Działalność nierejestrowana – firma bez ZUS

Nie zawsze, by prowadzić własny biznes, trzeba rejestrować działalność gospodarczą. Jeśli przewidujemy, że nasze dochody będą stosunkowo niewielkie, możemy spróbować swoich sił, prowadząc działalność nierejestrowaną. Nawet przy większych dochodach freelancerzy mogą korzystać np. z inkubatora przedsiębiorczości zamiast rejestrować działalność. Jednak w tym artykule skupimy się na działalności nierejestrowanej. Czym jest i na czym polega? Kto i kiedy może skorzystać z tego rozwiązania? Wyjaśniamy.

Działalność nierejestrowana – czym jest?

Działalność nierejestrowaną określa się także mianem nierejestrowej lub nieewidencjonowanej. Jak sama nazwa wskazuje, jest to działalność, którą można prowadzić bez rejestracji, nawet jeśli ma wszystkie cechy działalności gospodarczej.

Co ważne, by móc skorzystać z tego rozwiązania, trzeba spełniać konkretne warunki. Określa je art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców. Czytamy w nim, że działalnością gospodarczą nie jest działalność wykonywana przez osobę fizyczną, jeśli przychód należny z tej działalności w żadnym miesiącu nie przekroczy kwoty stanowiącej 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Mamy zatem kryterium dochodowe. Jednak to nie wszystko.

Działalność bez wpisu w CEIDG może podjąć tylko osoba, która nie prowadziła działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy i nie wykonuje działalności w ramach spółki cywilnej. Co ciekawe jeśli chcemy, możemy taką działalność zarejestrować w CEIDG i nie będziemy musieli płacić składek ZUS.

Co więcej, z tej opcji nie skorzystają osoby, planujące prowadzić działalność, która wymaga koncesji, licencji, zezwolenia, czy wpisu do rejestru działalności regulowanej. W takim przypadku rejestracja jest konieczna.

Zawieszenie działalności a działalność nierejestrowana

Zawieszenie działalności gospodarczej jest liczone jako okres jej niewykonywania. Oznacza to, że można prowadzić, tzw. firmę na próbę, mając zarejestrowaną, ale zawieszoną działalność gospodarczą. Jednak jest jeden warunek – od momentu zawieszenia musi minąć co najmniej 60 miesięcy (5 lat).

Działalność nierejestrowana – limity obrotu

Wiemy już, że przy działalności nieewidencjonowanej, trzeba pilnować, by przychód należny nie przekroczył 75% minimalnego wynagrodzenia. Sprawdźmy więc, o jakich konkretnie kwotach mowa.

W 2024 roku wynagrodzenie minimalne ma wynosić:

• od 1 stycznia – 4242 zł brutto;
• od 1 lipca – 4300 zł brutto.

Oznacza to, że limit przychodu dla działalności nierejestrowanej to:

• od 1 stycznia – 3181,50 zł;
• od 1 lipca – 3225 zł.

Co wlicza się w limit przychodu?

W limit wliczamy wszystkie przychody należne. Dotyczy to każdego sprzedanego towaru, bądź wykonanej usługi, na którą został wystawiony rachunek/faktura, nawet jeśli klient jeszcze nie uregulował płatności. Zatem, by ustalić, czy nie przekroczyliśmy limitu, musimy zsumować nie tylko te kwoty, które już otrzymaliśmy, ale też te, które powinniśmy otrzymać (czyli nam się należą) za dany towar/usługę. Co ważne, do limitu nie wliczamy wartości towarów zwróconych, udzielonych bonifikat i skont.

Najprościej mówiąc, dodajemy kwoty z wszystkich dokumentów sprzedaży, które wystawiliśmy w danym miesiącu. Potem ustalamy, czy, np. były jakieś zwroty i odejmujemy ich wartość. Sprawdzamy, czy otrzymana kwota mieści się w limicie. Jeśli tak – dalej możemy prowadzić działalność nieewidencjonowaną. Jeśli nie – musimy w ciągu 7 dni zarejestrować działalność w CEIDG.

Działalność nierejestrowana a ZUS

Wiele osób boi się rejestrować jednoosobową działalność gospodarczą ze względu na składki ZUS. Nic dziwnego, jeśli zakładamy, że osiągane przychody będą niewielkie, to ZUS może być naprawdę sporym obciążeniem (zwłaszcza, po upływie okresu „ulgi na start”). Tego problemu nie ma w przypadku działalności nierejestrowanej. Osoba, która chce (i może) prowadzić firmę bez wpisu do CEIDG, nie musi składać deklaracji ZUS i odprowadzać żadnych składek.

Jednak zasada ta obowiązuje głównie osoby zajmujące się sprzedażą towarów. W przypadku świadczenia usług na podstawie, np. umowy-zlecenia lub innej umowy, co do której zgodnie z Kodeksem cywilnym obowiązują przepisy dotyczące zlecenia, sytuacja wygląda inaczej. Wówczas zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom, a zleceniodawca jako płatnik składek ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić zleceniobiorcę do ZUS-u i opłacać składki.

Również od tej zasady są wyjątki. Dla przykładu, jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną oraz świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej jest jednocześnie pracownikiem u innego pracodawcy i otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, wówczas dochodzi do zbiegu różnych tytułów do ubezpieczeń, a to oznacza, że nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Składek nie muszą także odprowadzać, np. studenci, którzy nie ukończyli 26 lat.

Warto wiedzieć!

Pamiętajmy, że jeśli nie płacimy żadnych składek, to nie przysługuje nam prawo do świadczeń, np. chorobowego, macierzyńskiego. Poza tym okres prowadzenie działalności nierejestrowanej nie będzie brany pod uwagę przy ustalaniu prawa do renty lub emerytury.

Jak rozliczać się z urzędem skarbowym przy działalności nieewidencjonowanej?

Prowadząc „firmę na próbę”, nie trzeba odprowadzać miesięcznych, czy kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy. Rozliczamy się w zeznaniu rocznym PIT-36. W formularzu znajdziemy specjalną rubrykę, przeznaczoną dla działalności nierejestrowanej. Musimy uzupełnić tam pola dotyczące przychodu, kosztów uzyskania przychodu oraz dochodu/straty.

Co ważne, do celów podatkowych przychód wylicza się inaczej, niż w przypadku ustalania limitu obrotów dla działalności nierejestrowanej. Przychodem podatkowym są tylko te kwoty, które faktycznie otrzymaliśmy za daną usługę lub towar (tj. to, co klient zapłacił).

Można także odliczyć koszty związane z prowadzeniem działalności (np. koszty zużytej energii, zakup surowców lub sprzedawanych towarów) i dzięki temu obniżyć podstawę, która podlega opodatkowaniu. Jednak muszą być one udokumentowane. Warto zatem zachowywać wszelkie dowody zakupów. Najlepiej, jeśli będą to faktury, na których znajdzie się imię i nazwisko, a także adres osoby prowadzącej taką „firmę bez ZUS”.

Warto wiedzieć!

Przy działalności nierejestrowanej nie można wybrać formy opodatkowania, tak jak ma to miejsce, np. w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Taka firma bez wpisu do CEIDG z góry jest opodatkowana na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), czyli obowiązuje stawka 12% i 32%. Można także rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Przysługuje też kwota wolna od podatku (30 tys. zł), ale tylko dla jednego źródła przychodu. Może to być szczególnie ważne dla osób, które są zatrudnione także, np. na umowę o pracę.

Czy trzeba płacić VAT przy działalności nierejestrowanej?

Zacznijmy od tego, że przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT muszą być czynnymi podatnikami VAT (bez względu na wartość sprzedaży). Pozostali mogą korzystać ze zwolnienia:

• podmiotowego – jeśli wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczy kwoty 200 tys. zł.
• przedmiotowego – dotyczy konkretnych typów działalności, wymienionych w art. 43 ust.1 ustawy o VAT.

A jak to jest w przypadku działalności nierejestrowanej? Warto najpierw przytoczyć dwie definicje. Według ww. ustawy (art. 15 ust. 2) za działalność gospodarczą uznaje się: wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, osób wykonujących wolne zawody, rolników oraz podmiotów pozyskujących zasoby naturalne. Obejmuje ona w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. A podatnikiem jest osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, osoba fizyczna, wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat tej działalności (art. 15 ust. 1 ustawy o VAT).

Oznacza to, że według ustawy o VAT działalność nierejestrowana jest działalnością gospodarczą tak samo jak np. wynajem prywatny, czyli jest podatnikiem VAT. Oznacza to, że osoby prowadzące taki biznes, obowiązują takie same zasady, jak te opisane wyżej. Gdy świadczone usługi lub sprzedawane towary nie są z góry objęte obowiązkiem VAT, można korzystać ze zwolnienia (ze względu na limit obrotu przy działalności nieewidencjonowanej nie da się przekroczyć kwoty 200 tys. zł/rocznie) lub dobrowolnie zarejestrować się do VAT.

W tym miejscu należy dodać, że po zarejestrowaniu do VAT podatnik musi wywiązywać się z dodatkowych obowiązków. Przy działalności nieewidencjonowanej pierwszym z nich będzie uzyskanie numeru NIP, a potem, np. prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupów, składanie deklaracji VAT, czy wystawianie faktur VAT.

Podsumowując, osoby prowadzące, tzw. firmę bez ZUS, mimo że nie muszą rejestrować działalności, to mogą – a w niektórych przypadkach nawet muszą – być czynnymi podatnikami VAT.

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana

Zasady dotyczące kasy fiskalnej są takie same zarówno przy działalności nierejestrowanej, jak i przy innych formach prawnych. Po pierwsze, obowiązuje limit wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wynosi on 20 tys. zł. Jeśli podatnik w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył tej kwoty, nie musi posiadać kasy fiskalnej.

Po drugie, istnieje lista towarów i usług, objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej bez względu wielkość obrotu. Znajdują się na niej, m.in. komputery, wyroby elektroniczne, sprzęt fotograficzny, perfumy i wody toaletowe oraz usługi doradztwa podatkowego, kosmetyczne, fryzjerskie, naprawa pojazdów silnikowych. Pełny wykaz znajdziecie w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podsumowując, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi posiadać kasę fiskalną, jeśli:

• przekroczy wspomniany wyżej limit sprzedaży;
• świadczy usługi lub sprzedaje towary, które muszą być ewidencjonowane na kasie fiskalnej.

Działalność nierejestrowana a konto bankowe

Przedsiębiorcy mogą realizować transakcje między sobą w formie gotówkowej, jeśli jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 tys. zł brutto. Powyżej tej kwoty muszą rozliczać się bezgotówkowo, tj. za pośrednictwem konta bankowego. Natomiast w kontaktach przedsiębiorca-konsument to konsument wybiera, w jakiej formie chce uregulować płatność (gotówka lub bezgotówkowo).

Jednak ze względu na limit przychodu dla działalności nieewidencjonowanej, nie ma szans, by jednorazowa wartość transakcji była wyższa niż 15 tys. zł. Można więc stwierdzić, że w przypadku, tzw. firmy na próbę konto bankowe nie jest obowiązkowe, jednak z pewnością sporo ułatwi. A czy powinno być to konto firmowe?

Co do zasady rachunki z ranking kont firmowych są przeznaczone dla Firm (działalności gospodarczych, spółek cywilnych, spółek z o.o. itp.). Bez uprzednie rejestracji w CEIDG i uzyskaniu wpisu (co możemy zrobić), rejestracja konta firmowego może nie być możliwa. W takim przypadku możemy używać konta osobistego (kwestię czy firma musi posiada konto firmowe opisywaliśmy w osobnym artykule). Warto jednak założyć w tym celu oddzielne konto. Z pewnością, ułatwi to prowadzenie ewidencji sprzedaży. Najlepiej przy zakładaniu takiego rachunku skorzystać z dedykowanego rankingu kont osobistych.

Działalność nierejestrowana a faktura/rachunek – jak wystawić?

W tym przypadku wszystko zależy od tego, kto jest naszym klientem oraz, czy jesteśmy czynnymi podatnikami VAT.

1. Jeśli klientem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to fakturę/rachunek wystawia się obowiązkowo tylko na żądanie klienta. Może on zdecydować także, czy chce rachunek, czy fakturę.

Taki rachunek powinien zawierać:

• numer kolejny rachunku;
• datę wystawienia;
• imiona i nazwiska (lub nazwę) sprzedawcy i nabywcy oraz adresy;
• kwotę do zapłaty (słownie i liczbowo);
• datę sprzedaży;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług razem z ich ceną jednostkową.

W tym przypadku wystarczy podać na rachunku/fakturze swoje imię i nazwisko (opcjonalnie adres). Nie ma konieczności wpisywać numeru PESEL.

• Jeśli klientem jest firma, to sprzedaż zawsze trzeba udokumentować:
  • fakturą bez VAT – dotyczy osób zwolnionych z VAT;
  • fakturą VAT – dotyczy czynnych podatników VAT.

Na fakturze bez VAT powinny znaleźć się następujące informacje:

• numer kolejny;
• data wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług razem z ich adresami;
• nazwa (rodzaj) usługi bądź towaru;
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa usługi/towaru;
• kwotę należności ogółem.

Natomiast faktura VAT zawiera nieco więcej elementów. Zostały one wymienione w art. 106e ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług. Na fakturze VAT należy uwzględnić, m.in.:

• stawkę podatku;
• wartość sprzedaży netto;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (tj. NIP).

Jak widać, elementem obowiązkowym faktury VAT jest NIP. Jeśli osoba prowadząca „firmę bez Zus” musi lub chce być czynnym podatnikiem VAT, musi też posługiwać się tym numerem. Skąd go wziąć? Trzeba wystąpić do urzędu skarbowego (korzystając z formularza NIP-7) o nadanie NIP-u. Co ważne, wniosek należy złożyć jeszcze przed dokonaniem pierwszej czynności, tj. sprzedaży towaru lub wykonaniem usługi. Urząd skarbowy nadaje NIP nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Jak wystawić fakturę/rachunek?

Dokumenty można przygotować samodzielnie, np. w Wordzie, bądź skorzystać z gotowych wzorów lub programów dostępnych w Internecie (jeśli zmieścimy się w limicie kilku faktur/rachunków miesięcznie, najczęściej można używać ich za darmo).

Ważne, aby zachować ww. składowe obowiązkowe dla danego dokumentu. Oprócz tego można także dodać jakieś elementy od siebie, np.: numer konta bankowego, czy logo.

Ewidencja sprzedaży – działalność nierejestrowana Excel

Przy działalności nieewidencjonowanej trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, czyli spis zrealizowanych transakcji. Należy ją uzupełniać każdego dnia, w którym doszło do sprzedaży (nie później niż przed sprzedażą dokonaną w kolejnym dniu).

Dzięki ewidencji szybko sprawdzimy, czy mieścimy się w limicie przychodów. Na jej podstawie rozliczymy się także z urzędem skarbowym w zeznaniu rocznym.

Przepisy nie narzucają, jaką formę powinna ona przyjąć. Można zatem wybrać najdogodniejszą dla siebie i prowadzić ją na papierze, w Wordzie, Excelu itp. Nie ma także odgórnie narzuconym elementów, jakie musi ona zawierać. Najczęściej jednak jest to:

• liczba porządkowa;
• data sprzedaży;
• wartość sprzedaży;
• wartość sprzedaży narastająco.

Ponadto można dodać dodatkowe informacje, np. na temat sprzedanego towaru, czy numer dokumentu sprzedaży.

Warto wiedzieć!

• Nieprowadzenie ewidencji sprzedaży lub prowadzenie jej niedokładnie ma swoje skutki. Jeśli nie da się określić wartości sprzedaży na podstawie posiadanych dokumentów, to zrobi to organ podatkowy. Ustali przedmiot opodatkowania i kwotę podatku. A jeśli nie będzie w stanie tego zrobić, kwota podatku wyniesie 22%.

Uproszona ewidencja sprzedaży dotyczy podatników zwolnionych z VAT. Czynni podatnicy VAT muszą prowadzić rejestr sprzedaży i zakupu VAT.