Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna

Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna – kiedy jest wymagana?

Przedsiębiorcy, prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych( nie posiadających jednoosobowej działalności gospodarczej czy rolników ryczałtowych) muszą, zgodnie z przepisami, rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej. Z kasami spotykamy się wszędzie tam, gdzie za zakup dostajemy paragon. Tak jest w każdym stacjonarnym sklepie czy w kasach biletowych lub pojazdach komunikacji zbiorowej. Często również w przypadku zakupów online, paragon włożony jest do paczki, którą otrzymujemy. Czy oznacza to, że zakładając sklep internetowy trzeba zaopatrzyć się w kasę fiskalną? Sprawdzamy?

Sprzedaż internetowa – czy trzeba mieć kasę fiskalną?

Ewidencja sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wiąże się z szeregiem obowiązków związanych z dokumentacją. Na szczęście przepisy zawarte w Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. pozwalają w pewnych przypadkach na uniknięcie ewidencji przy sprzedaży online. Tacy sprzedawcy mają możliwość wystawiania faktur w miejsce paragonów fiskalnych (dla klientów indywidualnych). Istnieją pewne wyjątki dla tej reguły oraz musimy spełnić określone warunki.

Możliwość taką mają tylko ci sprzedawcy, którzy prowadzą jedynie sprzedaż wysyłkową (bez możliwości odbioru osobistego w punkcie) i przyjmują zapłatę jedynie na konto bankowe. Jeśli więc ktoś umożliwia odbiór osobisty z płatnością przy odbiorze np. kartą debetową musi niestety zarejestrować to na kasie fiskalnej. Ponadto w rozporządzeniu znajduje się również lista produktów, których sprzedaż należy bezwzględnie rejestrować na kasie.

Limit sprzedaży a sprzedaż internetowa

Podstawowy przepis w rozporządzeniu przewidujący zwolnienie z używania kasy fiskalnej, w przypadku osiągania obrotu na poziomie do 20 000 zł. Obejmuje on jednak tylko i wyłącznie sprzedawców stacjonarnych. W przypadku sprzedaży online podlegamy pod inne zapisy ustawa, w takim przypadku sprzedaż bez rejestracji na kasie fiskalnej jest możliwa bez limitu. O ile spełniamy warunki określone w przepisach prawa, co nie zawsze jest możliwe. Warto zaznaczyć, iż osobna kwestią jest obowiązek rejestracji na potrzeby podatku VAT, który wynika z innej ustawy.

Płatność kartą a kasa fiskalna

Zazwyczaj internetowi sprzedawcy umożliwiają klientom różne formy zapłaty za dokonane zakupy. Chodzi o danie im wyboru, co sprawia, że szansa na dokonanie transakcji wzrasta. Jeśli jednak chcemy prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, musimy pamiętać, że nie możemy zaoferować klientom żadnej formy płatności niebędącej bezpośrednią płatnością na konto. Oprócz płatności osobistej gotówką do niedawna nie można było oferować klientom płatności kartą, która była uznawana przez Izbę Skarbową za transakcję gotówkową. Jednak Indywidualna interpretacja podatkowa wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej 1 lutego 2018 roku sprawia, że sprzedawca nie traci już zwolnienia z kasy fiskalnej oferując klientom płatność kartą.

Pozostaje jeszcze kwestia zamówień z dostawą za pobraniem. W tej sytuacji jest to nadal sprzedaż wysyłkowa, ale klient płaci za zakup gotówką do rąk kuriera. Jednak tutaj również nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej, gdyż firma kurierska dokonuje później zbiorczej płatności za dostarczone towary w formie przelewu na konto sprzedawcy.

Konieczne jest jednak zawarcie przez firmę kurierską w opisie przelewu listy wszystkich sprzedanych towarów wraz z ich cenami, a także danymi nabywców. Wszystko musi być czytelne i precyzyjnie wskazane. Podobnie sprawa wygląda w przypadku płatności przelewem tradycyjnym, natychmiastowym lub Paypal’em. W tytule przelewu musi znaleźć się nazwa zakupionego przez klienta produktu. Bardzo ważne jest także to, że przelew nie może zostać dokonany przez inną osobę niż faktyczny nabywca produktu.

Towary bezwzględnie podlegające rejestracji na kasie fiskalnej

W Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów znajduje się pełna lista produktów, których sprzedaż bezwzględnie musi być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej. W tym przypadku mówimy, o ewidencji już od 1 złotówki przychodu. Zwolnieniu z ewidencji na kasie nie podlegają następujące produkty:

• wody toaletowe i perfumy;
• nośniki danych cyfrowych i analogowych, zarówno zapisane, jak i niezapisane;
• alkohol i wyroby tytoniowe;
• sprzęt fotograficzny z wyłączeniem akcesoriów i części;
• sprzęt telekomunikacyjny, radiowy oraz telewizyjny z wyłączeniem anten i innych części do sprzętów;
• przyczepy, naczepy oraz ich części i pojazdy bez napędu;
• nadwozia do pojazdów silnikowych oraz samych silników;
• wyroby z metali szlachetnych lub je zawierających;
• paliwa, gaz, a także ich mieszanki i materiały mogące być w tej formie użyte;

Pełna treść rozporządzenia dostępna w linku. Wystarczy zescrollować na 2 stronę i mamy dokładną listę. Warto zapoznać się z tą częścią dokumentu przed rozpoczęciem jakiegokolwiek handlu online. Co istotne, wystarczy, że sprzedamy 1 sztukę danego towaru i już cała nasza sprzedaż musi być rejestrowana na kasie fiskalnej. Nawet, gdy dana transakcja miała charakter incydentalny (ale została zarejestrowana w ewidencji sprzedaży naszej działalności). Warto sprawdzić, kto jeszcze jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej?

Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna

Zazwyczaj paragon fiskalny jest przekazywany klientowi w momencie otrzymania zapłaty za zakup. Tak jest w przypadku przedpłaty i transakcji gotówkowych, kiedy paragon jest wysyłany wraz z towarem. Jednak przepisy prawne nie precyzują dokładnie kwestii wydawania paragonów przy płatności przy odbiorze. Co do zasady transakcja powinna zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Obowiązek podatkowy powstaje zaś w dniu dokonania dostawy towaru, jeśli dostawa następuje wcześniej niż zapłata lub w dniu otrzymania przez sprzedawcę zaliczki z tytułu płatności. Za każdym razem należałoby więc określić, kiedy miała miejsce dostawa towaru, a więc powstał obowiązek podatkowy. W praktyce jednak paragony wystawia się w momencie wysyłki towaru. Dla klienta paragon to bardzo ważny dokument. To namacalny dowód zakupu, który jest niezbędny w momencie np. reklamacji produktu.

Faktura zamiast paragonu w sklepie internetowym

Jeśli mamy pewność, iż nasza sprzedaż online nie podlega obowiązkowi rejestracji na kasie fiskalnej, możemy, jako dowód sprzedaży powinniśmy wystawiać fakturę imienną. Dokument jest standardową formą rozliczeń transakcji między firmami (B2B), jednak może być również stosowana dla rozliczania transakcji między firmą a klientem indywidualnym (B2C). Są jednak pewne różnice. Na fakturze dla klientów indywidualnych nie wpisujemy numeru NIP, gdyż zazwyczaj osoby fizyczne nie mają go przypisanego. Zazwyczaj na różnych dokumentach dla osób fizycznych wpisywany jest zamiast NIP-u numer PESEL.

Na fakturze jednak nie ma obowiązku wpisywania numeru Pesel. Fakturę imienną można wysłać do klienta razem z przesyłką, zwłaszcza wtedy, gdy dokonał on przedpłaty za towar. Co ciekawe nie musi to być papierowy dokument. Faktura może zostać wysłana na adres e-mail klienta. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku zamówień za pobraniem. Jednak formę otrzymania faktury klient musi zaznaczyć podczas dokonywania zakupów w sklepie. Wystawienie faktury imiennej nie jest obowiązkowe, ale trzeba to zrobić zawsze, na życzenie kontrahenta. Wielu sprzedawców automatycznie dołącza ją do każdej przesyłki.

Konto do dyspozycji urzędu skarbowego

Sprzedaż bez konieczności ewidencjonowania jej na kasie fiskalnej jest bez wątpienia wygodniejsza i prostsza. Jednak nie jest tak różowo, jak mogłoby się wydawać. Każdy sprzedawca internetowy prowadzący sprzedaż bez kasy fiskalnej ma obowiązek udostępnić swoje konto bankowe do wglądu urzędu skarbowego. O tym czy firma musi posiadać konto firmowe pisaliśmy w osobnym artykule. Jednak z powyższych względów polecamy założyć dedykowane konto firmowe celem rozliczania tego typu transakcji. Warto sprawdzić, ewentualne opłaty i koszty związane z rachunkiem przed podpisaniem umowy. Dobrym źródłem informacji jest ranking kont dla przedsiębiorców.

W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprzedaży, urząd będzie miał prawo do analizy wyciągów z konta. Od momentu wprowadzenia nowego ładu urząd skarbowy może zajrzeć na nasze konto bez uprzedniej informacji (zarówno w przypadku firm jak i osób fizycznych).

System wystawiania paragonów zamiast klasycznej kasy

Klasyczne kasy fiskalne to niemały koszt dla przedsiębiorcy, zwłaszcza dopiero zaczynającego przygodę ze sprzedażą produktów. Istnieją jednak specjalne systemy księgowości online, które umożliwiają wystawienie paragonów. Dzięki temu zamiast klasycznej kasy fiskalnej wystarczy posiadać komputer oraz drukarkę fiskalną do paragonów. Nie rekomendujemy żadnego systemu i polecamy weryfikacje opcji we własnym zakresie.

Taki system księgowy umożliwia skonfigurowanie każdego rodzaju faktury, w tym paragonów fiskalnych, zgodnie z danymi klienta, numeracją dokumentów i innymi podstawowymi parametrami. W takim przypadku do komputera wystarczy podpiąć drukarkę fiskalną i można natychmiastowo drukować paragony, a nawet raporty dobowe czy miesięczne. Rejestracja zakupów i wystawianie paragonów jest więc w dzisiejszych czasach naprawdę niezwykle proste. Każdy powinien poradzić sobie z tym bez problemów, dlatego nie trzeba załamywać się brakiem możliwości zwolnienia z ewidencji zakupów na kasie fiskalnej. Warto pamiętać, że daje to możliwość oferowania szerszego wyboru sposobów dostawy czy zapłaty. W przypadku sprzedaży bez kasy jest on nieco ograniczony, co może wpłynąć na chęci dokonywania zakupów przez klientów.

FAQ

Autor artykułu

Maciek Król

Pozostałe publikacje autora

Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.