Biała lista – czym jest i jakie dane zawiera?

Nawiązując nową współpracę, zawsze warto dokładnie sprawdzić swojego przyszłego kontrahenta. Nie chodzi tu tylko o to, czy wywiąże się on z warunków umowy, ale także o to, by nieświadomie nie wplątać się w jakiś oszukańczy proceder. Jednym z narzędzi, które pozwala zwiększyć bezpieczeństwo transakcji – przynajmniej w zakresie podatku VAT – jest biała lista. Czym jest, jakie dane zawiera i jak się na niej znaleźć? Wyjaśniamy.

Biała lista podatników VAT – co to jest i do czego służy?

Biała lista to elektroniczna baza podatników VAT, która funkcjonuje od 1 września 2019 roku. Powstała po to, by przeciwdziałać próbom wyłudzenia podatku VAT oraz zwiększyć bezpieczeństwo przedsiębiorców. Jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Każdy może korzystać z niej bezpłatnie.

Znajdziemy w niej dane o podmiotach:

• zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni;
• przywróconych jako podatnicy VAT;
• wykreślonych z rejestru podatników VAT;
• które z jakichś powodów (np. sąd orzekł wobec przedsiębiorcy zakaz prowadzenia działalności gospodarczej) nie zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT.

Jakie dane znajdziemy na białej liście?

Po części zdradziliśmy już, jakich informacji dostarcza nam baza podatników VAT. Teraz czas na konkrety. Oto lista wszystkich danych możliwych do odnalezienia w wykazie:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku (o ile został nadany);
• status podatnika (na dzień sprawdzenia);
• REGON (jeśli został nadany);
• numer KRS (jeśli został nadany);
• adres siedziby (dotyczy podmiotu niebędącego osobą fizyczną);
• adres stałego prowadzenia działalności lub adres zamieszkania (w odniesieniu do osoby fizycznej);
• imiona i nazwiska prokurentów wraz z ich numerami NIP;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP;
• imię i nazwisko lub nazwa wspólnika i jego NIP;
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK;
• data rejestracji jako podatnika VAT;
• data odmowy/wykreślenia/przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT oraz podstawa prawna odmowy/wykreślenia/przywrócenia.

Gdzie znaleźć i jak korzystać z białej listy?

Baza podatników VAT dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów. By odnaleźć dany podmiot, musimy skorzystać z wyszukiwarki. Wpisujemy jeden wybrany parametr: NIP, numer rachunku, REGON lub nazwę pomiotu (wystarczy fragment). Możemy także ustawić konkretną datę (maksymalnie 5 lat wstecz).

Po kliknięciu przycisku Szukaj, od razu wyświetlą nam się albo dane podmiotu, albo informacja Nie figuruje w rejestrze VAT. Jednak jeśli wpiszemy tylko fragment nazwy, najpierw pojawi nam się lista podmiotów pasujących do naszego zapytania. W takiej sytuacji musimy odnaleźć interesującą nas firmę i w polu Szczegółowe informacje kliknąć Zobacz. Wówczas wyskoczy okno z danymi wybranego przedsiębiorcy.

Do każdego zapytania system przypisuje oddzielny identyfikator. Obok znajduje się także przycisk Drukuj potwierdzenie. Warto skorzystać z tej opcji lub jedynie pobrać plik i zachować go w formie elektronicznej. Dlaczego?

Na potwierdzeniu znajdziemy nie tylko informacje o danym podmiocie, ale także datę wyszukania oraz wspomniany identyfikator. W razie kłopotów będzie ono naszym dowodem, że dokonaliśmy formalnej weryfikacji kontrahenta, czyli dochowaliśmy, tzw. należytej staranności.

Biała lista kont firmowych – czy trzeba z niej korzystać?

Za pomocą białej listy w łatwy i szybki sposób możemy sprawdzić status danego podmiotu w rejestrze VAT.  Dowiemy się, nie tylko czy jest on czynnym podatnikiem VAT, ale także, z jakich powodów wykreślono/przywrócono go do rejestru lub odmówiono mu rejestracji. Zweryfikujemy również, czy rachunek, na który mamy wykonać przelew jest prawidłowy. Biała lista ułatwia ocenę wiarygodności danego przedsiębiorcy. Można więc stwierdzić, że jest to przydatne narzędzie i warto z niego korzystać, ale czy trzeba? Czy każdy przedsiębiorca musi sprawdzać swoich kontrahentów za pomocą tego wykazu?

Teoretycznie korzystanie z bazy podatników VAT nie jest obowiązkowe. W praktyce jednak, jeśli w określonych okolicznościach nie posłużymy się białą listą, narazimy się na sankcje. Można więc powiedzieć, że każdy, kto chce uniknąć przykrych konsekwencji, musi posługiwać się tym wykazem. O jakich konkretnie sankcjach mowa?

Otóż od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorca, który zrealizuje przelew na kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek kontrahenta (będącego czynnym podatnikiem VAT) inny niż ten znajdujący się w wykazie:

• nie będzie mógł zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu;
• będzie odpowiadał solidarnie ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli ten nie zapłaci należnego podatku VAT od transakcji;
• naraża się na inne konsekwencje z tytułu niedochowania należytej staranności, np. gdy okaże się, że kontrahent dopuścił się oszustw/nadużyć w zakresie VAT.

Jak uniknąć sankcji?

Zatem, w sytuacji, gdy faktura opiewa na kwotę wyższą niż 15 tys. zł, przedsiębiorca powinien sprawdzić rachunek kontrahenta za pomocą białej listy. Co więcej, z uwagi na to, że wykaz jest aktualizowany raz dziennie, weryfikacji numeru konta należy dokonać w dniu zlecenia przelewu. Teoretycznie, wybrany podatnik mógł dokonać zmiany rachunku bankowego w US chwilę przed transakcją.

Na szczęście, nie jest tak, że każdy przelew na niezweryfikowany numer konta oznacza powyższe konsekwencje. Można się od nich uwolnić, jeśli zainterweniujemy odpowiednio szybko. W ciągu 7 dni od zlecenia takiego przelewu należy poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego, korzystając z druku ZAW-NR. Zawiadomienie można złożyć w formie papierowej oraz w postaci elektronicznej za pomocą portalu e-Urząd Skarbowy.

Biała lista – jak zgłosić firmę?

Dane każdego podmiotu, który zarejestrował się przez formularz VAT-R będą figurowały na białej liście. Dzieje się to automatycznie. Szef KAS pobiera informacje z dostępnych rejestrów publicznych (np. CEIDG, KRS). Nie trzeba więc podejmować żadnych dodatkowych działań, by znaleźć się w wykazie. Czyli po dokonaniu rejestracji na potrzeby podatku VAT z automatu trafiamy na białą listę jako czynny podatnik VAT.

Warto jednak po dokonaniu rejestracji do VAT sprawdzić poprawność danych. Jeśli zauważymy jakieś błędy, należy wystąpić z wnioskiem do KAS o usunięcie, bądź sprostowanie danych zawartych w wykazie podatników VAT. Nieprawidłowości można zgłaszać także na specjalny adres e-mail: WykazPodatnikow@mf.gov.pl.

Jakie rachunki są widoczne na białej liście?

Zdarza się, że podmiot znajduje się na białej liście, ale wśród informacji o nim nie ma numeru rachunku bankowego. Dlaczego? Powodów może być kilka. Po pierwsze, w wykazie figurują tylko rachunki podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub przywróconych do tego rejestru. Biała lista nie zawiera numerów rachunków podatników niezarejestrowanych do VAT oraz tych, których wykreślono lub, którym odmówiono rejestracji.

Po drugie, muszą być to konta firmowe, czyli otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli dany przedsiębiorca używa do rozliczeń biznesowych rachunku prywatnego (ROR), nie znajdziemy go w wykazie.

Po trzecie, rachunek musi być zgłoszony do urzędu skarbowego przez formularz zgłoszeniowy CEIDG/NIP.

Po czwarte, na białej liście są tylko te rachunki, które bank przekazał do STIR. Najczęściej odbywa się to automatycznie. Jednak, jeśli jesteśmy czynnymi/przywróconymi podatnikami VAT, mamy konto firmowe zgłoszone w US, a nasz rachunek nie figuruje w bazie VAT, warto skontaktować się z bankiem.

Jak wpisać konto firmowe na białą listę?

Wiemy już, że z różnych przyczyn numer rachunku czynnego podatnika VAT, może nie być widoczny w wykazie. Co zrobić w takiej sytuacji?

Oczywiście, jeśli korzystaliśmy do tej pory z konta prywatnego, to w pierwszej kolejności powinniśmy otworzyć rachunek firmowy. W wyborze pomocne mogą okazać się nasze rankingi: kont firmowych dla przedsiębiorców oraz kont firmowych dla spółek.

Kiedy mamy już konto firmowe, należy zgłosić je do urzędu skarbowego. Tutaj kroki będą różne w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa.

Firmy zarejestrowane w CEIDG (np. online), muszą zmienić dane we wpisie. Mogą to zrobić na stronie biznes.gov.pl, korzystając z opcji Zmień dane w CEIDG. Wystarczy zalogować się, np. przez profil zaufany(ePuap), a potem zaznaczyć, jakie dane chcemy zmienić. Następnie w odpowiednim miejscu należy wpisać numer rachunku. Na koniec utworzony dokument trzeba podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Natomiast podmioty wpisane do KRS, muszą to zrobić na formularzu NIP-8. Z kolei spółki cywilne korzystają ze zgłoszenia NIP-2, a osoby prowadzące działalność gospodarczą, ale niepodlegające rejestracji w CEIDG – z NIP-7. Zgłoszenie można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym lub elektronicznie przez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów.

Wpis na białą listę – ile trwa?

Dane w bazie podatników VAT są aktualizowane przez szefa KAS w każdy dzień roboczy, raz na dobę w godzinach 22.00 – 00.00.

Trzeba jednak dodać, że zmiana danych podatnika może potrwać kilka dni lub nawet dłużej. Dlaczego? Ponieważ dane z wniosków składanych do CEIDG, KRS, a także zgłoszeń aktualizacyjnych i identyfikacyjnych do US muszą najpierw wpłynąć do bazy danych KAS. Z reguły dzieje się to w terminie do 3 dni roboczych, jednak tempo realizacji zależy w głównej mierze od urzędu, który obsługuje zgłoszenie. Dopiero w następnym dniu po aktualizacji baz KAS, w wykazie powinny być widoczne zaktualizowane dane podatnika.

Podatnik zwolniony z VAT a biała lista

Wspomnieliśmy na wstępie, że na białej liście znajdują się nie tylko czynni podatnicy VAT, ale także zwolnieni. Warto jednak doprecyzować tę kwestię.

Podmiot, który korzysta z podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia z VAT i nie zarejestrował tego faktu w US, w ogóle nie będzie widniał w wykazie. Nawet jeśli posiada rachunek firmowy i zgłosił go, np. w CEIDG, to po wpisaniu w wyszukiwarce, np. NIP-u pojawi się komunikat: Nie figuruje w rejestrze VAT. Nie jest to powód do niepokoju.

Na białej liście są dane tylko tych podmiotów, które za pomocą formularza VAT-R zarejestrowały się w urzędzie skarbowym jako czynni lub zwolnieni podatnicy VAT. W tym miejscu warto także podkreślić, że podatnicy zwolnieni z VAT, np. ze względu na wielkość sprzedaży mogą, ale nie muszą formalnie zgłaszać tego faktu do urzędu skarbowego.

Faktura od podatnika zwolnionego z VAT a biała lista

W związku z tym, że nievatowców najczęściej nie ma na białej liście, może rodzić się pytanie – co zrobić, gdy dostaniemy fakturę na ponad 15 tys. zł od takiego przedsiębiorcy?

Jeśli jesteśmy pewni, że sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT (niektórzy informację o podstawie prawnej zwolnienia umieszczają na fakturze), możemy bez względu na wartość transakcji zrealizować przelew na numer wskazany na fakturze, nawet jeśli nie ma go w wykazie. Co więcej, w takiej sytuacji nie trzeba w ogóle weryfikować numeru rachunku sprzedawcy. Nie będzie się to wiązało z sankcjami, o których pisaliśmy wyżej.  

Natomiast, jeśli przedsiębiorcy nie ma na białej liście i nie mamy pewności co do jego statusu VAT, to, by dochować należytej staranności, powinniśmy przed dokonaniem płatności zweryfikować, czy kontrahent jest zwolniony z VAT. Można, np. wystąpić z wnioskiem do naczelnika US o potwierdzenie statusu VAT podatnika. Warto także zachować potwierdzenie weryfikacji, nawet jeśli była ona negatywna.

Biała lista kont firmowych – utrudnienie, czy udogodnienie?

To zależy. Z jednej strony, konieczność weryfikacji statusu podatnika w rejestrze VAT oraz numeru jego rachunku może być postrzegana przez przedsiębiorców jako kolejny obowiązek dorzucony do puli wielu innych. To odczucie potęgują grożące sankcje.

Z drugiej zaś strony, kar da się w dość łatwy sposób uniknąć. A jednolita, publiczna i bezpłatna baza podatników VAT niesie ze sobą sporo korzyści dla przedsiębiorców. Jest wygodnym i prostym w obsłudze narzędziem pozwalającym zweryfikować wiarygodność danego podmiotu. Korzystanie z białej listy zwiększa bezpieczeństwo transakcji między przedsiębiorcami oraz zmniejsza ryzyko wplątania się w karuzele VAT i inne procedery związane z wyłudzaniem tego podatku.

Autor artykułu

Maciek Król

Pozostałe publikacje autora

Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.