Jak sprawdzić kontrahenta?

Zaufanie jest jednym z filarów, bez którego nie da się budować owocnej współpracy. Nie można go jednak mylić z naiwnością. Nie bez powodu mówi się, że to kontrola jest podstawą zaufania. Warto, o tym pamiętać na każdym etapie współpracy, jednak jest to szczególnie istotne na samym początku. A jeszcze zanim wejdziemy w relację biznesową, da się zweryfikować, czy dany przedsiębiorca jest szczery, wiarygodny i wypłacalny. Odpowiednimi działaniami może nie zabezpieczymy się w 100%, ale przynajmniej kilkukrotnie obniżymy nasze ryzyko biznesowe. Zweryfikować możemy szereg danych i informacji. W naszym artykule podpowiemy jak to zrobić? Jak sprawdzić kontrahenta?

Po co sprawdzać kontrahenta?

Nasze działanie ma taki sam cel jak w przypadku innych decyzji biznesowych. Np. wyboru księgowej, odpowiedniej formy działalności (spółki lub JDG), rodzaju opodatkowania czy konta bankowego. W tym ostatnim szczególnie polecamy nasz ranking kont firmowych. Chodzi o efektywność, ograniczenie kosztów czy potencjalnych strat. Zanim przejdziemy do konkretnych rozwiązań, wyjaśnijmy, po co w ogóle sprawdzać swoich kontrahentów i, jakie konsekwencje może przynieść współpraca z nieuczciwym przedsiębiorcą.

Po pierwsze – by zmniejszyć ryzyko strat finansowych

Dojdzie do nich, jeśli kontrahent nie wywiąże się ze zobowiązania. Mowa tu zarówno o zobowiązaniach dotyczących płatności, jak i tych związanych z wykonaniem usługi, czy dostawą towaru. Nierzadko – zwłaszcza w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorców – od tego, czy firma A zapłaci lub dostarczy towar w terminie, zależy przyszłość firmy B, tj. jej płynność finansowa, tempo rozwoju, wielkość inwestycji, a czasem nawet obecność na rynku.

Warto w tym miejscu wspomnieć o tzw. zatorach płatniczych. To sytuacja, w której firma A zalega z płatnościami i w konsekwencji firma B nie ma środków, by regulować własne zobowiązania. Dalej cierpią na tym podmioty powiązane z firmą B i całe otoczenie biznesowe.

Po drugie – by uniknąć konsekwencji prawnych

Wstępna i okresowa weryfikacja kontrahenta może uchronić przedsiębiorcę, m.in.:

• przed koniecznością dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej;
• przed solidarną odpowiedzialnością za zaległości podatkowe kontrahenta dotyczące danej transakcji (ustawa o VAT);
• przed odpowiedzialnością karnoskarbową, np. za wystawienie, bądź posługiwanie się nierzetelnymi, czy fałszywymi fakturami;
• przed oskarżeniami o branie udziału w praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu;
• przed różnymi sankcjami administracyjnymi.

Warto podkreślić, że każdy w ww. punktów również oznacza starty finansowe, np. koszty obsługi prawnej, grzywna itp.

Po trzecie – by dochować należytej staranności i nie wplątać się w oszustwo

Nawet jeśli na początku sprawdzimy danego przedsiębiorcę i okaże się „czysty”, nie mamy pewności, że z czasem się to nie zmieni. Oszuści potrafią działać w ukryciu i dobrze się maskować. Podstawą dochowania należytej staranności w kontaktach biznesowych jest weryfikacja kontrahenta. Ważne, aby zachować dokument potwierdzający, że ją przeprowadziliśmy. Będzie to dowód przed organami, że nie mieliśmy świadomości, że bierzemy udział w przestępstwie.

Po czwarte – by nie narazić na szwank własnego wizerunku

Niewłaściwy dobór partnerów biznesowych może negatywnie wpłynąć na reputację firmy. Dla przykładu, jeśli nie otrzymamy na czas towarów niezbędnych do rozpoczęcia produkcji – produkcja ruszy z opóźnieniem i sami zostaniemy uznani za nieterminowych. A jeśli okaże się, że nasz podwykonawca działa nielegalnie – sami staniemy się obiektem podejrzeń. Wszczęte postępowanie nie pomaga w budowaniu dobrego wizerunku. A niestety, złe wieści rozchodzą się szybciej niż te dobre.

Jak sprawdzić kontrahenta? – dostępne rozwiązania

Skoro wiemy już, dlaczego warto sprawdzać swoich kontrahentów, przejdźmy do omówienia, jak to zrobić.

Proces weryfikacyjny powinien składać się kilku etapów. Przede wszystkim należy:

• upewnić się, że firma działa legalnie – czy jest zarejestrowana;
• sprawdzić status podmiotu w VAT – czy jest czynnym podatnikiem VAT;
• przeanalizować sytuację finansową firmy – czy jest wypłacalna;
• zebrać opinie o firmie – czy cieszy się dobrą renomą.

Poniżej podpowiadamy, gdzie szukać informacji.

Publiczne rejestry przedsiębiorców

To najprostszy, najtańszy i najłatwiej dostępny sposób na uzyskanie wiarygodnych informacji o przyszłym lub obecnym kontrahencie.

CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Rejestr CEIDG zawiera informacje o jednoosobowych działalności gospodarczych i spółkach cywilnych. Korzystając z niego, przede wszystkim upewnimy się, że nasz kontrahent rzeczywiście ma zarejestrowaną działalność. Jeśli tak – zyskamy dostęp do podstawowych danych osobowych, kontaktowych i adresowych przedsiębiorcy, a także sprawdzimy, m.in.:

• jaki jest status działalności – aktywny/zawieszony;
• jak długo firma działa na rynku;
• informacje o rodzaju prowadzonej działalności;
• informacje na temat upadłości, postępowania naprawczego lub restrukturyzacyjnego;
• informacje o zakazach.

By sprawdzić przedsiębiorcę w CEIDG, nie trzeba wiedzieć dużo na jego temat. Wystarczy wpisać jedno kryterium, np. NIP, nazwę firmy, czy imię i nazwisko.  

KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy

Krajowy Rejestr Sądowy pozwoli zweryfikować kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki (akcyjna, komandytowa, z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowo-akcyjna, jawna, partnerska). By wyszukać podmiot, wystarczy podać NIP, REGON, nazwę lub numer KRS oraz zaznaczyć okno Przedsiębiorcy.

Dzięki wyszukiwarce KRS, można sprawdzić nie tylko podstawowe dane podmiotu takie jak: siedziba i adres, forma prawna działalności, przedmiot działalności, ale także informacje o wspólnikach, wysokości kapitału zakładowego, datach złożonych sprawozdań finansowych, czy organie uprawnionym do reprezentacji spółki.

Jednak, rozważając nawiązanie współpracy z daną spółką, szczególnie istotne mogą okazać się informacje na temat: wierzytelności, zaległości, likwidacji, postępowania upadłościowego / naprawczego / restrukturyzacyjnego, przekształcenia, podziału, rozwiązania spółki, czy ustanowieniu kuratora.

Biała lista podatników VAT – jak sprawdzić kontrahenta?

Biała lista to publiczny i bezpłatny wykaz podatników VAT. Obejmuje podatników: zarejestrowanych jako czynni lub zwolnieni podatnicy VAT, wykreślonych/przywróconych do rejestru, a także tych, którzy nie zostali zarejestrowani.

Dzięki niej w łatwy sposób (wystarczy wpisać NIP, REGON, numer rachunku lub nazwę podmiotu) można sprawdzić status podatkowy danego przedsiębiorcy, oraz numer rachunku bankowego. Znajdziemy w nim także informacje dotyczące, np. powodu wykreślenia z rejestru VAT.

Korzystanie z białej listy zmniejsza ryzyko wplątania się w oszustwa podatkowe, np. karuzele VAT. Pozwala także uniknąć sankcji za zrealizowanie przelewu powyżej 15 tys. zł na rachunek bankowych czynnego podatnika VAT inny niż ten, który znajduje się w wykazie.  

Rejestry dłużników

By sprawdzić sytuację finansową kontrahenta, można skorzystać z:

• rejestrów prowadzonych przez instytucje państwowe;
• rejestrów komercyjnych.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

To rejestr prowadzony przez KRS. Podmioty wyszukiwane są po numerze RDN. By go zdobyć, należy złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS i wnieść opłatę w wysokości 15 zł. W odpowiedzi otrzymamy zaświadczenie z wszystkimi numerami RDN przypisanymi do danego podmiotu.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

To publiczny portal prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W KRZ znajdziemy informacje o postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych, egzekucyjnych i tych o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej. Wykaz obejmuje:

• podmioty niebędące osobą fizyczną;
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą;
• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

W zależności od tego kogo wyszukujemy, trzeba wpisać nazwę podmiotu/imię i nazwisko lub identyfikator – PESEL, NIP, numer KRS.

Biura Informacji Gospodarczej (BIG)

Są to podmioty prowadzące działalność gospodarczą (prywatne firmy), które zbierają (od wierzycieli), przechowują i udostępniają informacje gospodarcze na temat dłużników. Obecnie w Polsce funkcjonują 4 takie biura:

• BIG InfoMonitor S.A.
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.

Do niedawna na tej liście znajdowała się także Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych, jednak, jak czytamy na stronie internetowej spółki, podjęła ona decyzję o zawieszeniu działalności od 1 lutego 2023 r.

Co istotne, za raport z BIG na temat danego podmiotu lub dostęp do bazy danych konkretnego biura (abonament) trzeba zapłacić. Ceny są różne w zależności od zakresu wykupionych usług i czasu, przez jaki chcemy z nich korzystać. Więcej o tej metodzie w artykule – Jak sprawdzić kontrahenta w biurach informacji gospodarczej?

Źródła internetowe – jak sprawdzić kontrahenta?

Dopełnieniem informacji zebranych przy użyciu ww. baz danych może być research w Internecie. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę nazwę firmy i rzucić okiem na wyniki wyszukiwania. Podpowiedzią może być już to, z jakimi stronami powiązana jest dana marka.

Sprawdzając kontrahenta, warto także przejrzeć:

• jego stronę internetową;
• profile na mediach społecznościowych – nie tylko wpisy, ale i komentarze;
• fora i grupy branżowe;
• wizytówkę Google i opinie.

Taki research to dobry sposób, by dowiedzieć się, m.in.:

• z kim dana firma współpracuje (można, np. poprosić o opinie);
• jaką ma renomę wśród pracowników, kontrahentów, klientów;
• jakimi wartościami się kieruje;
• w jaki sposób rozwiązuje konflikty, np. jak odpowiada na negatywne komentarze – agresywnie, wulgarnie, czy z szacunkiem i klasą.

Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie opinie muszą być prawdziwe. Ze szczególną rezerwą trzeba podchodzić do anonimowych wpisów, ale także tych przesadnie negatywnych, które nie są poparte rzeczowymi argumentami czy dowodami (pomówienia). Zdarza się, że za negatywnymi komentarzami stoi nieuczciwa konkurencja. Niektóre mogą być bardzo subiektywne, np. pisane pod wpływem silnych emocji, które zaburzyły racjonalny osąd sytuacji, a inne – kupione.

Właśnie dlatego nie powinno się opierać wyłącznie na researchu w Internecie. Przed podjęciem decyzji o współpracy, warto sprawdzić wiarygodność zebranych informacji, o tym jak sprawdzić kontrahenta w internecie pisaliśmy w osobnym artykule.

Jak sprawdzić kontrahenta? – podsumowanie

W kontaktach biznesowych warto kierować się zasadą ograniczonego zaufania. Weryfikacja partnerów biznesowych powinna być nieodłącznym elementem procesu decyzyjnego. Co ważne dotyczy to nie tylko momentu nawiązywania współpracy, ale także późniejszych działań, np. zgody na odroczoną płatność, czy podpisania kolejnego kontraktu. To, że pierwsza weryfikacja wypadła pozytywnie nie oznacza, że dany przedsiębiorca już zawsze będzie uczciwy, że zawsze zapłaci i wywiąże się ze swoich zobowiązań w terminie.

Pamiętajmy, że nieodpowiedni dobór partnerów biznesowych może przysporzyć nam problemów finansowych i prawnych, a w najgorszym wypadku doprowadzić nawet do upadłości firmy. Dlatego warto poświecić trochę czasu i czasem pieniędzy na zdobycie informacji o swoim kontrahencie. A jeśli nie mamy czasu na ich szukanie, możemy to zlecić zewnętrznym podmiotom, czyli tzw. wywiadowniom gospodarczym.

Na koniec chcemy przypomnieć o tym, by archiwizować wyniki przeprowadzonych weryfikacji – raporty, odpisy, potwierdzenia (zarówno te w formie papierowej, jak i elektronicznej). To dowód, że dochowaliśmy należytej staranności. Dzięki temu w razie kłopotów łatwiej będzie wykazać, że nie mogliśmy podejrzewać nieuczciwych zamiarów naszego partnera biznesowego i uniknąć sankcji.

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.