Jak sprawdzić kontrahenta w KRS?

Kontakty biznesowe z góry obarczone są ryzykiem. Czasem uda się zbudować relację na uczciwych zasadach i wzajemnym szacunku. Innym razem jedna strona jest na tyle wyrachowana, że już w momencie nawiązywania współpracy wie, że nie wywiąże się ze swoich zobowiązań. Mówiąc wprost – planuje nas oszukać. Na szczęście, to ryzyko możemy ograniczyć, weryfikując swojego partnera biznesowego, np. w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zanim zaczniemy warto wiedzieć, że większość banków z rankingu kont firmowych posiada w bankowości internetowej możliwość podstawowej weryfikacji kontrahentów poprzez np. sprawdzenie białej listy. Jak sprawdzić kontrahenta w KRS? Podpowiadamy.

KRS – co to jest?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym właściwie jest KRS. Otóż Krajowy Rejestr Sądowy to państwowy i ogólnodostępny rejestr, który tak naprawdę składa się z 3 rejestrów:

1. rejestru przedsiębiorców;
2. rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
3. rejestru dłużników niewypłacalnych.

Działa na podstawie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Prowadzony jest w systemie teleinformatycznym przez sądy rejonowe (zwane sądami rejestrowymi), a nad poprawnym funkcjonowaniem tego systemu czuwa Minister Sprawiedliwości.

Jednym z głównych celów rejestru jest zwiększenie transparentności działalności gospodarczych. KRS zawiera kompleksowe informacje o podmiotach gospodarczych dotyczące, m.in.: jego statusu prawnego, sytuacji finansowej, przedmiotu działalności, czy organów uprawnionych do reprezentacji spółki. Z  tych danych za darmo może skorzystać każdy zainteresowany i to bez wizyty w sądzie, i bez wychodzenia z domu.

Jakie firmy są w KRS?

Jeśli nasz kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, nie znajdziemy go w KRS-ie. By zweryfikować JDG, musimy zajrzeć do rejestru CEIDG. Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje wyłącznie te podmioty, które mają obowiązek uzyskania wpisu do tego rejestru. Zatem w rejestrze przedsiębiorców (zgodnie z art. 36 ustawy o KRS) znajdziemy informacje o:

• spółkach:
  • jawnych;
  • partnerskich;
  • komandytowo-akcyjnych;
  • akcyjnych;
  • komandytowych;
  • prostych spółkach akcyjnych;
  • z ograniczoną odpowiedzialnością;
  • europejskich;
• europejskich zgrupowaniach interesów gospodarczych;
• spółdzielniach i spółdzielniach europejskich;
• przedsiębiorstwach państwowych;
• oddziałach przedsiębiorstw zagranicznych działających na terytorium RP;
• instytutach badawczych oraz instytutach działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz;
• towarzystwach ubezpieczeń wzajemnych;
• towarzystwach reasekuracji wzajemnej;
• głównych oddziałach zagranicznych zakładów ubezpieczeń/reasekuracji;
• instytucjach gospodarki budżetowej;
• innych osobach prawnych, które wykonują działalność gospodarczą i mają obowiązek uzyskania wpisu do KRS.

Jak sprawdzić kontrahenta w KRS? Instrukcja krok po kroku

Proces weryfikacji kontrahenta w KRS jest prosty i szybki. By skorzystać z wyszukiwarki, nie trzeba się nigdzie rejestrować, zakładać konta w systemie lub wnosić jakichś opłat. Potrzebujemy jedynie urządzenia z dostępem do internetu i podstawowych danych na temat podmiotu, który chcemy sprawdzić. Poniżej prezentujemy, jak krok po kroku wyszukać interesującą nas spółkę.

1. Wchodzimy na stronę https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/.
2. Upewniamy się, że jesteśmy w zakładce Wyszukaj podmiot.
3. Określamy rodzaj rejestru, jaki chcemy przeszukać. Jeśli nasz kontrahent prowadzi działalność w formie spółki – zaznaczamy okno Przedsiębiorcy.
4. Podajemy dane podmiotu. Najbardziej trafne wyniki uzyskamy, wpisując numer KRS, NIP, REGON lub nazwę – wystarczy wpisać 1 identyfikator. Podmiot można wyszukać także, podając mniej szczegółowe informacje, np. tylko województwo lub dodać powiat, gminę, czy miejscowość. Oczywiście, wówczas lista pasujących podmiotów będzie dłuższa, więc „dokopanie się” do tej właściwej spółki zajmie więcej czasu.
5. Opcjonalnie można zaznaczyć jeszcze statusy: Wpis dot. Postępowania upadłościowego i/lub Organizacja Pożytku Publicznego.
6. Po wpisaniu danych podmiotu odnajdujemy sekcję Działania i klikamy polecenie Wyszukaj.
7. Przechodzimy na dół strony do sekcji Wyniki wyszukiwania i klikamy numer KRS interesującej nas spółki.
8. Od razu wyświetlą nam się podstawowe informacje o danym podmiocie.
9. By uzyskać bardziej szczegółowe dane, musimy pobrać Odpis Aktualny lub Odpis Pełny (zawiera on także wykreślone informacje) – sekcja Pobierz wydruk informacji > Informacje pełne/aktualne > Pobierz PDF/JSON.

jak sprawdzić kontrahenta w KRS

jak sprawdzić kontrahenta w KRSv2

jak sprawdzić kontrahenta w KRSv1

Wskazówka!

Warto nie tylko pobrać i przejrzeć plik z informacjami o weryfikowanym kontrahencie, ale także go zarchiwizować. W razie kłopotów będzie to dowód, że dochowaliśmy, tzw. należytej staranności.

Po do danych, które warto sprawdzić. Najlepiej skupić się na kapitale zakładowym, danych wspólników, danych zarządu, rodzaju reprezentacji, zgłoszonych PKD czy kwestii składania sprawozdań do KRS. To tylko kilka przykładów, o samej weryfikacji piszemy w dalszej części wpisu.

Odpis aktualny z Rejestru Przedsiębiorców KRS – co zawiera?

Poza powyższym można także pobrać Odpis Aktualny, w którym znajdziemy jeszcze więcej danych. Składa się z informacji wstępnych (data rejestracji w KRS, data wpisu, informacje o ostatnim wpisie, np. sygnatura) oraz 6 działów (działy podzielone są na rubryki).

Poniżej prezentujemy, jakie dane uzyskamy, sprawdzając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

DZIAŁ 1 to:

• podstawowe dane podmiotu, dane o wcześniejszej rejestracji oraz informacja o tym, czy przedsiębiorca prowadzi działalność z innymi podmiotami na podstawie umowy spółki cywilnej;
• siedziba i adres podmiotu;
• informacja o oddziałach – nazwa, siedziba, adres;
• informacje o umowie spółki – jej zawarciu i zmianach;
• czas, na jaki została utworzona spółka;
• informacja, czy wspólnik może mieć większą liczbę udziałów;
• sposób powstania spółki;
• dane wspólników – nazwisko lub nazwa; PESEL, REGON lub data urodzenia; numer KRS; liczba i wartość udziałów posiadanych przez wspólnika; informacja, czy wspólnik posiada całość udziałów;
• wysokość kapitału zakładowego i informacje o wniesieniu aportu;
• wzmianka o uczestnictwie w grupie spółek.

Natomiast DZIAŁ 2 to:

• informacja o organach uprawnionych do reprezentacji spółki, czyli:
  • nazwa i sposób reprezentacji,
  • dane osób wchodzących w skład organu, w tym pełniona funkcja, PESEL/numer KRS i informacja, czy osoba została zawieszona w czynnościach;
• informacja o organach nadzoru i prokurentach oraz dane osób, pełniących te funkcje.

Kolejny – DZIAŁ 3 – zawiera informacje o przedmiocie działalności spółki, czyli przede wszystkim kody PKD,  a także wzmianki o złożonych dokumentach i dzień kończący rok obrotowy.

Następnie DZIAŁY 4-6 dostarczają wielu ważnych danych, które mogą wpłynąć na decyzję o podjęciu współpracy z konkretnym podmiotem. Znajdziemy w nich informacje na temat:

• zaległości;
• wierzytelności;
• postępowania upadłościowego/ restrukturyzacyjnego/ układowego/ naprawczego
• przymusowej restrukturyzacji;
• umorzenia prowadzonych egzekucji;
• ustanowieniu kuratora;
• likwidacji, rozwiązania, unieważnienia, połączenia, podziału, przekształcenia spółki (ewentualnie opis sposobu przekształcenia, dane przejmowanych podmiotów itp.);
• zawieszenia działalności.

Warto wiedzieć!

• Zakres danych może różnić się w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa. Dla przykładu, jeśli podmiot prowadzony jest w formie spółki akcyjnej, uzyskamy także informacje, m.in.: o liczbie akcji wszystkich emisji, wartości nominalnej akcji, emisji akcji, dane jedynego akcjonariusza.
• Pobierając odpis pełny, zyskujemy dostęp także do wykreślonych danych i możemy prześledzić historię zmian wpisu.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych – jak sprawdzić kontrahenta w KRS?

Jak już wspomnieliśmy, częścią KRS jest Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. By sprawdzić kontrahenta pod tym kątem, na stronie wyszukiwarki KRS należy wybrać zakładkę Wyszukaj dłużnika, wpisać numer RDN, a potem kliknąć Wyszukaj.

Skąd wziąć numer RDN? Trzeba złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS i zapłacić 15 zł. W odpowiedzi otrzymamy zaświadczenie z informacją, czy dany podmiot znajduje się w rejestrze. Jeśli tak – na dokumencie będą widniały także wszystkie numery RDN, pod jakimi dłużnik figuruje.

Przeglądarka dokumentów finansowych w KRS

Moim zdaniem jest to najważniejszy element weryfikacji. Pozwala sprawdzić pełen obraz sytuacji finansowej kontrahenta. Sprawdzenie to punkt obowiązkowy w przypadku weryfikacji KRS. Narzędzie jest bezpłatne i dostępne dla każdego – nie wymaga zalogowania. Po wpisaniu numeru KRS podmiotu możemy przeglądać i pobierać, m.in.: roczne sprawozdania finansowe, uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty, czy sprawozdania z działalności.

Jakie dane o kontrahencie można uzyskać przeglądając sprawozdania finansowe

Rejestr KRS jest jawny. Każdy zainteresowany za darmo może uzyskać dostęp do tej bazy danych. Co konkretnie w niej znajdzie?

Po wejściu na dedykowaną stronę –przeglądarki dokumentów finansowych, wpisujemy numer KRS danej spółki i klikamy wyszukaj. Wyświetlą nam się dostępne dokumenty finansowe. Najlepiej, jeśli dokumenty są aktualne (sprawozdanie za zeszły rok). Pierwszym sygnałem ostrzegawczym powinien być brak złożonych sprawozdań za ostatnie okresy (w dalszym ciągu część spółek ma braku w tym zakresie). Termin na złożenie sprawozdania to 6 miesięcy od końca roku obrachunkowego. Tym samym najpóźniej w lipcu 2024 dane za 2023 powinny być dostępne.

jak sprawdzić dane finansowe KRS kontrahenta

jak sprawdzić dane finansowe KRS kontrahentav1

Z listy wybieramy interesujący nas dokument i klikamy „pokaż”, następnie wybieramy „pobierz dokumenty”. W przypadku sprawozdania finansowego najlepiej pobierać dokument plus dodatkowe informacje. Sam plik otrzymamy w formacie XML, który może być ciężki w odbiorze. Tu z pomocą przychodzi nam rządowa strona, na której możemy dokonać wizualizacji. Po wejściu na stronę wystarczy wczytać plik i otrzymamy sprawozdanie finansowe w przystępnej formie.

Weryfikując kontrahenta warto sprawdzić nie tylko przychody czy zyski firmy, ale również bilans spółki. Wysokość kapitału własnego, zadłużenie czy stan gotówki.

Weryfikacja kontrahenta w KRS – co powinno zaniepokoić?

Jak widać, analiza odpisu KRS oraz sprawozdań finansowych może dostarczyć sporo cennych informacji o przyszłym lub aktualnym kontrahencie. Co ważne, przedsiębiorcy mają obowiązek podać we wpisie tylko prawdziwe dane i dbać o to, aby były one aktualne. Oznacza to, że wszystkie informacje znajdujące się w KRS można uznać za wiarygodne. Ale, jak zrobić z nich użytek i, kiedy powinna zapalić się nam, tzw. czerwona lampka? Poniżej kilka wskazówek.

Odpis z KRS – jak interpretować uzyskane informacje?

Zacznijmy od tego, że już sama obecność podmiotu w KRS to ważna informacja. To dowód na to, że spółka faktycznie istnieje – jest zarejestrowana.

Wskazówką jest także data założenia działalności. Im dłużej dany podmiot działa, tym lepiej. Przetrwanie w polskich realiach nie jest proste, więc długi staż na rynku może świadczyć o tym, że firma jest stabilna i wiarygodna. Oczywiście, może, ale nie musi i przed nawiązaniem współpracy, należy wziąć pod uwagę także inne czynniki.

Co jakiś czas pojawiają się wiadomości, że firma działająca na rynku od kilkudziesięciu lat złożyła wniosek o upadłość. Należy, o tym pamiętać i szczególnie zapoznać się z działami 4-6 odpisu z KRS. Wpisy o zaległościach, wierzytelnościach, czy postępowaniu restrukturyzacyjnym lub nawet upadłościowym to znak, że przedsiębiorstwo ma lub prawdopodobnie będzie miało poważne kłopoty finansowe, a współpraca z nim oznacza spore ryzyko. Natomiast wpis o otwarciu likwidacji to sygnał, że za chwilę spółka może zniknąć z rynku.

Warto również zwrócić uwagę na listę złożonych dokumentów. Każda spółka ma obowiązek składać sprawozdania finansowe minimum raz w roku. Jeśli w odpisie nie ma wzmianek o tych dokumentach to sygnał, że spółka może mieć coś do ukrycia i nie gra uczciwie.

Cenne są także informacje o sposobie reprezentacji i wysokości kapitału zakładowego. Dzięki nim dowiemy się, z kim warto prowadzić negocjacje, a potem podpisać skuteczną umowę oraz, jaka jest maksymalna kwota odpowiedzialności za zobowiązania. Dzięki liście wspólników, członków zarządu itp. będziemy mogli zweryfikować, czy osoba, która podaje się np. za prokurenta rzeczywiście pełni taką funkcję. Ponadto, znając tożsamość wspólnika, możemy sprawdzić, z jakimi dodatkowymi przedsięwzięciami jest powiązany. Naszą czujność powinna wzbudzić np. niedawna zmiana wspólników czy zarządu. To, że spółka ma wieloletnią historię, wcale nie oznacza, że nowi wspólnicy czy zarząd wypełnią swoje zadania należycie.

Jak sprawdzić kontrahenta w KRS? – podsumowanie

Podsumowując, Krajowy Rejestr Sądowy dostarcza wielu cennych informacji o podmiotach gospodarczych. Dzięki analizie uzyskanych informacji można ocenić stabilność spółki, jej kondycję finansową, strukturę organizacyjną, a nawet kierunek rozwoju.

Warto korzystać z tego narzędzia nie tylko przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy, ale także na jej późniejszych etapach. Cykliczne monitorowanie rejestru to dobry sposób, by wyłapać ważne zmiany w spółce (np. w strukturze właścicielskiej, czy zarządzie) i w porę zareagować na ewentualne problemy.

Dobrze jest także sprawdzić kontrahenta w chociaż jednym BIG-u oraz przeprowadzić szczegółowy research w Internecie. O innych sposobach weryfikacji kontrahenta przeczytacie na naszym blogu.

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.