Urząd skarbowy a kontrola osoby prywatnej – jak wygląda?

Słowo „kontrola” najczęściej wzbudza w nas negatywne skojarzenia. Od razu czujemy się jak uczeń postawiony przy tablicy. A jeśli do słowa „kontrola” dodamy jeszcze „urząd skarbowy” – poziom stresu wzrasta do maksimum. Czujemy niepokój, nawet jeśli teoretycznie nie mamy nic do ukrycia. Takiej kontroli mogą być poddani nie tylko przedsiębiorcy, ale także osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. Urząd skarbowy a kontrola osoby prywatnej – jak wygląda? Jak możemy się na nią narazić? Czy rzeczywiście jest się, czego bać? Wyjaśniamy.

Urząd skarbowy a kontrola osoby prywatnej – czy to możliwe?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czy urząd skarbowy ma prawo skontrolować osobę prywatną. Odpowiedź na to pytanie daje nam ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, a dokładniej art. 281. Zgodnie z nim organy podatkowe pierwszej instancji mogą kontrolować podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych.

Do organów pierwszej instancji zaliczamy:

• naczelnika urzędu skarbowego;
• naczelnika urzędu celno-skarbowego;
• wójta, burmistrza/prezydenta miasta, starostę albo marszałka województwa;
• dyrektor izby administracji skarbowej (na podstawie odrębnych przepisów);
• Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Kontrola ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków, jakie nakładają na nich przepisy prawa podatkowego. Jest ona podejmowana z urzędu. Oznacza to, że za każdym razem, gdy fiskus ma podejrzenie, że podatnik naruszył przepisy podatkowe, może wszcząć kontrolę, którą w określonym zakresie przeprowadzi wyznaczona przez urząd osoba. Fiskus nie ma obowiązku rozpoczynać kontroli na wniosek podatnika czy w przypadku anonimowych donosów „od zazdrosnego sąsiada”.

Powody wszczęcia kontroli podatkowej u osoby prywatnej

W przypadku osób fizycznych urząd skarbowy może wszcząć kontrolę podatkową, na przykład, gdy podejrzewa, że podatnik:

• pracuje „na czarno”, tj. nie zgłasza prowadzenia działalności gospodarczej;
• korzysta z ulg podatkowych i odliczeń bez podstaw;
• zaniżył wartość transakcji (np. przy zakupie auta), a co za tym idzie dopuścił się nieprawidłowości przy odprowadzaniu podatku PCC;
• wynajmuje komuś mieszkania i nie odprowadza podatku z tytułu najmu;
• nie odprowadza podatku od sprzedaży na portalach aukcyjnych (np. Allegro, OLX, Vinted itp.). Od 2024 Handel w sieci podlega pod raportowanie do urzędu skarbowego (przez poszczególne platformy)
• ukrywa dochody.
• nie rozliczył się lub nieprawidłowo rozliczył się z darowizny (darowizna w gotówce zamiast przelewu na konto).

Urząd skarbowy a kontrola osoby prywatnej – jak fiskus typuje osoby do kontroli?

Wiemy już, że osoba fizyczna także może zostać poddana kontroli podatkowej. Zastanówmy się teraz, co może sprawić, że urząd skarbowy wytypuje właśnie nas.

Po pierwsze – powodem może być analiza, jaką przeprowadza US na podstawie, m.in.:

• posiadanych dokumentów takich jak deklaracja PIT;
• informacji od zewnętrznych podmiotów, np. komorników, notariuszy, banków, czy innych organów podatkowych;
• danych pochodzących z wewnętrznych systemów informatycznych, np. STIR.
• Wysokiej wpłaty gotówki lub przelewu (raportowanego do GIIF) – Ile można wpłacić/przelać na konto bez kontroli US?

Jeśli urzędnicy dopatrzą się jakichś nieprawidłowości, na pewno zechcą to sprawdzić.

Po drugie – donosy. Sąsiad znowu kupił nowy samochód? Kolejny remont mieszkania, podróż zagraniczna? Skąd on ma na to wszystko pieniądze? Na pewno robi jakieś przekręty, więc lepiej to zgłosić do skarbówki. Niestety, często za donosem nie stoi troska o stan budżetu państwa, a ludzka zazdrość lub chęć zemsty.

Pomijając jednak pobudki osoby, która zgłasza donos. Tego typu „zewnętrzne informacje”, teoretycznie mogą być dla skarbówki cenną wskazówką. W praktyce bywa różnie, w przypadku anonimowych donosów, większość z automatu trafia do kosza, ze względu na wątpliwą wiarygodność i ilość przesyłanych tego typu informacji. Zwyczajnie urzędy skarbowe nie mają czasu na weryfikację wszystkich tego typu informacji. W większości przypadków, anonimowy donos to domysły lub zwykła zazdrość nie poparta faktami. W przypadku zwykłego donosu sprawa wygląda inaczej, tu już mamy potencjalnego świadka i osobę do której można zwrócić się z pytaniem. Taki donos ma znacznie większa szanse na weryfikację.

Po trzecie – nasze działania na koncie bankowym. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że banki mają obowiązek monitorować transakcje na rachunkach swoich klientów oraz zgłaszać do GIIF każdą wpłatę powyżej 15 tys. euro, a także każdą podejrzaną transakcję. Następnie GIIF może przekazać tę informację do urzędu skarbowego, a fiskus – wszcząć kontrolę.

Raporty banku to jedno. Oprócz tego, od 1 lipca 2022 roku urząd skarbowy ma prawo sprawdzić konto każdego podatnika (w tym osoby prywatnej) bez informowania go o tym fakcie. Muszą jednak być spełnione 2 warunki:

• istnieje uzasadnione podejrzenie, że podatnik popełnił czyn zabroniony;
• fiskus formalnie wszczął postępowanie przygotowawcze.

Taka kontrola może być przeprowadzona dla wszystkich rachunków zaprezentowanych w rankingu kont osobistch i porównania kont firmowych. Sprawy inaczej wyglądają dla kont za granicą, gdzie urząd skarbowy ma trochę bardziej skomplikowane zadanie – o czym pisaliśmy.

Czy fiskus musi informować podatnika o kontroli?

Oczywiście, jak to często w życiu bywa – to zależy. Zgodnie z art. 282b Ordynacji podatkowej, kontrola może być wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (chyba że kontrolowany wyrazi zgodę na wcześniejsze rozpoczęcie) i nie później niż 30 dni od momentu doręczenia pisma. Wspomniane zawiadomienie powinno zawierać, m.in.: dane organu, oznaczenie kontrolowanego oraz wskazywać zakres kontroli.

W tym scenariuszu kontrolowany ma co najmniej 7 dni, by się przygotować i z góry wie, czego będzie dotyczyć kontrola. Warto wspomnieć o jednej kwestii, podczas kontroli skarbowej złożenie czynnego żalu nie przyniesie żadnego efektu. Ponieważ urząd w takim przypadku, wie że zrobiliśmy coś niezgodnie z literą prawa.

Jednak jest także drugi scenariusz, czyli wszczęcie czynności kontrolnych z zaskoczenia. Mówi o nim art. 282c Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym artykułem kontrolę można rozpocząć bez wcześniejszego zawiadomienia, jeśli, m.in.:

• dotyczy ona niezgłoszenia do opodatkowania działalności gospodarczej;
• ma być wszczęta na żądanie organu, który prowadzi postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, bądź w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• jest niezbędna, by zapobiec popełnieniu przestępstwa/wykroczenia skarbowego lub w celu zabezpieczenie dowodów jego popełnienia;
• dotyczy osoby, która została prawomocnie skazana w RP za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli.

Co ciekawe, kontroli z zaskoczenia mogą być poddane także osoby, które nie mają miejsca zamieszkania albo doręczenie pism na podane adresy okazało się bezskuteczne. Warto więc na bieżąco aktualizować dane w urzędach i regularnie sprawdzać korespondencję.

Urząd skarbowy a kontrola osoby prywatnej – jak przebiega?

Przejdźmy teraz do wyjaśnienia, jak krok po kroku powinna przebiegać kontrola z urzędu skarbowego.

Moment wszczęcia kontroli podatkowej

Wiemy już, że między 7 a 30 dniem od otrzymania zawiadomienia, należy spodziewać się kontroli. W chwili kiedy pojawią się u nas urzędnicy, powinni nam lub naszemu pełnomocnikowi (mamy obowiązek go ustanowić na wypadek nieobecności) wręczyć imienne upoważnienie oraz okazać legitymację służbową.

WAŻNE!

Warto dokładnie przeczytać wspomniane upoważnienie, ponieważ musi ono zawierać, m.in.: pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego oraz – co szczególnie istotne – określenie zakresu kontroli. I tutaj 2 ważne uwagi. Po pierwsze – jeśli nie zawiera ono tych i innych elementów wskazanych w art. 283 § 2 Ordynacji podatkowej, nie ma podstaw do przeprowadzenia kontroli. Po drugie – kontrola nie może wykraczać poza zakres określony w upoważnieniu. Dla przykładu, jeśli czynności kontrolne, zgodnie z upoważnieniem mają dotyczyć dokumentów z lat 2020-2022, to urzędnik – w ramach tej kontroli – nie ma prawa wymagać, a my nie mamy obowiązku udostępniać dokumentów, np. z 2019, czy 2023 roku.

Przebieg kontroli

Z reguły czynności kontrolne przeprowadzane są w obecności kontrolowanego lub jego pełnomocnika. Jest to jednak prawo, a nie obowiązek. Jeśli zainteresowany nie chce brać czynnego udziału w kontroli, może w każdej chwili złożyć pisemną rezygnację z prawa uczestnictwa.  

W czasie kontroli kontrolujący (w zakresie określonym w upoważnieniu) ma prawo:

• wstępu na grunt, do budynków, lokali i innych pomieszczeń, a także do mieszkania;

Warto wiedzieć!

Zgodnie z art. 288 oględziny oraz przeszukanie mieszkania, lokalu itp. mogą przeprowadzić upoważnieni pracownicy organu podatkowego tylko za zgodą podatnika, chyba że organ posiada zgodę prokuratora rejonowego. Wówczas czynności można przeprowadzić nawet po wyrażeniu sprzeciwu przez podatnika.

• żądać: okazania majątku; udostępnienia dokumentów, ksiąg, akt; przeprowadzenia spisu z natury;
• zabezpieczać dowody;
• przesłuchiwać kontrolowanego, świadków i inne osoby;
• legitymować osoby;
• zasięgać opinii biegłych;
• filmować, fotografować, dokonywać nagrań dźwiękowych lub używać innych nośników informacji w celu utrwalenia dowodu.

Kontrolujący dokumentują przebieg kontroli w protokole.

Natomiast kontrolowany ma obowiązek:

• umożliwić przeprowadzenie czynności kontrolnych;
• udzielać w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli;
• zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, np. w miarę możliwości udostępnić oddzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Warto wiedzieć!

Jeśli kontrolowany będzie utrudniał lub uniemożliwiał przeprowadzenie czynności kontrolnych, kontrolujący ma prawo wezwać do pomocy organy Policji, Straży Granicznej, straży miejskiej/gminnej. Pamiętajmy! Urzędnik Skarbowy to też człowiek, utrudnianie jego pracy nie powinno być w interesie podatnika (np. skręcanie/podkręcanie ogrzewania, kiepskie warunki pracy itp.). Niezadowolony urzędnik będzie bardziej skłonny aby wymierzyć nam np. wyższa karę lub dokładniej weryfikować dokumenty.

Zakończenie kontroli

Kontrola powinna zakończyć się najszybciej jak to możliwe i nie później niż w terminie widniejącym na upoważnieniu. Każdy dowód zebrany po tym terminie, nie może stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym. Niestety, urzędnik ma prawo przedłużyć termin zakończenia kontroli, zachowując przy tym formę pisemną.

Kontrola kończy się z chwilą doręczenia kontrolowanemu protokołu. Podatnik może po prostu przyjąć ustalenia kontroli. Ale ma też prawo w ciągu 14 dni zaskarżyć ustalenia kontroli lub przedstawić wyjaśnienia, a kontrolujący w ciągu 14 dni od otrzymania zaskarżenia ma obowiązek je rozpatrzyć.

Pokontrolne postępowanie podatkowe

Wyniki kontroli mogą być różne, a wręczenie protokołu nie zawsze musi oznaczać koniec perypetii z urzędem skarbowym. Gdy okaże się, że są jakieś nieprawidłowości, organ podatkowy ma prawo wszcząć postępowanie podatkowe. Musi to zrobić nie później niż terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli lub po tym terminie w sytuacjach opisanych w art. 165b §3 Ordynacji podatkowej (np. jeśli inny organ przekaże fiskusowi informacje uzasadniające przeprowadzenie postępowania).

Celem postępowania podatkowego jest ustalenie wymiaru podatku i wyjaśnienie wszelkich niezgodności. Najczęściej ma ono następujący przebieg:

• postępowanie wyjaśniające, w ramach którego ustala się stan faktyczny i zbiera materiał dowodowy;
• ustalenie obowiązku podatkowego;
• wydanie decyzji, dotyczącej zobowiązanie podatkowego;
• postępowanie odwoławcze – podatnik może odwołać się od decyzji w ciągu 14 dni od jej otrzymania do organu wyższej instancji.

Warto jednak wiedzieć, że jeśli podatnik usunie poprzez złożenie deklaracji lub korekt deklaracji wszelkie nieprawidłowości ujawnione w czasie kontroli, nie ma podstaw do wszczęcia postępowania.

Postępowanie karne skarbowe

Niestety, jest też jeszcze jedna opcja. W wyniku kontroli lub postępowania podatkowego mogą zostać ujawnione takie nieprawidłowości, które będą podstawą do wszczęcia postępowania karno-skarbowego. Jest to możliwe w przypadku podejrzenia popełnienia wykroczenia lub przestępstwa podatkowego. A wykroczeniem lub przestępstwem podatkowym w zależności od wagi czynu może być, np. utrudnianie wykonania czynności służbowych podczas kontroli.

O tym, czym są i co grozi za wykroczenie lub przestępstwo podatkowe, pisaliśmy w  dedykowanym artykule. Zachęcamy do lektury.

Urząd skarbowy a kontrola osoby prywatnej – czy każda nieprawidłowość podatkowa oznacza kontrolę?

Na koniec, chcemy Państwa uspokoić. Nie jest tak, że każdy, nawet drobny błąd w deklaracji podatkowej, sprawi, że zapuka do nas urzędnik z kontrolą.

Urzędy skarbowe oprócz kontroli podatkowej mają do dyspozycji jeszcze jedno narzędzie, służące do weryfikacji działań podatników. Mowa o czynnościach sprawdzających. Temu zagadnieniu poświęcony jest dział V Ordynacji podatkowej.

 Celem czynności sprawdzających jest, m.in.:

• sprawdzenie terminowości składania deklaracji i wpłacania podatków;
• weryfikacja formalnej oraz rachunkowej poprawności składanych dokumentów;
• ustalenie stanu faktycznego, by stwierdzić zgodność z przedstawionymi dokumentami.

W ramach czynności sprawdzających fiskus może żądać okazania dokumentów lub przeprowadzić oględziny mieszkania (za zgodą podatnika i w ustalonym terminie), by potwierdzić prawo do ulg, np. inwestycyjnych, na Internet.

Warto dodać, że drobne błędy w deklaracjach podatkowych urzędnicy mogą korygować samodzielnie, pod warunkiem że kwota korekty nie przekroczy 5000 zł. Podatnik otrzymuje w takiej sytuacji kopię już skorygowanego dokumentu i w ciągu 14 dni od doręczenia ma prawo wnieść ewentualny sprzeciw do organu, który dokonał korekty.

Natomiast, jeśli błędy dotyczą kwoty powyżej 5000 zł, urzędnik musi skontaktować się z podatnikiem. Wówczas to składający deklarację ma obowiązek złożyć wyjaśnienia i poprawić błędy.

Przepisy nie regulują dokładnie przebiegu czynności sprawdzających. Z pewnością mają one mniej formalny charakter niż kontrola podatkowa i najczęściej nie są powodem do stresu. W przypadku wykrycia nieprawidłowości możemy spodziewać się, np. telefonu ze skarbówki lub kontaktu drogą elektroniczną. Urzędnik przedstawi nam problem i wezwie nas do uzupełnienia/złożenia deklaracji, dostarczenia dokumentów, czy udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. Zdarza się, że całą sprawę da się załatwić nawet bez wizyty w urzędzie.   

Oczywiście, jeśli w ramach czynności sprawdzających urzędnik wykryje jakieś poważne błędy, może to skutkować kontrolą, bądź wszczęciem postępowania podatkowego lub karno-skarbowego.