Jak założyć firmę jednoosobową (JDG)?

Własna firma – to brzmi dumnie. Dla wielu jest spełnieniem marzeń. Koniec z pracą na etacie, wysokie zarobki, prestiż, możliwości rozwoju. Jednak, zanim marzenia staną się rzeczywistością, najpierw trzeba podjąć konkretne działania, np. znaleźć pomysł na biznes, zebrać niezbędne środki, a także przebrnąć przez szereg formalności. W poniższym artykule zebraliśmy najważniejsze kwestie dotyczące zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej. Podpowiadamy, m.in. jak założyć firmę jednoosobową i czy zawsze jest to konieczne, by prowadzić własny biznes.

Kto może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?

Na wstępie warto podkreślić, że w Polsce własną firmę może założyć każdy, kto nie ma sądowego zakazu prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Mają do tego prawo także cudzoziemcy, a nawet osoby niepełnoletnie.

Obywateli państw członkowskich UE i EOG obowiązują takie same zasady zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej jak obywateli Polski. Natomiast osoby spoza UE i EOG muszą dodatkowo posiadać tytuł pobytowy.

Osoby niepełnoletnie (13-18 lat) mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że co prawda mogą założyć i prowadzić JDG, jednak przy większości typowych dla przedsiębiorcy działań takich jak: złożenie wniosku o wpis do CEIDG, a potem, np.  zawieranie umów osobę niepełnoletnią musi reprezentować przedstawiciel ustawowy (np. rodzic). W niektórych przypadkach potrzebna może być także zgoda sądu na daną transakcję.

Kiedy trzeba założyć działalność gospodarczą?

Można prowadzić własny biznes i jednocześnie nie prowadzić działalności gospodarczej. Być może to stwierdzenie jest dla niektórych niemałym zaskoczeniem. Jak to możliwe? Z odpowiedzią przychodzi art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców:

Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Czyli, jeśli zakładamy, że nie osiągniemy zbyt dużych dochodów, prowadząc dany biznes, nie musimy rejestrować działalności. Natomiast jeśli przychód w którymś miesiącu przekroczy wspomniany w ustawie limit, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, a osoba ją wykonująca ma obowiązek w ciągu 7 dni od przekroczenia limitu złożyć wniosek o wpis do CEIDG.

Co ważne, cytowany wyżej artykuł ustawy nie dotyczy:

• działalności wykonywanej w ramach spółki cywilnej;
• działalności regulowanej, tj. takiej, do której wykonywania potrzeba koncesji lub zezwolenia.

Oznacza to, że w tych przypadkach nie można prowadzić, tzw. działalności nierejestrowanej.

W tym miejscu należy jeszcze wspomnieć, że nie każdy rodzaj działalności wymaga rejestracji. Do CEIDG nie trzeba zgłaszać:

• działalności wytwórczej w rolnictwie (uprawy rolne, chów i hodowla zwierząt, warzywnictwo, ogrodnictwo, leśnictwo, rybactwo śródlądowe);
• działalności agroturystycznej rolników;
• wyrobu wina przez rolników, pod warunkiem że wyrabiają mniej niż 100 hektolitrów wina w roku winiarskim, a winogrona pochodzą z własnych upraw;
• rolniczego handlu detalicznego;
• działalności kół gospodyń wiejskich, pod warunkiem że spełnia warunki określone w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich.

Czego potrzebuję do założenia firmy?

Wiemy już, kto i kiedy powinien założyć działalność gospodarczą. Sprawdźmy teraz, jakie dokumenty należy przygotować, by zarejestrować firmę.

Kluczowy jest wniosek do CEIDG. Oprócz danych wnioskodawcy trzeba w nim podać konkretne informacje dotyczące przyszłej działalności, takie jak:

• nazwa firmy (pełna i skrócona);
• data rozpoczęcia działalności (najlepiej od 2. dnia miesiąca, dzięki czemu wydłużamy o miesiąc prawo do „ulgi na start„, a potem „małego ZUS-u”);
• rodzaj wykonywanej działalności, czyli kody PKD;
• adresy związane z działalnością gospodarczą;
• informacje o obowiązkowym ubezpieczeniu (ZUS/KRUS/za granicą);
• forma opodatkowania;
• dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową;
• rachunek bankowy związany z działalnością.

Nie wszystkie z ww. kwestii są tak oczywiste, jak na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, dlatego zatrzymajmy się teraz przy poszczególnych zagadnieniach.

Nazwa firmy jednoosobowej – co musi zawierać?

Głównym i obowiązkowym elementem każdej nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej jest imię i nazwisko jej właściciela. Co więcej, musi być ono podane w mianowniku, np. Jan Nowak (by uniknąć nieporozumień). Zawsze najpierw wpisujemy imię. Jeśli przyszły przedsiębiorca ma także drugie imię, to sam może zdecydować, czy chce je wpisywać.

Nazwa może zawierać tylko imię i nazwisko lub imię i nazwisko oraz dodatkowy pseudonim bądź inne dowolne określenie. Tutaj możemy puścić wodze fantazji, ale trzeba kierować się jedną zasadą – nazwa nie może wprowadzać w błąd.

Jak założyć firmę jednoosobową? – kody PKD

Kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) określa nie tylko branżę, w jakiej prowadzona jest działalność gospodarcza. Opisuje także, czym konkretnie zajmuje się dana firma.

We wniosku do CEIDG trzeba podać 1 kod główny (przeważający) oraz dowolną liczbę innych kodów. Warto wiedzieć, że można je dowolnie aktualizować (w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany), jeśli, np. w miarę rozwoju firmy zmieni lub poszerzy się jej profil działalności.

By dopasować odpowiedni kod, można skorzystać z wyszukiwarek dostępnych w Internecie. Nie zawsze jednak jego ustalenie jest proste. W takiej sytuacji warto skorzystać z pomocy Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi. W zapytaniu należy szczegółowo opisać swoją działalność.

Warto wiedzieć, że niektóre kody mogą nakładać na przedsiębiorcę konkretne obowiązki, np. rejestrację VAT.

Adres jednoosobowej działalności gospodarczej

We wniosku można wskazać:

• adres do doręczeń;
• stałe miejsce wykonywania działalności;
• dodatkowe stałe miejsca (np. jeśli firma ma magazyn, oddział itp.).

Co ważne, do wyboru jest także pole brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. To opcja, np. dla firm działających mobilnie. Wówczas we wniosku możemy podać jedynie adres do doręczeń, czyli taki, na który będzie przychodziła korespondencja związana z działalnością (może, ale nie musi być do adres zamieszkania).

WAŻNE!

Przedsiębiorca musi mieć tytuł prawny do każdej zgłaszanej nieruchomości. Może to być, np. najem, dzierżawa, użyczenie, prawo własności.

Jak założyć firmę jednoosobową? – forma opodatkowania

Przedsiębiorcy mają do dyspozycji 3 formy opodatkowania:

• zasady ogólne (skala podatkowa – 12% lub 32%);
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;
• podatek liniowy (19%).

Wybierając najlepszą formę opodatkowania, należy uwzględnić przede wszystkim planowane dochody i udział kosztów. To ważna decyzja, która będzie miała wpływ na dalsze funkcjonowanie firmy, sposób prowadzenia księgowości i rozliczeń z US. Warto zatem dobrze poznać ten temat i sprawdzić jaką formę opodatkowania wybrać. Oczywiście warto również skorzystać z porady doradcy podatkowego lub chociaż doświadczonej księgowej.

Jak prowadzić księgowość przy JDG?

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej księgowość najczęściej jest uproszczona i wiąże się albo z prowadzeniem Księgi Przychodów i Rozchodów, albo ewidencji przychodów. Na pełną księgowość muszą przejść jedynie firmy jednoosobowe, których roczne przychody ze sprzedaży w danym roku obrotowym będą wyższe niż równowartość 2 mln euro.

Już przy wypełnianiu wniosku do CEIDG trzeba określić, w jaki sposób będziemy prowadzić księgowość – samodzielnie, czy z pomocą zewnętrznego podmiotu, np. biura rachunkowego (tę informację można zaktualizować w każdej chwili).

Księgowość tradycyjna

W tym modelu przedsiębiorca korzysta z usług stacjonarnego biura rachunkowego. Księgowi zajmują się księgowaniem faktur i innych dokumentów. Obliczają należny podatek i składki ZUS, rozliczają PIT, śledzą przepisy itp. Przedsiębiorca musi jedynie dostarczyć wszystkie dokumenty.

Koszt usługi zależy od wielu czynników, np. ilości dostarczanych faktur (zazwyczaj od 150 zł wzwyż).

Jednoosobowa działalność gospodarcza – księgowość online

Obecnie na rynku znajdziemy także biura rachunkowe/księgowych online. W tym przypadku także korzystamy z usług profesjonalnych księgowych, ale przekazujemy dokumenty, np. za pośrednictwem aplikacji.

Jest jeszcze jedna najtańsza opcja, czyli samodzielne prowadzenie księgowości. Potrzebny jest do tego odpowiedni program księgowy, samodyscyplina i podstawowa wiedza na temat obowiązków przedsiębiorcy.

Firmowy rachunek bankowy – czy to konieczne?

Właściciele JDG do rozliczeń firmowych mogą wykorzystywać swój rachunek prywatny, pod warunkiem że ma on tylko jednego posiadacza. Natomiast jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, musi posiadać rachunek firmowy. Więcej szczegółów możecie przeczytać w artykule – Czy trzeba mieć konto firmowe przy działalności gospodarczej.

W tym miejscu warto dodać, że rachunek firmowy ma jedną bardzo ważną funkcję – pozwala oddzielić transakcje prywatne od tych związanych z działalnością. Może się to okazać szczególnie ważne, np. w przypadku kontroli z US. Dodatkowe konto dla wielu kojarzy się z nadprogramowymi kosztami, jednak nie musi tak być. Zachęcamy do zapoznania się z naszym rankingiem kont firmowych. Znajdziecie w nim propozycje rachunków za 0 zł.

Jak założyć firmę jednoosobową? – ZUS

We wniosku do CEIDG trzeba także podać informacje na temat obowiązkowego ubezpieczenia. Należy zaznaczyć, pod jaką instytucję będziemy podlegać (ZUS/KRUS). W przypadku wyboru ubezpieczenia ZUS należy dołączyć także odpowiedni formularz:

• Jeśli chcemy korzystać przez 6 miesięcy z tzw. ulgi na start, zgłaszamy się wyłącznie do składki zdrowotnej (ZZA).
• Za pomocą formularza ZUA, zarejestrujemy się do wszystkich składek.
• By zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, dołączamy formularz ZCNA.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a VAT

Nie każdy przedsiębiorca musi rejestrować się do VAT. Z obowiązku zwolnione są firmy, których:

• sprzedaż nie przekracza 200 tys. zł rocznie (zwolnienie podmiotowe);
• sprzedaż dotyczy wyłącznie towarów i usług zwolnionych z VAT (zwolnienie przedmiotowe).

Pozostali muszą się zarejestrować, korzystając z formularza VAT-R. Należy go złożyć w urzędzie skarbowym. Więcej o obowiązku VAT przeczytacie tutaj.

Uzyskanie zgody na prowadzenie działalności

Określone rodzaje działalności gospodarczej mogą wiązać się z koniecznością uzyskania dodatkowej zgody właściwych organów. Takie ograniczenie swobody działalności ma na celu przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa państwa i konsumentów oraz zapobieganie nadużyciom. Zgoda może przyjmować formę:

• licencji – dotyczy, np. doradców podatkowych, architektów, adwokatów;
• wpisu do rejestru działalności regulowanej – konieczne, np. w przypadku świadczenia usług detektywistycznych, prowadzenia praktyk lekarskich, ośrodków szkolenia kierowców, działalności telekomunikacyjnej;
• koncesji – dotyczy, np. działalności górniczej, energetycznej, prowadzenia kasyna, radia i telewizji, ochrony osób i mienia, przewozów lotniczych;
• zezwolenia – wymagane, m.in. w przypadku sprzedaży alkoholu, prowadzenia aptek, zbierania i przetwarzania odpadów.

Co prawda, o te dokumenty trzeba się postarać już po zarejestrowaniu firmy. Jednak wcześniej warto sprawdzić, czy w odniesieniu do naszej działalności tego typu zgoda będzie wymagana i jeśli tak – gdzie i w jaki sposób należy ją uzyskać.

Jak założyć działalność gospodarczą online?

Wiemy już, co jest potrzebne do rejestracji firmy. Przejdźmy więc do omówienia, jak krok po kroku założyć jednoosobową działalność gospodarczą online.

Krok 1 – wniosek o wpis do CEIDG

By zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba złożyć wniosek CEIDG-1. Wniosek do CEIDG jest bezpłatny i oznacza, że:

• wpisane dane zostaną przekazane do urzędu skarbowego, GUS, ZUS/KRUS;
• firmie zostanie nadany NIP (w ciągu 1 dnia roboczego) i REGON (w ciągu 7 dni roboczych).

Najwygodniej formularz CEIDG-1 wypełnić i wysłać poprzez stronę ministerstwa lub ePuap. Oczywiście oprócz tego możemy złożyć go osobiście lub wysłać listem poleconym. Więcej o zakładaniu firmy przez Internet przeczytać w naszym osobnym artykule.

Jak założyć firmę jednoosobową w urzędzie?

W tym przypadku należy osobiście udać się do urzędu miasta/gminy. Wypełniamy na miejscu papierowy formularz CEIDG-1 i podpisujemy go własnoręcznie. Następnie przekazujemy go urzędnikowi. Urzędnik poprosi nas o okazanie dokumentu tożsamości, a następnie potwierdzi przyjęcie wniosku i wprowadzi dane do systemu (najpóźniej w kolejnym dniu roboczym).

By usprawnić cały proces, wniosek można wcześniej wydrukować i wypełnić na spokojnie w domu, a potem tylko zanieść do urzędu.

Jest jeszcze jedna opcja. Wypełniamy wniosek online (przy pomocy kreatora wniosków), a potem w ciągu 7 dni z kodem otrzymanym na e-mail i dokumentem tożsamości udajemy się do urzędu, by własnoręcznie podpisać wniosek.

Warto wiedzieć!

Rejestracja firmy w urzędzie to opcja nie tylko dla osób preferujących tradycyjną formę załatwiania spraw, ale także jedyne rozwiązanie dla tych, którzy chcą złożyć wniosek o wpis do CEIDG przez pełnomocnika.

Zakładanie firmy online

By złożyć wniosek CEIDG-1, nie trzeba wychodzić z domu. Wystarczy wejść na stronę biznes.gov.pl i wybrać opcje Zarejestruj firmę > Rozpocznij. Następnie logujemy się przy pomocy wybranej opcji, m.in.: profil zaufany, e-Dowód, bankowość elektroniczna, aplikacja mObywatel.

Kolejnym krokiem jest wypełnienie formularza. Krok po kroku wpisujemy wymagane dane lub zaznaczamy wybraną opcję. Na koniec podpisujemy wniosek podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Zakładanie firmy online przez bankowość internetową

Bardzo ciekawa alternatywą jest założenie działalności gospodarczej wraz z kontem bankowym. W naszym rankingu kont firmowych, można znaleźć kilka instytucji oferujących taka możliwość. Taka opcja jest dostępna w: Banku Millennium, PKO BP, Santander Bank Polska, ING Banku Śląskim, Banku Pekao i mBanku.. Wystarczy przejść do odpowiedniego wniosku, zaznaczyć opcję jak na screenie poniżej i postępować zgodnie z instrukcją. W jednym kroku założymy firmę wraz z kontem, co jest niewątpliwe bardzo wygodne opcja.

Jak założyć firmę jednoosobową listownie?

Wniosek o wpis do CEIDG można także wysłać pocztą (listem poleconym). Co ważne, na wniosku musi znajdować się własnoręczny podpis wnioskodawcy poświadczony przez notariusza. Jest to zdecydowanie najdroższe i najbardziej czasochłonne rozwiązanie.

Krok 2 – zgłoszenie do ZUS, VAT i inne obowiązki

• Na podstawie wpisu do CEIDG ZUS automatycznie rejestruje danego przedsiębiorcę jako płatnika składek. Jednak w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności należy jeszcze zgłosić się do ubezpieczeń, czyli złożyć wspomniane wyżej dokumenty: ZUA, ZZA lub ZCNA. Co ważne, ten krok można połączyć z krokiem 1, czyli wysłać zgłoszenie razem z wnioskiem CEIDG-1 (nie dotyczy rejestracji firmy poprzez bankowość elektroniczną).

• Poza tym, osoby, które chcą być czynnymi podatnikami VAT, muszą pamiętać o zgłoszeniu VAT-R. Można je złożyć już podczas rejestracji w CEIDG albo najpóźniej dzień przed rozpoczęciem świadczenia usług lub sprzedaży towarów objętych VAT.

• Dodatkowo, jeśli dany rodzaj działalności tego wymaga, to po zarejestrowaniu firmy należy rozpocząć starania o uzyskanie wpisu do rejestru działalności regulowanej, zezwolenia, czy koncesji.

• Warto także sprawdzić, czy musimy posiadać kasę fiskalną.

Jak założyć firmę jednoosobową? Co, jeśli nie JDG?

Wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej to jeden z pierwszych dylematów, przed jakimi staje przyszły przedsiębiorca. Warto wiedzieć, że jednoosobowa działalność gospodarcza to co prawda najprostsze i najtańsze, ale nie jedyne rozwiązanie dla osób, które nie chcą mieć wspólników.

Dla przykładu jedna osoba może założyć spółkę akcyjną. Jest to opcja dużo bardziej skomplikowana i dużo droższa niż JDG. Dlatego najczęściej korzystają z niej osoby doświadczone, które planują duże przedsięwzięcie.

W pojedynkę da się założyć także spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, ale nie zawsze będzie to korzystna opcja. Jeśli stoicie przed dylematem, co wybrać, to zachęcamy do lektury naszego artykułu: Działalność gospodarcza, czy spółka z o.o. – co się bardziej opłaca?