Portal S24 – czym jest i jak z niego korzystać?

Coraz więcej urzędowych spraw da się załatwić w domowym zaciszu. By rozliczyć PIT, nie trzeba już odwiedzać urzędu skarbowego. Wystarczy kilka kliknięć i gotowe. Podobnie z rejestracją jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG. Wszystkie formalności, łącznie ze zgłoszeniem do ZUS i US, można załatwić bez wychodzenia z domu przez serwis biznes.gov. Także spółkę z o.o. można zarejestrować online, korzystając z portalu S24. W poniższym artykule skupimy się właśnie na tym zagadnieniu. Czym konkretnie jest, jak z niego korzystać i jakie dokumenty można złożyć przez portal S24? Wyjaśniamy.

Portal S24 – co to jest i do czego służy?

S24 to system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości, za pomocą którego od 1 stycznia 2012 roku można całkowicie online rejestrować w KRS podmioty gospodarcze z osobowością prawną, takie jak:

• spółkę jawną;
• spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółkę komandytową;
• prostą spółkę akcyjną.

Przez portal S24 da się także bez wychodzenia z domu zaktualizować dane w już zarejestrowanych spółkach, a także złożyć sprawozdanie finansowe w KRS, czy podpisać dokumenty, które w innych okolicznościach wymagałyby wizyty u notariusza. Tu jedna istotna uwaga, w przypadku obsługi spółek z o.o. przez S24. Jest ona możliwa tylko dla podmiotów zarejestrowanych przy użyciu gotowego wzorca, gdzie późniejsze zmiany były dokonywane tylko w S24. Po zmianie umowy spółki u notariusza, tracimy możliwość obsługi podmiotu w S24.

Portal S24 a rejestracja konta użytkownika – jak to zrobić?

By korzystać z portalu S24, trzeba najpierw założyć konto użytkownika. W tym celu, będąc na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24 zjeżdżamy na sam dół i wybieramy opcję Utwórz konto. Następnie podajemy adres e-mail oraz tworzymy hasło do konta. Potwierdzamy, że zapoznaliśmy się z pouczeniem i przechodzimy Dalej.

Kolejnym krokiem jest autoryzacja konta za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego (ePUAP). Jeśli konto zostanie poprawnie założone, to na adres e-mail otrzymamy informacje o utworzeniu konta oraz prośbę o weryfikację konta mailowego.

Weryfikację możemy przeprowadzić na dwa sposoby:

1. kliknąć link aktywacyjny z e-maila, a potem Weryfikuj.
2. przy pierwszym logowaniu do systemu wpisać otrzymany kod weryfikacyjny i kliknąć Weryfikuj.

To wszystko. Konto jest już aktywne. Możemy zalogować się i przejść do rejestracji spółki.

WAŻNE!

Każda z osób biorących udział w zakładaniu spółki musi mieć aktywne konto w systemie S24 oraz swój Profil Zaufany lub możliwość podpisania dokumentów podpisem kwalifikowanym.

Jak wygląda rejestracja spółki w S24? – na przykładzie spółki z o.o.

Jeśli chcemy założyć spółkę, to po zalogowaniu się na swoje konto przechodzimy do zakładki Moje przedsiębiorstwa, a potem Dodaj przedsiębiorstwo. Czas na wypełnienie formularza. Po kolei musimy uzupełnić takie pola jak:

• nazwa tworzonej spółki (bez przyrostka z formą prawną);
• forma prawna (np. spółka z o.o.)
• siedziba spółki.

Drugi etap – utworzenie umowy spółki

Chcąc sporządzić umowę spółki, wybieramy zakładkę Dokumenty, a potem Nowy dokument > Umowa spółki > Wybierz wzorzec dokumentu. System krok po kroku przeprowadzi nas przez każdy paragraf.

Przyjrzyjmy się teraz, jak wygląda ten proces na przykładzie spółki z o.o. W tym przypadku będziemy musieli podać, m.in.:

• dane wspólników;
• kody PKD;
• kapitał zakładowy;
• liczbę udziałów;
• wartość nominalną udziału;
• czas trwania kadencji członka zarządu;
• dane członków zarządu.

Nie wszędzie musimy wpisywać dane. W niektórych miejscach system proponuje nam kilka wariantów poszczególnych paragrafów. Możemy wówczas wybrać odpowiednią dla nas wersję. Dotyczy to zapisów, np.:

• zbycia lub zastawiania udziałów;
• o kapitale rezerwowym i zapasowym;
• o organach spółki;
• o sposobie reprezentacji spółki;
• o zaciąganiu zobowiązań.

Po uzupełnieniu wszystkich informacji umowę trzeba podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Musi to zrobić każdy ze wspólników.

Po utworzeniu i poprawnym podpisaniu umowy spółki można przejść do tworzenia kolejnych dokumentów, np. listy wspólników, oświadczenia o wniesieniu kapitału. Możemy także dodać dokumenty zewnętrzne. Co ważne, każdy z nich należy podpisać.

Trzeci etap – złożenie wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców

UWAGA!

Jeśli umowa spółki została utworzona w S24 – wniosek o wpis do KRS może być złożony tylko przez ten system. Natomiast, jeśli umowa została zawarta tradycyjnie, tj. u notariusza – o wpis należy się starać przez Portal Rejestrów Sądowych. Nie da się go uzyskać przez portal S24.

Jak łatwo się domyślić, wniosek o wpis do KRS odnajdziemy w zakładce Wnioski. Najpierw załączamy wcześniej dodane i podpisane dokumenty, a potem wypełniamy wniosek. Wskazujemy sąd, do którego kierowany jest wniosek. Podajemy, m.in.: siedzibę podmiotu, dane wnioskodawców, dane spółki, informacje o oddziałach, o wspólnikach, kody PKD.

Uzupełniony wniosek należy podpisać. To nie koniec. Musimy go jeszcze opłacić, tj. wnieść opłatę sądową (trzeba to zrobić w formie elektroniczne, np. przez system e-Płatności), a potem wysłać.

Wszystkie informacje dotyczące rejestracji (np. o nadaniu sygnatury, opłaceniu wniosku), będą wysyłane na konto użytkownika. Można je sprawdzać w zakładce Korespondencja.

Więcej szczegółów na temat zakładania spółki z o.o. przez system S24 znajdziecie w dedykowanym artykule.

Warto wiedzieć!

Podczas uzupełniania dokumentów wszyscy wspólnicy nie muszą być jednocześnie przy tym samym komputerze. Jeden ze wspólników może rozpocząć rejestrację, a następnie udostępnić dokumenty pozostałym.

Portal S24 a zmiany – co obejmują i jak je wprowadzić?

System S24 umożliwia nie tylko rejestrację nowej spółki, ale także aktualizację już istniejących podmiotów. Można, m.in. zmienić adres siedziby spółki, dodać lub wykreślić kod PKD, zmienić zarząd, zaktualizować dane poszczególnych osób.

WAŻNE!

Jeśli umowa spółki nie była zawierana przez S24 lub była, ale potem zostały wprowadzone jakiekolwiek zmiany w formie papierowej, nie da się dokonać zmian przez portal S24.

By wprowadzić zmiany, należy po zalogowaniu się na swoje konto w S24, najpierw utworzyć odpowiednie dokumenty oraz je podpisać. Potem trzeba sporządzić wniosek zmianowy (Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców), czyli uzupełnić go i załączyć wcześniej utworzone uchwały. Kolejny krok to podpisanie wniosku. Na koniec należy go opłacić i wysłać.

Jak widać, wszystko wygląda podobnie, jak w przypadku wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców.

Jakie dokumenty zmianowe są dostępne w systemie S24?

W systemie S24 znajdziemy wzorce następujących dokumentów zmianowych:

• uchwała o zmianie adresu spółki;
• uchwała zmiany umowy spółki;
• uchwała w sprawie prokury;
• uchwała o rozwiązaniu spółki.

Dodatkowo dla spółek jawnej i komandytowej utworzymy:

• umowę przeniesienia praw i obowiązków spółki;
• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółki;
• oświadczenie o udzielonym pełnomocnictwie do złożenia wniosku.

Natomiast w przypadku spółki z o.o. w systemie da się także sporządzić:

• uchwałę o dobrowolnym umorzeniu udziałów;
• uchwałę o zmianie składu zarządu/rady nadzorczej;
• uchwałę w sprawie udzielenia zgody na zbycie udziału;
• umowę zbycia udziałów;
• uchwałę w sprawie dalszego istnienia spółki;
• uchwałę o ustanowieniu oddziału spółki;
• zatwierdzenie sprawozdania finansowego bez obecności rewidenta/z obecnością rewidenta;
• uchwałę o podziale zysku/pokryciu straty;
• oświadczenie dotychczasowego/nowego wspólnika o objęciu udziałów.

Portal S24 a dokumenty zewnętrzne

Portal S24 zawiera wiele wzorców umów, dokumentów i wniosków.

Niestety, nie posiada wzorców wszystkich dokumentów niezbędnych do prawidłowej rejestracji lub aktualizacji spółki. Umożliwia jednak dołączanie dokumentów zewnętrznych.

Mowa tutaj, m.in. o takich dokumentach jak:

• oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców;
• lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów;
• lista adresów do doręczeń członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu;
• oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki razem z oświadczeniem o jej adresie do doręczeń – niezbędne tylko, jeśli powołany członek zarządu/prezes nie jest wspólnikiem.  

Co ważne, każdy z nich trzeba przygotować samodzielnie (najlepiej w formacie PDF), a potem dodać i podpisać.

Portal S24 a opłaty – ile kosztuje rejestracja i aktualizacja spółki w S24?

Zakładając spółkę przez S24, możemy zaoszczędzić. Mowa tutaj nie tylko o taksie notarialnej. Płacimy także 50% mniej, tj. 250 zł za wpis do KRS. Normalnie opłata sądowa wynosi 500 zł.

Tańsze jest również dokonywanie zmian. Za wniosek o zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców KRS zmian dotyczących spółki złożony przez portal S24 należy zapłacić 200 zł (zamiast 250 zł).  

Poza tym, zarówno przy rejestracji, jak i aktualizacji spółki, obowiązuje opłata za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W tym przypadku nie ma znaczenia tryb składania wniosku. Kwota jest stała i wynosi 100 zł.

S24 eKRS Portal Rejestrów Sądowych – różnice

Oprócz systemu S24 przedsiębiorcy od 1 lipca 2021 roku mają do dyspozycji także nowe narzędzie, tj. Portal Rejestrów Sądowych. Od tej pory wszystkie wnioski do KRS muszą być kierowane drogą elektroniczną.

Co prawda, za pomocą obu portali da się zarejestrować spółkę w KRS, zaktualizować jej dane, czy złożyć sprawozdanie finansowe, nie są to jednak te same systemy. Sprawdźmy więc, czym się różnią.

Przez system S24 można za jednym zamachem sporządzić umowę spółki przy użyciu wzorca (z o.o., komandytowej, jawnej, prostej spółki akcyjnej) i złożyć wniosek o wpis do KRS. Unikamy dzięki temu wizyty u notariusza. Natomiast na Portalu Rejestrów Sądowych załatwimy wszystkie sprawy z zakresu KRS, ale nie utworzymy umowy spółki. Trzeba to zrobić wcześniej u notariusza.

Różnicę zauważymy także podczas składania sprawozdań. Jeśli zrobimy to przez S24, musimy ponieść opłatę – łącznie 140 zł. A przez PRS można zgłaszać dokumenty finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych bezpłatnie.

Z S24 mogą korzystać tylko te spółki, które nie wprowadziły zmian w umowie w formie notarialnej. Co więcej, jeśli użytkownik chociaż raz skorzysta z Portalu Rejestrów Sądowych, nie będzie mógł już składać wniosków przez S24.

Warto także wspomnieć, że S24 jest przeznaczony wyłącznie dla osób posiadających aktywne konto w systemie. Natomiast w przypadku PRS niektóre funkcjonalności dostępne są także dla niezalogowanych użytkowników. Dotyczy to wyszukiwarki KRS, przeglądarki dokumentów finansowych oraz akt rejestrowych KRS.

System S24 – korzyści i ograniczenia

Dzięki wykorzystaniu wzorców dokumentów w systemie S24 nie musimy korzystać z pomocy notariusza i nie ponosimy kosztów obsługi notarialnej. Oszczędzamy także na opłatach sądowych.

Cały proces rejestracji spółki lub wprowadzania zmian przebiega intuicyjnie. System krok po kroku przeprowadza nas przez dany dokument – wprowadzamy dane we wskazanych polach lub wybieramy wariant, który najbardziej nam odpowiada. Za jednym zamachem możemy utworzyć umowę spółki i złożyć wniosek o wpis do KRS.

Jak widać, korzyści jest sporo. Należy jednak zdawać sobie sprawę również z ograniczeń tego systemu. Jest on przeznaczony przede wszystkim dla spółek o „standardowej” formie. Z czego to wynika? Z tego, że z gotowych wzorców. Nie ma więc możliwości dodania do umowy nowego paragrafu. Nie można także inaczej formułować poszczególnych paragrafów – wybieramy po prostu wariant A, B, C itp.

Co więcej, ograniczenia dotyczą także formy pokrycia kapitału zakładowego oraz modyfikacji roku obrotowego. Wspólnicy mogą wnosić jedynie wkłady pieniężne, a rok obrotowy zawsze oznacza rok kalendarzowy.

Podsumowując, jeśli zamierzamy powołać do życia spółkę o prostej formie, to system S24 powinien się sprawdzić. Natomiast, jeśli planujemy wprowadzać do umowy niestandardowe rozwiązania prawne – pozostaje nam tryb tradycyjny, tj. umowa sporządzona u notariusza, a wniosek o wpis do KRS złożony przez Portal Rejestrów Sądowych.