Kasa Fiskalna – kto musi mieć?

Kasa fiskalna – kto musi ją mieć?

Kasa fiskalna to w wielu przypadkach niezbędne narzędzie pracy. W wielu przypadkach, już od pierwszej wykonanej transakcji mamy obowiązek ewidencjonować sprzedaż. Z drugiej strony nowe lub małe firmy mogą korzystać ze zwolnienia ze względu na małe obrotu lub rodzaj prowadzonej działalności. Kasy fiskalnej nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi tylko na rzecz firm lub organizacji bądź organów administracji samorządowej oraz państwowej. Warto zaznaczyć, iż zgodnie z przepisami z 2018 roku, przedsiębiorcy powinni stosować kasy fiskalne online. Obowiązek zakupu tego typu kasy dotyczy wszystkich od 2023 roku. Co istotne, obecne kasa fiskalna w wielu przypadkach może być dalej w eksploatowana do momentu wyeksplatowania. Za to nowi przedsiębiorcy muszą kupować te w wersji online. Jeżeli dopiero planujemy rozpocząć działalność gospodarcza warto sprawdzić ewentualne formy opodatkowania oraz różnice w 2 najpopularniejszych formach prowadzenia działalności (Spółka z o.o. a JDG). Kto zatem musi mieć wg obowiązujących przepisów kasę fiskalną?

Czym jest w ogóle kasa fiskalna?

Kasa fiskalna jest zwana inaczej kasą rejestrującą i jest to elektroniczne urządzenie służące do rejestracji transakcji, na potrzeby ewidencji podatków – dochodowego oraz VAT. Kasę fiskalną możemy spotkać praktycznie w każdym sklepie stacjonarnym czy lokalu usługowym. Kupując coś przez internet również w wielu przypadkach otrzymujesz paragon fiskalny. Przedsiębiorcy rejestrujący swoją sprzedaż na kasie fiskalnej nie wystawiają faktur, ewentualnie taki dokument jest wystawiany na życzenie klienta/kontrahenta. Dowodem zakupu dla indywidualnego klienta, nieposiadającego działalności gospodarczej jest paragon, na którym wyszczególnione są wszystkie zakupione produkty, ewentualny podatek VAT i całkowita kwota do zapłaty. Kupujący nie ma obowiązku przechowywania paragonów. Warto to robić w przypadku zakupu droższych rzeczy, np. elektroniki. Na podstawie paragonu, możemy dokonać ewentualnej reklamacji naszego zakupu. Sklep natomiast musi przechowywać wydruki z kasy fiskalnej – raporty dzienne czy miesięczne. Ma to na celu dokumentacje sprzedaży danego przedsiębiorcy.

Z perspektywy przedsiębiorcy, nasza kasa może być zintegrowana z innymi urządzeniami np. terminalem płatniczym. W tym przypadku transakcje, gdzie płatność odbywa się przy użyciu karty kredytowej czy debetowej są znacznie efektywniej realizowane.

Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z artykułem 111 tej właśnie ustawy, rejestrować sprzedaż za pomocą kasy muszą przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Jednak od tych zasad istnieją, pewne wyjątki. i są przedsiębiorcy, którzy mogą zostać zwolnieni z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jednocześnie warto sprawdzić inną kwestię, czyli obowiązek rejestracji firmy na cele podatku VAT. Być może oprócz kasy fiskalnej, będziemy musieli zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Zwolnienia z używania kasy fiskalnej

Kiedy przedsiębiorca nie musi mieć kasy fiskalnej?

Pierwszym takim przypadkiem jest sprzedaż zwolniona z ewidencji. Pełna lista transakcji/działalności zwolnionej dostępna jest w rozporządzeniu Ministra finansów z 2018r. Po kliknięciu w link wystarczy przejść na 6-7 stronę, gdzie mamy tabele z wyszczególnionymi transakcjami. Wśród transakcji zwolnionych znajdziemy m.in:

• Sprzedaż wysyłkową online – w przypadku zapłaty na konto (podlega pod to również płatność kartą w internecie) oraz realizowania dostawy kurierem/wysyłkowo. Konkretne informacje o tym, znajdziecie w artykule Sprzedaż online a kasa fiskalna.
• usługi ubezpieczeniowe i finansowe
• usług związanych z rolnictwem i chowem zwierząt
• usług związanych z odpadami (m.in. obróbka, zagospodarowanie, przetwarzanie), rekultywacją terenów
• usługi rekreacyjne – obozowiska dla dzieci
• wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi

Lista jest dość długa o pozycji jest znacznie więcej. Warto się z nimi zapoznać samemu.

Drugi przypadek to sprzedaż poniżej limitu 20 tyś zł w danym roku. Przy czym, jeśli firma rozpoczęła sprzedaż w trakcie obecnego roku podatkowego, obrót nie może być większy niż 20 000 złotych w proporcji do okresu wykonywania tej sprzedaży w obecnym roku podatkowym. W przypadku tak małej firmy, warto sprawdzić czy nie łapiemy się przypadkiem na działalność nierejestrowaną.

Problematyczna jednak staje się kwestia, kiedy firma prowadzi zarówno sprzedaż zwolnioną z ewidencjonowania, jak i tę niepodlegającą zwolnieniu. W takiej sytuacji zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przysługuje tylko wtedy, jeśli udział obrotów ze sprzedaży zwolnionej w ogólnej kwocie obrotów w poprzednim roku był wyższy niż 80%. Po drugie zaś z obowiązku posiadania kasy fiskalnej zwalnia również przedsiębiorcę obrót ze sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie był większy niż 20 000 złotych.

Przedsiębiorstwa wyłączone bezwzględnie ze zwolnienia z kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej wskazuje pewne grupy przedsiębiorców, które są wyłączone ze zwolnienia i mają bezwzględny obowiązek rejestrowania swojej sprzedaży za pomocą kasy od rozpoczęcia działalności gospodarczej. Muszą oni ewidencjonować obroty, jeśli wykonują którąś z następujących czynności:

• sprzedaż płynnego gazu;
• przewożenie pasażerów, również taksówkami, nawet jeśli przewozy nie są regularne;
• sprzedaż silników do motocykli i samochodów;
• sprzedaż urządzeń elektronicznych, komputerów i wyrobów optycznych;
• sprzedaż sprzętu fotograficznego, oprócz części i akcesoriów do takiego sprzętu;
• sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z wykorzystaniem tych metali, których dostawa nie może być zwolniona od podatku;
• sprzedaż nośników danych, zarówno cyfrowych, jak i analogowych;
• dostawa wyrobów przeznaczonych na sprzedaż, do użycia lub już używanych jako paliwa silnikowe lub dodatki do nich;
• sprzedaż wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych, z wyłączeniem tych dostarczanych na pokłady samolotów;

Oprócz tego na liście towarów i usług niepodlegających zwolnieniu z używania kasy fiskalnej, znajdują się jeszcze takie czynności, jak:

• naprawa pojazdów różnego rodzaju oraz wymiana opon;
• wykonywanie przeglądów technicznych samochodów i badań;
• wykonywanie usług medycznych przez lekarzy, dentystów, z wyjątkami wymienionymi w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów;
• usługi doradztwa podatkowego;
• usługi prawnicze, z wyłączeniem czynności notarialnych określonych w rozporządzeniu;
• usługi fryzjerskie oraz kosmetyczne;
• usługi gastronomiczne świadczone przez stacjonarne restauracje, bary, bistra i inne placówki, również te, które świadczą te usługi sezonowo (np. lodziarnie), a także usługi świadczone przez firmy cateringowe;
• usługi kulturalne oraz rozrywkowe, ale jedynie dotyczące wstępu na przedstawienia cyrkowe, do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki i sale taneczne;

W tym przypadku, nie możemy skorzystać nawet ze zwolnienia w przypadku małego obrotu (20 tyś zł rocznie). Już od pierwszej transakcji mamy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży. Warto o tym pamiętać, by nie narazić się na ewentualny mandat od urzędu skarbowego.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – kiedy trzeba ją zakupić?

To także kwestia, która spędza sen z powiek przedsiębiorcą. Od kiedy trzeba rejestrować swoją sprzedaż na kasie fiskalnej? To zależy od tego, czy przysługuje przedsiębiorcy jakiekolwiek zwolnienie. Jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność bezwzględnie wyłączoną ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej, musi zakupić i zainstalować kasę jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Następnie powinien rejestrować wszystko już od pierwszej transakcji. Natomiast w innej sytuacji są biznesmeni, których obejmuje zwolnienie do 20 000 złotych obrotów. Oni są zobowiązani do zakupu i instalacji kasy fiskalnej przed upływem terminu dwóch miesięcy od miesiąca, w którym doszło do przekroczenia tego limitu.

Jak księgować sprzedaż paragonową?

Sprzedaż ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej, to sprzedaż paragonowa, ponieważ dowodem dokonania przez klienta zakupu są tutaj drukowane przez kasę paragony. Jak należy taką sprzedaż księgować? Otóż księguje się ją na podstawie łącznego raportu z kasy fiskalnej. Może to być raport dzienny (z jednego dnia) bądź miesięczny (na koniec każdego miesiąca). Kiedy w życie weszła nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego VAT, JPK V7, raport z kasy posiada dodatkowe oznaczenie „RO”, które wykazuje się w części ewidencyjnej jednolitego pliku kontrolnego. Łączny raport okresowy powinien mieć nadany przez podatnika numer, jako nabywca należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA, a jako rodzaj sprzedaży w JPK V7 należy zaznaczyć opcję RO.

Zakup kasy fiskalnej

Zakładasz działalność gospodarczą i musisz kupić kasę fiskalną, bo masz obowiązek rejestrować na niej swoje obroty? Kasy fiskalne sprzedawane są przez firmy informatyczne lub sklepy z elektroniką. Jaką kasę wybrać? To zależy od rodzaju i wielkości firmy oraz spodziewanej wysokości obrotów. Kasy fiskalne różnią się liczbą PLU, czyli jednostek towarowych. Nawet jeśli prowadzimy niewielką firmę, warto wybrać kasę, która będzie mogła obsłużyć więcej o około 50% PLU obsługiwanych na początku działalności. Jest to o tyle istotna sprawa, gdyż kasę fiskalną można wymieniać zaledwie co 5 lat. Po zakupie kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania trzeba przeprowadzić jeszcze jej fiskalizację.

Jest to konieczne dla jej poprawnego działania i polega na synchronizacji modułu fiskalnego z pamięcią kasy. Bez tego nie uzyskasz dobowego raportu fiskalnego. Fiskalizacja jest przeprowadzana przez serwisanta obsługującego konkretną markę producenta bądź importera kas. Fakt fiskalizacji zarówno przedsiębiorca, jak i serwisant muszą zgłosić do urzędu skarbowego i jest na to 7 dni, a serwisant zostaje na stałe przypisany do danej kasy. Po zgłoszeniu urząd wydaje numer ewidencyjny dla kasy. Odpowiada mu tak zwana książka kasy. Zamiast kasy można wprowadzić w firmie drukarkę fiskalną. Jest to możliwe w firmie, która ma już swój program do zarządzania sprzedażą oraz wystawiania paragonów i faktur. Do obsługi drukarki wystarczy laptop lub tablet. Poniżej prezentujemy przykładowy paragon fiskalny

Ile kosztuje kasa fiskalna?

Zakup kasy fiskalnej to niestety spory koszt, na który trzeba być przygotowanym chcąc założyć np. sklep. Najdroższe kasy kosztują nawet kilka tysięcy złotych. Drukarki fiskalne są tańsze, ale do nich trzeba dokupić laptop lub tablet. Na szczęście można uzyskać zwrot pieniędzy za jej zakup. Obowiązek zawiadomienia o zakupie kasy fiskalnej urzędu skarbowego, nie tylko daje urzędowi kontrolę nad naszymi transakcjami, ale także umożliwia uzyskanie zwrotu dofinansowanie do 700 zł. Obecnie wszedł obowiązek stosowania kas fiskalnych online, które są droższe od ich standardowych odpowiedników

Oprócz kasy fiskalnej, warto mieć dobre konto bankowe. W działalności może nam się przydać np. terminal płatniczy lub inne usługi bankowe. Warto sprawdzić najlepsze konto firmowe i wybrać najbardziej odpowiednią oferte pod względem cenowym i zakresu ewentualnych usług.

FAQ

Autor artykułu

Maciek Król

Pozostałe publikacje autora

Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.