Jak sprawdzić kontrahenta w CEIDG?

W kontaktach biznesowych najlepiej kierować się zasadą ograniczonego zaufania. Przed nawiązaniem nowej współpracy lub podjęciem ważnej decyzji odnośnie stałego klienta warto upewnić się, czy dany przedsiębiorca faktycznie ma zarejestrowaną działalność oraz, czy nie boryka się z poważnymi problemami finansowymi. Jak to zrobić? Na przykład zerknąć do bazy przedsiębiorców CEIDG. Poniżej wyjaśniamy, jak sprawdzić kontrahenta w CEIDG.

Czym jest CEIDG?

CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to publiczny elektroniczny rejestr przedsiębiorców. Nad jego funkcjonowaniem czuwa minister właściwy do spraw gospodarki.

Gromadzone są w nim informacje o przedsiębiorcach będących osobami fizycznymi, tj. przede wszystkim prowadzącymi działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej. Oznacza to, że w CEIDG nie znajdziemy, np. spółek kapitałowych i osobowych. Tych podmiotów należy szukać w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – o tym, jak zweryfikować przedsiębiorcę w KRS pisaliśmy w osobnym artykule.

CEIDG to także portal dla przedsiębiorców ułatwiający prowadzenie firmy. Za jego pośrednictwem można nie tylko sprawdzić wiarygodność kontrahenta, ale także bez wychodzenia z domu załatwiać sprawy związane z własną firmą, tj.:

• założyć działalność;
• zawiesić działalność;
• wznowić działalność;
• zamknąć działalność;
• zmienić dane we wpisie, np. nazwę firmy.

Jak sprawdzić kontrahenta w CEIDG? – instrukcja krok po kroku

Informacje udostępniane przez CEIDG są jawne. Przeglądanie bazy danych nie wymaga rejestracji i logowania. Nie trzeba także wnosić żadnych opłat i martwić się o limit wyszukiwań. Nie trzeba nawet znać wszystkich danych firmy.

Samo korzystanie z wyszukiwarki jest bardzo proste i intuicyjne. Poniżej krok po kroku prezentujemy, jak sprawdzić kontrahenta w CEIDG.

1. Wchodzimy na stronę aplikacja.ceidg.gov.pl.
2. Przechodzimy do zakładki Wyszukiwarka firm, a następnie upewniamy się, że jesteśmy w zakładce Baza przedsiębiorców.
3. Wpisujemy dane podmiotu. Wystarczy podać minimum 1 kryterium: NIP, REGON, numer KRS, kod PKD, imię i nazwisko, nazwę firmy (może być fragment) lub dane adresowe (adres głównego/dodatkowego miejsca prowadzenia działalności lub adres do doręczeń).
4. Jeśli chcemy, by system uwzględnił także podmioty wykreślone lub wymagające weryfikacji – zaznaczamy odpowiedni kwadracik.
5. Klikamy Szukaj.
6. Gotowe. Na dole strony wyświetlą się pasujące wyniki.

Warto wiedzieć!

Jak widać, można podać bardzo precyzyjne lub bardzo ogólne dane. Jednak, jeśli wpiszemy w wyszukiwarkę zbyt ogólną informację (np. tylko województwo), wyników wyszukiwania będzie bardzo dużo. W takiej sytuacji system poda ilość znalezionych pozycji, odpowiadających podanym kryteriom, ale wyświetli tylko 90 pierwszych.

Jakie dane można uzyskać z CEIDG?

Jak wspomnieliśmy wyżej, po kliknięciu polecenia Szukaj, w sekcji Wyniki wyszukiwania pojawią się pasujące wyniki. Od razu zobaczymy podstawowe dane podmiotów, takie jak:

• firma przedsiębiorcy, czyli – mówiąc potocznie – nazwa firmy;
• imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• NIP;
• REGON;
• informacje o wpisie, np. wykreślony.

Natomiast po kliknięciu przycisku Szczegóły, dodatkowo uzyskamy dostęp do:

• danych kontaktowych (adres e-mail, adres strony internetowej, numer telefonu, numer faksu) – pod warunkiem że przedsiębiorca wyraził zgodę na ich publikację;
• danych adresowych (stałe, dodatkowe miejsce miejsca wykonywania działalności, adres do doręczeń i do doręczeń elektronicznych);
• informacji o posiadanym obywatelstwie;
• informacji o dacie:
  • rozpoczęcia wykonywania działalności;
  • zawieszenia/wznowienia/zaprzestania wykonywania działalności;
  • wykreślenia wpisu z rejestru;
  • zgonu przedsiębiorcy;
  • ustanowienia/wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego;
• informacji o rodzaju wykonywanej działalności – kody PKD;
• informacji o małżeńskiej wspólności majątkowej – brak, TAK/NIE, ewentualnie data ustania;
• informacji o statusie działalności, np. aktywny, zawieszony;
• informacji o spółkach cywilnych, których wspólnikiem jest przedsiębiorca – NIP, REGON, data zwieszenia wykonywania działalności w spółce;
• informacje o zakazach;
• informacje dotyczące upadłości/ postępowania naprawczego/ restrukturyzacyjnego;
• danych zarządcy sukcesyjnego, m.in.: imię i nazwisko, NIP, obywatelstwo, dane kontaktowe, adres do doręczeń;
• danych pełnomocnika/prokurenta przedsiębiorcy, m.in.: imię i nazwisko, dane adresowe i kontaktowe, zakres pełnomocnictwa, wykaz czynności objętych pełnomocnictwem w zakresie CEIDG;
• informacji o koncesjach, zezwoleniach, licencjach oraz wpisach do rejestrów działalności regulowanej;
• informacje o kwalifikacjach zawodowych.

Dodatkowo można zapoznać się z historią wpisu, a także pobrać wpis oraz dane o pełnomocnikach w formie PDF. Warto wygenerować taki plik i zarchiwizować go, by w razie problemów mieć dowód, że dochowaliśmy, tzw. należytej staranności.

Weryfikacja kontrahenta w CEIDG – co nam daje?

Sprawdzając kontrahenta w CEIDG, upewniamy się, że firma rzeczywiście istnieje i nie jest zawieszona. W sytuacji, kiedy przedsiębiorca twierdzi, że aktywnie prowadzi JDG lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, a jego danych nie ma w CEIDG (nawet wśród wpisów wykreślonych i wymagających weryfikacji) – prawdopodobnie mamy do czynienia z oszustem. Natomiast jeśli nie mamy pewności, w jakiej formie prawnej nasz potencjalny partner biznesowy prowadzi działalność, można jeszcze sprawdzić rejestry KRS i REGON.

Stojąc przed decyzją o nawiązaniu lub kontynuowaniu współpracy, w szczególności należy sprawdzić, czy we wpisie widnieją informacje o postępowaniu upadłościowym, naprawczym, czy restrukturyzacyjnym. Jeśli tak, trzeba zachować ostrożność i albo od razu zrezygnować, albo dokładnie zapoznać się z sytuacją finansową firmy, np. korzystając z usług Biura Informacji Gospodarczej.

Dzięki danym z CEIDG możemy także upewnić się, czy dany przedsiębiorca rzeczywiście ma uprawnienia (np. koncesję, zezwolenie itp.), by oferować nam dany towar, czy usługę.

Przydatną informacją jest również data rozpoczęcia działalności. Długi staż może sugerować, że przedsiębiorca ma doświadczenie w branży, a firma jest stabilna i godna zaufania. Nie jest to jednak regułą i warto wziąć pod uwagę także kryteria inne niż wiek firmy.

Analiza wpisu może dostarczyć nam także informacji o historii firmy, np. epizodach zawieszenia, zmianach profilu działalności, czy zmianach w kierownictwie (po śmierci przedsiębiorcy sprawy firmy przez ok. 2 lata mogą być prowadzone dalej przez inną osobę – zarządcę sukcesyjnego).  

Jeśli wystawiamy lub otrzymujemy fakturę VAT, warto sprawdzić białą listę. Na dobrą sprawę, większość banków z rankingu kont firmowych pozwala na jej sprawdzenie z poziomu bankowości internetowej.

Jak sprawdzić kontrahenta w CEIDG? – podsumowanie

CEIDG to łatwo dostępne i darmowe narzędzie do weryfikacji przedsiębiorców (osób fizycznych). Dzięki niemu możemy szybko uzyskać wiarygodne informacje i uchronić się przed padnięciem ofiarą oszusta lub innymi potencjalnymi problemami.

Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że dane z ewidencji CEIDG nie dadzą nam pełnego obrazu przedsiębiorcy. Nie dowiemy się, np.: jak podchodzi on do swoich zobowiązań – być może jest wypłacalny, ale nieterminowy (notorycznie odwleka termin płatności lub dostawy towaru); czy jest czynnym podatnikiem VAT itp. Odpowiedzi na te pytania można uzyskać, wykorzystując inne sposoby weryfikacji kontrahenta, o których pisaliśmy w osobnym artykule.

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.