszą opłacać podatki i składki ZUS przelewem z konta podanego w urzędzie skarbowym. Wyjątkami są jedynie mikroprzedsiębiorcy, czyli tacy, którzy nie zatrudniają więcej niż 10 pracowników i nie przekraczają 2 mln euro rocznego obrotu. Mogą oni opłacać podatki przekazem pocztowym. Również ci przedsiębiorcy, którzy nie zamierzają ubiegać się o zwrot podatku VAT nie muszą opłacać podatków przelewem. Tak się przynajmniej wydaje.

Split payment i biała lista podatników a konto firmowe

Patrząc na przepisy prawne oraz urzędowe wydawałoby się, że wszystko jest jasne i wiadomo kto musi, a kto nie musi zakładać konta firmowego. Tymczasem wprowadzone stosunkowo niedawno regulacje w postaci split payment, czyli mechanizmu podzielonej płatności oraz białej listy podatników narobiły znów sporego zamieszania.

Split payment a konto prywatne

Split payment polega na podziale kwoty z faktury VAT tak, że wartość netto trafia na rachunek dostawcy, zaś podatek VAT na specjalne konto techniczne, będące pod nadzorem urzędu skarbowego. Podatnicy mogą dysponować tymi środkami, ale nałożone są spore ograniczenia. Pieniędzy tych można użyć co najwyżej do płatności VAT na rachunek kontrahenta i do urzędu skarbowego, płatności PIT, CIT, akcyzy czy należności celnych oraz składek ZUS i odsetek za zwłokę w wymienionych opłatach. Mechanizm podzielonej płatności obejmuje tylko konta firmowe. W przypadku prywatnych nie ma możliwości założenia konta technicznego do VAT. Korzystając z rachunku osobistego nie można więc korzystać ze split paymentu.

Przedsiębiorca taki musi liczyć się z możliwością nie otrzymania zapłaty za produkt czy usługę, bo bank odrzuci wpłatę zrealizowaną przez kontrahenta przelewem split payment. Środki wrócą więc do kontrahenta, przy czym VAT trafi na jego konto VAT-owskie. Problem będzie mieć więc zarówno firma używająca prywatnego konta bankowego, jak i kontrahent, który może skończyć ze stosem nieopłaconych faktur i stracić dostęp do środków z konta VAT. Obie firmy mogą więc popaść w finansowe tarapaty. W ten sposób więc kontrahent może zmusić przedsiębiorcę do założenia firmowego konta. Początkowo split payment był dobrowolny, ale od 1 listopada 2019 roku już wszystkie firmy, które dokonują transakcji dotyczących wrażliwych towarów lub usług na kwoty równe lub wyższe niż 15 tys zł muszą przeprowadzać te transakcje przez split payment. To z kolei zmusza do założenia konta firmowego i to nawet mikroprzedsiębiorstwa czy jednoosobowe działalności.

Obowiązkowe konto firmowe 2022

Kolejnym powodem nastania obowiązku założenia konta firmowego jest biała lista podatników obowiązująca od 1 września 2019 r. Wykazane są w niej numery kont firmowych podatników, ale nie ma kont osobistych wykorzystywanych przez firmy. Lista ta miała ułatwić firmom weryfikację kontrahentów. Tymczasem płatności na konta inne niż podane w wykazie mogą przynieść niemałe kłopoty. Od 1 stycznia 2020 r. transakcji na konto osobiste do celów firmowych przekraczających 15 tys zł. nie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Do tego jeszcze firma płacąca na konto spoza listy może ponieść odpowiedzialność za niezapłacony przez kontrahenta VAT. Za każdym razem chcąc wpłacić kwotę 15 tys. zł lub wyższą na konto spoza listy, trzeba złożyć zawiadomienie w urzędzie skarbowym, co wiąże się z koniecznością ustalenia właściwego urzędu, a to może zająć sporo czasu. Wiele firm może więc zrezygnować ze współpracy z tymi, które posługują się prywatnymi kontami bankowymi lub wymusić na nich założenie kont firmowych.

Firmowe konta bankowe a same banki

Okazuje się też, że coraz bardziej solidarne z fiskusem są same banki. One też starają się ograniczać możliwości używania prywatnych kont jako firmowe. Przepisy zabraniające używania kont prywatnych jako firmowych mają w regulaminach takie banki, jak mBank czy Nest Bank. Do niedawna banki jeszcze przymykały jednak na to oko i stosowały jedynie pewne formy nacisku w postaci dodatkowych opłat za przelewy do ZUS czy US. Jednak po wejściu w życie split paymentu i białej listy podatników nie są już tak łaskawe i często wypowiadają umowy klientom, którzy wykorzystują konta prywatne do celów firmowych.

Czy warto mieć konto firmowe?

Oprócz wyżej wymienionych powodów, warto założyć osobne konto firmowe także z powodu wielu innych dodatkowych korzyści. Przede wszystkim łatwiej jest utrzymać porządek w dokumentach i transakcjach. W przypadku kont prywatnych trudno rozróżnić transakcje firmowe od tych osobistych. Czy zakup długopisów, papieru do drukarki zaksięgować na koszt firmy, czy to był tylko zakup do domu lub dla dziecka do szkoły? Ciągłe takie dylematy są naprawdę męczące i czasochłonne.

Konto firmowe jest także korzystniejszym rozwiązaniem w przypadku rozliczania odsetek od lokat związanych z prowadzoną działalnością. Stanowią one przychód, który przedsiębiorca sam musi rozliczyć z urzędem skarbowym. Takiego obowiązku nie ma w przypadku odsetek z prywatnych lokat. Jeśli więc odsetki firmowe trafią na konto prywatne, zostaną potraktowane jako odsetki prywatne i obciążone dodatkowo zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 19% przekazywanym do urzędu skarbowego przez bank. Zakładając osobne konto firmowe można więc uniknąć podwójnego opodatkowania odsetek.

Kolejna sprawa to różnice kursowe. Prywatnie nie trzeba ich rozliczać, ale firmy już muszą, gdyż dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody, a ujemne koszty ich uzyskania. Trzeba więc ująć je w księgach przychodów i rozchodów, a także odpowiednio udokumentować wyciągiem z konta bankowego. Tylko że banki nie zaznaczają w przelewach, czy konto jest służbowe, czy nie, więc trudno wykazać transakcje prywatne i firmowe w obcych walutach dokonane tego samego dnia na podstawie wyciągu bankowego.

Firmowe konto pozwala więc mieć pod kontrolą wszystkie transakcje firmowe oraz przychody, wydatki i sam budżet. Ułatwia również prowadzenie księgowości, a także  pozwala uniknąć niemałych problemów z fiskusem. Dodatkowo konto firmowe posiada wiele przydatnych funkcjonalności ułatwiających prowadzenie firmy. Niestety prowadzenie konta firmowego wiąże się z opłatami. Niektóre banki życzą sobie nawet kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Jednak jest wiele ofert bardzo tanich lub nawet darmowych kont firmowych, jeśli spełni się określone warunki, takie jak wykonanie przynajmniej jednego przelewu do US czy ZUS w miesiącu.

A gdyby zdarzyły się długi i komornik?

Na koniec pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia przemawiająca za kontem firmowym. Gdyby zdarzyło się popaść w finansowe tarapaty i nagromadzić sobie długów, komornik ma prawo zająć konto bankowe. Konta osobiste mają jednak przywilej kwoty wolnej od zajęcia, którego nie mają konta firmowe. Jeśli więc firma korzysta z konta prywatnego, bank na polecenie komornika może potraktować konto prywatne jako firmowe, co sprawi, że właściciel konta straci wszelkie środki, prywatne również, zwłaszcza gdy analiza transakcji wykaże wykorzystanie konta niezgodnie z regulaminem.

Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie pomocny :)
4.7/5 (Ilość ocen: 6)
Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.