Sporo osób, mówiąc o własnej firmie, ma na myśli jednoosobową działalność gospodarczą. Nic dziwnego, jest to najprostsza i najczęściej wybierana forma prawna w Polsce. Postanowiliśmy więc zebrać w jednym miejscu najważniejsze kwestie dotyczące JDG. Jednoosobowa działalność gospodarcza – czym jest? Jakie prawa i obowiązki ma jej właściciel? Wyjaśniamy.
Zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców mianem działalności gospodarczej można określić zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły.
Warto wiedzieć, że w różnych aktach prawnych można znaleźć różne definicje. Dla przykładu, według Ordynacji podatkowej działalność gospodarcza to każda działalność zarobkowa.
Główną cechą odróżniającą JDG od innych form działalności jest ryzyko związane z jej prowadzeniem. Wszelkie decyzje dotyczące firmy podejmuje osoba fizyczna wykonująca działalność, czyli właściciel firmy. To on jest odpowiedzialny całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy.
Zatem JDG musi:
Działalność gospodarczą w Polsce może prowadzić każdy na równych zasadach. Jednak składając wniosek do CEIDG, trzeba podpisać oświadczenie, że nie mamy zakazu prowadzenia działalności i tak naprawdę, jedynie osoby z tym zakazem nie mogą otworzyć JDG w Polsce. Co ciekawe, przeszkodą do założenia firmy jednoosobowej nie jest nawet brak pełnoletności, brak polskiego obywatelstwa, czy pobieranie emerytury.
Osoby niepełnoletnie mają prawo założyć własną firmę, jednak nie będą mogły prowadzić jej samodzielnie. Przy podejmowaniu wielu kluczowych decyzji, konieczna będzie zgoda przedstawiciela ustawowego i/lub sądu. Do czynności gdzie zgoda opiekuna będzie wymagana należ m.in.:
Co istotne, wniosek o założenie działalności będzie musiał złożyć opiekun prawny i konieczna w tym przypadku jest forma papierowa (w urzędzie gminy właściwej dla miejsca prowadzenia działalności). Jako młodociany przedsiębiorca podlegamy pod ZUS i w przypadku działalności musimy odprowadzać odpowiednie składki, oczywiście możemy skorzystać z Ulgi na start lub działalności nierejestrowanej.
Natomiast obywateli państw członkowskich UE i EOG obowiązują takie same zasady otwierania i prowadzenia JDG, jak Polaków. Osoby spoza UE i EOG muszą dodatkowo posiadać tytuł pobytowy (np. zezwolenie na pobyt czasowy, czy stały).
Działalność gospodarczą mogą zarejestrować także osoby, które osiągnęły wiek emerytalny (65 lat – mężczyźni, 60 lat – kobiety) i pobierają z tego tytułu świadczenie z ZUS. Nie obowiązuje ich nawet żaden limit dochodu. Jedynie osoby, które przeszły na tzw. wcześniejszą emeryturę, muszą pilnować, by ich dochód z JDG nie był wyższy niż 70% przeciętnego miesięcznego krajowego wynagrodzenia. Jeśli przekroczą ten próg, wysokość emerytury ulegnie zmniejszeniu, a w sytuacji, kiedy osiągną dochód ponad 130% przeciętnego miesięcznego krajowego wynagrodzenia – emerytura zostanie wstrzymana.
Nie każdą działalność trzeba rejestrować. Nie muszą tego robić osoby fizyczne, które:
Mogą one prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną. Jednak w razie przekroczenia limitu przychodów trzeba zarejestrować firmę w ciągu 7 dni.
Poza tym są także rodzaje działalności nie wymagające rejestracji. Zaliczamy do nich, m.in.:
Zatem każdy, kto nie spełnia ww. kryteriów, a chce działać „na własną rękę”, ma obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą.
W Polsce obowiązuje duża swoboda prowadzenia działalności gospodarczej. Własną firmę w Polsce może otworzyć bezpłatnie każdy, kto nie ma zakazu prowadzenia działalności. Od tej reguły są jednak wyjątki. Chodzi o tzw. reglamentację działalności gospodarczej. W przypadku niektórych branż oprócz pozytywnie rozpatrzonego wniosku o wpis do CEIDG, do prowadzenia biznesu wymagana jest zgoda odpowiedniego organu (koncesja, licencja, zezwolenie, wpis do rejestru działalności regulowanej).
By uzyskać taką zgodę, najczęściej trzeba spełnić konkretne wymagania. Mogą one dotyczyć wykształcenia, wieku, niekaralności, warunków lokalowych, uprawnień zawodowych, czy zdania testów psychofizycznych.
Co ważne, wniosek o wydanie takiej zgody najczęściej oznacza dodatkowe koszty związane, np. z uiszczeniem opłaty skarbowej. Składa się go już po zarejestrowaniu działalności w CEIDG.
O koncesję muszą postarać się osoby, planujące:
Koncesję wydaje właściwy dla danej branży organ, np. chcąc organizować przewozy lotnicze, musimy złożyć wniosek do Urzędu Lotnictwa Cywilnego, a żeby móc prowadzić radio i telewizję – do Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji. Można ją otrzymać na czas określony od 5 do 50 lat (lub krótszy na wniosek przedsiębiorcy).
Wysokość opłaty za udzielenie koncesji zależy od wielu czynników (np. branży) i może wynosić od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Warto wiedzieć, że do wniosku często trzeba dołączyć szereg załączników, których zdobycie również może oznaczać dodatkowe koszty.
Co ważne, organ koncesyjny ma prawo odmówić wydania koncesji (decyzja ma charakter uznaniowy), nawet jeśli przedsiębiorca spełni wszystkie wymagania. Dzieje się tak wtedy kiedy urzędnik/organ stwierdzi, że, np. przyszła działalność sprzeciwia się z interesem publicznym (m.in.: zagraża bezpieczeństwu państwa).
Potocznie mówi się, że, by sprzedawać alkohol, potrzebna jest koncesja. Tak naprawdę wystarczy zezwolenie, które jest mniej rygorystyczne niż koncesja. Muszą je uzyskać także osoby, które zamierzają, m.in.:
W tym przypadku także składa się wniosek do organu odpowiedniego dla danej branży (np. urzędu skarbowego, Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego, starostwa, urzędu miasta/gminy). Jednak w odróżnieniu od koncesji, jeśli przedsiębiorca spełni wszystkie wymagania niezbędne do prowadzenia określonej działalności, urząd ma obowiązek udzielić zezwolenia.
By otrzymać takie zezwolenie, również trzeba wnieść stosowną opłatę. Jej wysokość zależy od tego, czego dotyczy zgoda i może wynosić kilkanaście, ale także kilka tysięcy złotych.
Licencja jest traktowana podobnie jak zezwolenie. Najczęściej dotyczy działalności, do prowadzenia których wymagane jest określone wykształcenie bądź uprawnienia, np. adwokatów, rzeczoznawców, doradców podatkowych, architektów.
W określonych przypadkach trzeba postarać się o wpis do rejestru działalności regulowanej, czyli jawnej bazy danych. Jeśli firma znajdzie się w takim rejestrze, oznacza, że spełniła wszystkie warunki wymagane do prowadzenia danej działalności. Wniosek o wpis muszą złożyć osoby, które planują prowadzić, m.in.:
Trzeba go skierować do odpowiedniej instytucji i wnieść opłatę. Zaświadczenie o dokonaniu wpisu jest wydawane w ciągu 7 dni od dnia przyjęcia wniosku.
By założyć jednoosobową działalność gospodarczą, wystarczy złożyć jeden wniosek o wpis do CEIDG. Można to zrobić:
Dokładniejszą instrukcję znajdziecie w artykułach: Jak założyć firmę jednoosobową? oraz Jak założyć działalność gospodarczą online?
Zarówno numer NIP, jak i REGON służą do identyfikacji przedsiębiorcy. Jednak wykorzystywane są do nieco innych celów: NIP – podatkowych, a REGON – głównie statystycznych. NIP nadaje naczelnik urzędu skarbowego, a REGON – Główny Urząd Statystyczny. Każdy właściciel firmy musi posiadać oba numery. Jak je zdobyć?
Wystarczy założyć działalność. Wniosek o wpis do CEIDG to jednocześnie wniosek o nadanie tych numerów. Oznacza to, że oprócz rejestracji w CEIDG, nie trzeba już nic więcej robić. NIP powinien zostać uzupełniony we wpisie w ciągu 1 dnia roboczego, a REGON – w ciągu 7 dni roboczych.
Jeśli, zakładając działalność, przedsiębiorca miał już wcześniej nadany NIP – pozostanie on taki sam.
Własna firma to brak szefa i szansa na większe zarobki, ale także szereg obowiązków, takich jak:
Musi je wypełniać bez wyjątku każdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Jednak w zależności od branży, wysokości sprzedaży, czy rodzaju oferowanych towarów i usług przedsiębiorca może mieć także dodatkowe obowiązki, związane, np. z podatkiem VAT, kontem firmowym, czy kasą fiskalną.
Poniżej szerzej wyjaśniamy najważniejsze kwestie dotyczące obowiązków właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej.
Warto wiedzieć!
Osoba prowadząca JDG może zatrudniać pracowników. Jednak w momencie, kiedy staje się pracodawcą, poszerza się zakres obowiązków. Właściciel JDG musi wówczas dopełnić formalności związanych, np. z podpisaniem odpowiedniej umowę z pracownikiem, zgłoszeniem do ZUS, czy BHP.
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą są podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Muszą więc rozliczać się z urzędem skarbowym. Mogą jednak zdecydować, na jakich zasadach będą to robić. Co ważne, ten wybór zaważy także na sposobie prowadzenia księgowości. Oto możliwe rozwiązania:
Więcej szczegółów na temat form opodatkowania znajdziecie w dedykowanym artykule nt. form opodatkowania.
ZUS rejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek automatycznie na podstawie wpisu do CEIDG. Oprócz tego trzeba jeszcze zgłosić się do ubezpieczeń. Można to zrobić już w momencie składania wniosku do CEIDG lub dopełnić tych formalności później (w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności).
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą opłacać składki ZUS do 20. każdego miesiąca. W jakiej wysokości? To zależy, m.in. od osiąganych dochodów, wybranej formy opodatkowania oraz przysługujących ulg.
Jeśli podejmujemy działalność gospodarczą po raz pierwszy lub ponownie, o ile od zakończenia lub zawieszenia poprzedniej działalności minęło co najmniej 60 miesięcy, możemy skorzystać z „ulgi na start”. Wówczas przez pierwszych 6 miesięcy opłacamy wyłącznie składkę zdrowotną (o tym, ile wynosi w 2024 roku, piszemy poniżej).
Po upływie tego okresu, przez kolejne 24 miesiące możemy płacić, tzw. składki preferencyjne (od zadeklarowanej kwoty, ale nie mniejszej niż 30% minimalnego wynagrodzenia). W 2024 roku będzie to co najmniej 402,65 zł (styczeń-czerwiec) i 408,16 zł (lipiec-grudzień). Co ważne, są to składki wyłącznie na ubezpieczenie społeczne. Do tego należy doliczyć składkę zdrowotną.
Jeśli po 2,5 roku prowadzenia działalności będziemy osiągać przychody niższe niż 120 tys. zł rocznie, nadal mamy prawo płacić niższe składki, czyli „mały ZUS plus”. Co ważne, oprócz kryterium dochodu są jeszcze dodatkowe czynniki, warunkujące przyznanie ulgi. W przypadku „małego ZUS-u plus” podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne nie może być niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia i nie wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.
Natomiast, osiągając przychody wyższe niż 120 tys. zł rocznie lub w sytuacji, kiedy ulga nam nie przysługuje, trzeba opłacać składki w pełnej wysokości. Najniższa podstawa, od której obliczane są składki to 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Zatem w 2024 roku, tzw. duży ZUS wynosi 1600,27 zł. Oczywiście do tego trzeba jeszcze dodać składkę zdrowotną.
Jak widać, to, ile ostatecznie będziemy odprowadzać do ZUS, zależy w dużej mierze od składki zdrowotnej. Na jej wysokość wpływa forma opodatkowania i osiągane dochody.
W przypadku rozliczania się na zasadach ogólnych składka zdrowotna stanowi 9% dochodu uzyskanego w poprzednim miesiącu. Jednak, co ważne, podstawa wyliczenia nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie. Zatem od stycznia 2024 roku podstawą będzie kwota 4242 zł, a minimalna składka zdrowotna wyniesie 381,78 zł.
W tym miejscu warto dodać, że choć w 2024 roku wysokość minimalnego wynagrodzenia zmieni się dwukrotnie, to minimalna składka zdrowotna będzie taka sama przez cały okres składkowy.
Osoby, które jako formę opodatkowania wybrały podatek liniowy, płacą składkę zdrowotną w wysokości 4,9% dochodu uzyskanego w poprzednim miesiącu. Jednak tak jak wyżej, nie może być to mniej niż 9% minimalnego wynagrodzenia, czyli 381,78 zł.
Inaczej wygląda sytuacja przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Co prawda również wynosi 9% podstawy wymiaru składki, jednak tutaj podstawą jest procentowy wskaźnik przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego (w 2024 roku obowiązuje kwota 7767,85 zł). Natomiast to, jaki wskaźnik będzie miał zastosowanie w przypadku danej działalności, zależy od przychodów osiągniętych od początku roku kalendarzowego:
Zatem w 2024 roku składka zdrowotna przy ryczałcie wyniesie odpowiednio: 419,46 zł; 699,11 zł i 1258,39 zł.
Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej ma obowiązek posiadać konto bankowe, dzięki któremu będzie mógł rozliczać się z kontrahentami, ZUS-em, czy urzędem skarbowym. Jednak w przepisach nie ma wzmianki o tym, że musi być to rachunek firmowy. Teoretycznie więc, właściciele JDG mogą posługiwać się prywatnym ROR-em.
Natomiast konto firmowe muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT i dokonują transakcji z wykorzystaniem mechanizmu split payment. Jest także ważne ze względu na tzw. białą listę podatników VAT. Więcej na ten temat przeczytacie w artykule czy przy prowadzeniu firmy jest wymagane konto frimowe.
W tym miejscu należy dodać, że choć sporo właścicieli JDG nie ma obowiązku posiadać oddzielnego rachunku do celów biznesowych, to warto taki założyć. Dlaczego? Ponieważ daje nam on klarowny obraz sytuacji finansowej naszej firmy. Ułatwi także sprawę w przypadku kontroli z ZUS, czy US. Poza tym rachunek firmowy otwiera drogę do wielu produktów i narzędzi przydatnych do prowadzenia biznesu, np. faktoring, leasing. Co ważne, nie zawsze takie konto oznacza dodatkowe koszty. Ciekawe oferty znajdziecie w naszym rankingu kont firmowych.
Nie ma żadnych przepisów, które nakładałyby na przedsiębiorcę obowiązek posiadania pieczątki firmowej. W teorii, wiążącym potwierdzeniem oświadczenia woli jest podpis (nie pieczęć), a przedsiębiorcę identyfikuje się na podstawie nazwy firmy i NIP-u. Jednak w praktyce bywa różnie.
Na wielu umowach, wnioskach i innych dokumentach jest miejsce na pieczątkę. Na drukach urzędowych można po prostu wpisać tam: „nie posiadam pieczątki” i jedynie złożyć podpis. A w razie sprzeciwu urzędnika zapytać, w oparciu o jaką podstawę prawną wymaga od nas pieczątki.
Trudniej może być w kontaktach z bankiem, czy inną firmą, np. oferująca leasing, czy ubezpieczenie. Często mają one wewnętrzne regulaminy, a w nich zapisy mówiące o tym, że do podpisania umowy z przedsiębiorcą niezbędna jest pieczątka.
Wniosek – pieczątka firmowa nie jest obowiązkowa, ale w niektórych sytuacjach może się przydać.
Podatnicy, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług mają obowiązek zarejestrować się do VAT. Natomiast pozostali podatnicy mogą wybrać, czy chcą zostać czynnymi podatnikami VAT, czy wolą skorzystać ze zwolnienia:
Warto wiedzieć, że rejestracja do VAT oznacza dodatkowe obowiązki. Trzeba, np.:
Są także plusy. Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, ma prawo odliczać podatek VAT od zakupów, co może okazać się szczególnie korzystne dla firm, które ponoszą duże koszty i sporo inwestują. Temat szerzej opisaliśmy w artykule – obowiązek rejestracji na potrzeby podatku VAT.
Szczegółową odpowiedź na to pytanie możemy znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Czytamy tam, że nie muszą posiadać kasy fiskalnej podatnicy, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 tys. zł.
Oprócz tego obowiązuje zwolnienie przedmiotowe (bez względu na ww. limit). Dotyczy ono, m.in. podatników, którzy: świadczą usługi telekomunikacyjne; usługi ubezpieczeniowe i finansowe; usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli ich świadczenie zostało udokumentowane fakturą; usługi administracji publicznej i obrony narodowej; prowadzą czynności notarialne.
Co ważne, rozporządzenie zawiera także listę czynności, które są objęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych bez względu na wartość sprzedaży. Zaliczmy do nich, m.in.: usługi fryzjerskie i kosmetyczne, doradztwa podatkowego, taksówek, wymiany opon.
Każdy, kto chce „przejść na swoje”, musi zdecydować, w jakiej formie prawnej będzie prowadził swój biznes. Warto wiedzieć, że choć przyszli przedsiębiorcy najczęściej wybierają jednoosobową działalność gospodarczą, to nie jest to jedyna możliwość. Firmę można prowadzić także w formie spółki:
Oczywiście, każda z ww. form prawnych ma swoje wady i zalety. Dla przykładu, przy spółce z .o.o. należy zgromadzić wymagany kapitał i przebrnąć przez bardziej skomplikowany proces rejestracji, jednak nie trzeba potem płacić składek ZUS. Biorąc pod uwagę, obecną wysokość składek, w niektórych przypadkach może być to bardziej opłacalne rozwiązanie niż JDG.
Warto więc zapoznać się z zasadami funkcjonowania poszczególnych form prawnych i podjąć świadomą decyzję.
Jednoosobowa działalność gospodarcza to działalność, którą osoba fizyczna wykonuje we własnym imieniu i ponosi za nią pełną odpowiedzialność. Taka działalność musi być nastawiona na zysk i być wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.
Firma to tak naprawdę nazwa danej działalności. Zgodnie z Kodeksem cywilnym przedsiębiorca (tj. np. właściciel JDG) działa pod firmą, a firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko.
Główne minusy jednoosobowej działalności gospodarczej to: obowiązek odprowadzania składek ZUS oraz odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy.
Tak, taka sytuacja jest prawnie dopuszczalna, jednak istnieją pewne ograniczenia w tej kwestii. W przypadku wielu czynności niezbędna będzie zgoda opiekuna/przedstawiciela prawnego.
Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą, należy zgłosić się do odpowiedniego urzędu, złożyć wniosek online w CEIDG lub dokonać rejestracji przez bank zakładając jednocześnie rachunek firmowy. We wniosku musimy podać m.in. dane osobowe, nazwę firmy, adres siedziby, PKD, itp.
Do głównych kosztów będzie należał ZUS – od kilkuset złotych (przy uldze na start) do ponad 1980 zł w przypadku „dużego Zusu” . Tak naprawdę górna granica zależy od dochodu (przy skali podatkowej składka zdrowotna jest zmienna). Oprócz tego musimy liczyć się z kosztem księgowej czy ewentualnego prowadzenia rachunku firmowego. To tylko te podstawowe koszty.
Tak, wiele osób prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą obok pracy na etacie. Dzięki takiemu rozwiązaniu, w przypadku zarobków na poziomie pensji minimalnej, nie będziemy musieli płacić składek na ubezpieczenie społeczne. Warto jednak upewnić się, że nie naruszamy regulacji dotyczących konfliktu interesów lub klauzul o zakazie konkurencji.
Źródła:
Prawo przedsiębiorcy – należy wybrać tekst ujednolicony
Rozporządzenie o profilu zaufanym
Ustawa o centralnej ewidencji działalności gospodarczej