Dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności

Rozpoczęcie działalności gospodarczej bardzo często wiąże się ze sporymi wydatkami. Warto jednak wiedzieć, że nie wszystko trzeba finansować z własnych środków. Osoby bezrobotne mogą ubiegać się o dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności. Jakie warunki trzeba spełnić, by uzyskać środki z PUP? Ile wynosi dotacja? Jak wygląda procedura? Wyjaśniamy.

Kto może ubiegać się o dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności?

Dotacja z urzędu pracy nie jest dla każdego, kto planuje rozpocząć własny biznes. Jest kierowana do konkretnej grupy osób. O dofinansowanie mogą ubiegać się jedynie osoby fizyczne, planujące założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Jeśli zamierzamy otworzyć spółkę, musimy poszukać dofinansowania z innych źródeł niż PUP. Oprócz formy prawnej przyszłej działalności obowiązują jeszcze inne kryteria.

Dotację ma szansę uzyskać osoba, która:

• ma status osoby bezrobotnej;
• nie otrzymała bezzwrotnych środków z Funduszu Pracy lub innych bezzwrotnych środków publicznych na podjęcie działalności gospodarczej, rolniczej lub przystąpienie do spółdzielni socjalnej;
• nie posiada wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (jeśli go posiada, musi przedłożyć oświadczenie, że zakończyła działalność co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem wniosku);
• nie była karana w okresie 2 lat przed złożeniem wniosku za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu;
• nie złożyła wniosku o dofinansowanie w innym urzędzie pracy;
• w okresie 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku nie odmówiła bez uzasadnionej przyczyny oferty pracy lub innej formy pomocy w ramach Programu Aktywizacja i Integracja albo nie przerwała z własnej winy szkolenia, stażu, itp.

Warto wiedzieć!

• Najczęściej wniosek można złożyć nawet w tym samym dniu lub dzień po zarejestrowaniu się jako osoba bezrobotna. Trzeba mieć jednak na uwadze, że w sytuacji, kiedy zainteresowanie dotacją z PUP będzie bardzo duże, urząd może preferować wnioski od osób, które są zarejestrowane dłużej (np. co najmniej 3 miesiące).
• O dotację z PUP mogą ubiegać się nie tylko bezrobotni. Szansę na bezzwrotne środki mają także: absolwenci CIS lub KIS, poszukujący pracy niepozostający w zatrudnieniu lub niewykonujący innej pracy zarobkowej opiekunowie osób niepełnosprawnych (nie dotyczy opiekunów, którzy pobierają świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy).

Ile wynosi dotacja na firmę z urzędu pracy?

Kwota dofinansowania z PUP na rozpoczęcie działalności gospodarczej nie może być wyższa niż 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. W 2024 roku będzie to ok. 45 tys. zł. Należy jednak wspomnieć, że nie każdy PUP może dysponować takimi środkami. Czasem kwota dofinansowania jest niższa. Maksymalna wysokość dotacji zależy, m.in. od tego, ile środków otrzymał dany urząd na ten cel oraz od ilości złożonych wniosków. Znaczenie ma także okres, w którym składamy wniosek. Urzędy najczęściej przyjmują zgłoszenia przez cały rok, a pula dostępnych środków wraz z upływem czasu może być coraz niższa. Zazwyczaj największe szanse na wysoką dotację są na początku roku.

Nie oznacza to jednak, że w listopadzie nie warto już starać się o dotację. Tak, jak wspomnieliśmy, wszystko zależy od urzędu. Zatem bez względu na miesiąc, w którym planujemy składać wniosek, warto wcześniej skontaktować się z danym PUP i dopytać, jaka jest aktualnie maksymalna kwota dotacji.

Niektóre urzędy zamieszczają takie informacje w regulaminie. Dla przykładu w regulaminie PUP w Augustowie znajdziemy dopisek: w okresie od dnia 01.12.2023 r. do dnia 29.02.2024 r. – do kwoty 43 169,70 zł. A w regulaminie urzędu pracy w Białej Podlaskiej zapis: W 2024 roku dofinansowanie może być przyznane maksymalnie w kwocie do 33.000,00 zł brutto.

Co ważne, środki, jakie otrzyma z PUP przyszły przedsiębiorca, są bezzwrotne (o ile wywiąże się z warunków umowy) i stosunkowo łatwo można je uzyskać. Zatem, jeśli planujemy założyć JDG, spełniamy kryteria urzędu i nie mamy szans na inną, np. większą dotację, to warto się o nie postarać.

Czy trzeba wnioskować o maksymalną kwotę dotacji?

Nie, przyszły przedsiębiorca nie musi wnioskować o maksymalną kwotę dotacji. Oczywiście, biorąc pod wagę fakt, że środków nie trzeba zwracać, nie warto oszczędzać. Mimo wszystko należy zachować zdrowy rozsądek. Ponadto każdy wydatek musi być odpowiednio uargumentowany.

Przykład:

Ania na liście planowanych wydatków umieściła, m.in. smartfon o wartości 2 tys. zł. Tak uzasadniła jego zakup:

Moja praca będzie miała charakter zdalny. Smartfon jest mi potrzebny do utrzymywania stałego kontaktu z klientami. Rozmowa telefoniczna jest odbierana jako bardziej profesjonalna niż wyłączny kontakt mailowy. W ten sposób będę mogła lepiej zapoznać się z potrzebami klienta oraz szczegółowo ustalić wszystkie warunki współpracy.

Jeśli wnioskodawca pozwoli sobie na zbytnią rozrzutność, urząd może zakwestionować dany wydatek i, np. przyznać środki, ale w kwocie niższej niż wnioskowana. Gdyby Ania zawnioskowała o smartfon o wartości 9 tys. zł, PUP mógłby uznać, że do wykonywania rozmów telefonicznych tak drogie urządzenie nie będzie potrzebne i przyznać na ten cel, np. 3 tys. zł. W takiej sytuacji Ania nadal mogłaby kupić ten produkt, jednak brakujące 6 tys. musiałaby dołożyć z własnej kieszeni.

Dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności – co można kupić?

Sprawdźmy teraz, na co można przeznaczyć środki z dotacji.

Tutaj wszystko zależy przede wszystkim od rodzaju planowanej działalności gospodarczej oraz od danego urzędu. Z reguły jest tak, że to, co nie jest zakazane, jest dozwolone (o ile zostanie dobrze uzasadnione). Jednak to, co w jednym urzędzie będzie dozwolone, w drugim może być zakazane i na odwrót. Dlatego tutaj także odsyłany do regulaminu ustalonego przez dany PUP.

Zdarza się bowiem, że wykluczony jest:

• dany rodzaj działalności, np. studio tatuażu, działalność sezonowa, działalność w zakresie usług sprzątających, w zakresie pomocy drogowej, w zakresie wypożyczalni;
• dany wydatek, np. opłaty administracyjne i skarbowe, zakup paliwa, koszty transportu/dostawy, zakup kasy fiskalnej, leasing,

Urzędy różnie podchodzą do takich wydatków jak, np. zakup samochodów, smartwatcha, smartfona, uzależniając je np. od profilu prowadzonej działalności. Dla przykładu, w jednym urzędzie zakup telefonu komórkowego zostanie uwzględniony tylko jeśli główny profil działalności to testowanie aplikacji mobilnych, natomiast w innym PUP nie ma takiego ograniczenia.

Zdarza się także, że można nabyć dany produkt lub skorzystać z usługi, ale tylko do określonej kwoty, np. koszt pomocy prawnej, konsultacji, czy doradztwa związanego z podjęciem działalności nie może przekraczać 10% maksymalnej wartości dofinansowania.

W zależności od PUP lista wykluczeń może być mniej lub bardziej rozbudowana.

Dotacja z PUP a wkład własny

Wkład własny zazwyczaj nie jest wymagany podczas starania się o dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności. Możemy wszystkie niezbędne zakupy sfinansować ze środków z PUP.

Warto jednak wiedzieć, że wkład własny, choć nie jest obowiązkowy, to jest brany pod uwagę przy rozpatrywaniu wniosków. Dla urzędników stanowi on sygnał, że wnioskodawcy zależy na sukcesie przyszłej firmy. Jest on dobrze zorganizowany i zdaje sobie sprawę, że taka rezerwa finansowa przyda się na start, tj. dopóki firma zacznie przynosić dochody. Ma także świadomość, że nie wszystkie wydatki pokryje PUP, np. składki ZUS, koszty transportu, zakup kasy fiskalnej, paliwo.

Zatem, jeśli chcemy zwiększyć swoje szanse na uzyskanie dotacji, warto zadeklarować pewną kwotę. Niektóre urzędy z góry określają preferowany udział wkładu własnego w kosztach podjęcia działalności, np. na poziomie 20% wnioskowanej kwoty. Natomiast jeśli nie ma takiej informacji, można przyjąć, że wystarczający będzie wkład w granicach 10%. Warto tutaj dodać, że owszem urząd oczekuje potwierdzenia, że posiadamy zadeklarowaną kwotę (np. potwierdzenie salda rachunku), ale nie sprawdza potem, czy wnioskodawca rzeczywiście wydał te pieniądze. Rozliczyć trzeba się tylko z wydatków, finansowanych ze środków z PUP.

Co ważne, wkładem własnym nie muszą być pieniądze. Może to być, np. samochód, smartfon, komputer, czy inne wartościowe przedmioty. By udokumentować, że rzeczywiście posiadamy wskazane rzeczy, dobrze jest mieć fakturę, czy paragon.

Zabezpieczenie zwrotu środków z dofinansowania z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności

W sytuacji, kiedy bezrobotny nie wywiąże się z warunków umowy, ma obowiązek zwrócić otrzymane środki. Dlatego urząd wymaga od wnioskodawcy potwierdzenia, że będzie miał z czego dokonać zwrotu. Dopuszczalne są takie formy zabezpieczenia jak:

• akt notarialny o poddaniu się egzekucji;
• weksel;
• zastaw na prawach lub rzeczach;
• blokada środków zgromadzonych na rachunku;
• gwarancja bankowa;
• poręczenie osób trzecich (co najmniej dwóch osób).

Każda z ww. opcji wymaga spełnienia określonych warunków. Poszczególne PUP mogą mieć różne wymagania, np. co do dochodu poręczycieli, czy terminów dostarczenia niezbędnych dokumentów. Warto więc dopytać o szczegóły w swoim urzędzie pracy lub zapoznać się z regulaminem dostępnym w Internecie.

Gdzie szukać informacji o dofinansowaniu z PUP

Oczywiście takie informację są dostępne w lokalnym PUP, jednocześnie w wielu przypadkach znajdziemy je online na wybranych stronach internetowych PUP. Poniżej prezentujemy linki do Powiatowych urzędów pracy dla wybranych lokalizacji. Przy okazji warto rozważyć rejestrację działalności gospodarczej w mniej aktywnych lokalizacjach. Zwykle tam własnie budżety są wyższe i szansa na otrzymanie pieniędzy większa. Jest to ciekawa propozycja dla firm działających online, gdzie miejsce rejestracji nie ma aż takiego znaczenia – zawsze można wynająć wirtualne biuro.

Poniżej linki do dedykowanych podstron PUP z informacjami:

• Dofinansowanie działalności z PUP w Warszawie – maksymalna kwota 43.179 PLN
• Dofinansowanie działalności z PUP w Gdańsku – maksymalna kwota 35.000 PLN
• Dofinansowanie JDG z PUP w Poznaniu
• Dofinansowanie JDG z PUP w Krakowie
• Dofinansowanie działalności z PUP w Wrocławiu
• Dofinansowanie działalności z PUP w Łodzi
• Dofinansowanie JDG z PUP w Olsztynie

Dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności – procedura krok po kroku

Przejdźmy teraz do omówienia, jak ubiegać się o środki z urzędu pracy i, jak wygląda cały proces.

Wskazówka!

Wnioski są oceniane według kryteriów określonych przez dany urząd. Zazwyczaj lista tych kryteriów jest jawna. Każdy zainteresowany może zapoznać się z nią bezpośrednio w siedzibie urzędu, a czasem także za pośrednictwem strony internetowej. Nie warto pomijać tego kroku. Wiedząc, na co dany urząd zwraca uwagę, zwiększamy swoje szanse na pozytywną decyzję. Co ważne, urzędy mogą ustalać minimalną liczbę punktów, jaką trzeba uzyskać, by wniosek został rozpatrzony pozytywnie. Zdarza się także, że w razie niezdobycia punktu w określonej kategorii, wniosek nie jest poddawany dalszej analizie.  

Wniosek o dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności

Teoretycznie, jedyne, co trzeba zrobić, to wypełnić i złożyć wniosek. Należy w nim podać, m.in.:

• swoje imię i nazwisko;
• adres zamieszkania;
• PESEL;
• stan cywilny;
• kwotę, o jaką wnioskujemy;
• rodzaj planowanej działalności;
• symbol PKD;
• poziom wykształcenia;
• numer rachunku bankowego, na który mają zostać przelane środki z dofinansowania;
• kalkulację kosztów związanych z podjęciem działalności razem ze źródłem ich finansowania;
• specyfikację wydatków do poniesienia w ramach dofinansowania;
• formę zabezpieczenia zwrotu dotacji.

W praktyce, uzupełnienie tego wniosku może zająć nawet kilka – kilkanaście dni. Dlaczego?

Pierwszym powodem jest konieczność przygotowania biznesplanu.

Zazwyczaj wniosek jest mocno rozbudowany i zawiera już biznesplan. Czasem jednak trzeba go dołączyć oddzielnie. Co ciekawe, niektóre urzędy w ogóle go nie wymagają, jednak jego stworzenie z pewnością zwiększy szanse na uzyskanie dotacji.

Wnioskodawca musi wykazać zaangażowanie i udowodnić, że przemyślał oraz „przeliczył” całe przedsięwzięcie. Przyszły przedsiębiorca powinien, m.in.:

• wskazać formę opodatkowania;
• określić, czy zamierza zgłosić się do VAT;
• opisać rodzaj, miejsce oraz sposób prowadzenia działalności;
• wyjaśnić, dlaczego chce podjąć działalność;
• określić grupę docelową, konkurencję;
• opisać oferowane usługi, sprzedawane produkty itp.;
• wskazać mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia danego przedsięwzięcia;
• określić przewidywane efekty ekonomiczne.

Część z tych informacji jesteśmy w stanie wskazać od ręki. Jednak uzupełnienie całego biznesplanu zajmuje trochę czasu. Poza tym w celu dobrania odpowiedniej formy opodatkowania, czy przygotowania kalkulacji konieczna może okazać się pomoc księgowej.

Drugi powód to skompletowanie wymaganych dokumentów.

Ich lista może być różna w zależności od rodzaju planowanej działalności gospodarczej, miejsca prowadzenia firmy, czy wybranej formy zabezpieczenia zwrotu środków. Potrzebne mogą być, np.:

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (np. pozwolenia, wykształcenie, staż pracy);
• kserokopia umowy najmu lokalu;
• informacje na temat uzyskanej pomocy de minimis;
• dokument potwierdzający wkład własny (np. wyciąg z rachunku);
• umowy wstępne, listy intencyjne, zaproszeni do współpracy (nie są najczęściej obowiązkowe, ale mile widziane).

Oczywiście, takie dokumenty, jak świadectwa pracy, dyplom ukończenia studiów, czy certyfikat ukończenia kursu/szkolenia, to zazwyczaj kwestia przejrzenia własnego „archiwum”. Jednak zorganizowanie niektórych dokumentów może zająć trochę czasu, zwłaszcza jeśli trzeba będzie zaangażować do tego osoby trzecie.

Oczekiwanie na decyzję PUP

Wypełniony wniosek wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w odpowiednim urzędzie pracy lub online za pośrednictwem strony praca.gov.pl. PUP ma 30 dni na jego rozpatrzenie. O decyzji wnioskodawca informowany jest telefonicznie. Dodatkowo można spodziewać się także listu poleconego. Podczas rozmowy, urzędnik zaprosi przyszłego przedsiębiorcę do urzędu w celu podpisania umowy.

Podpisanie umowy o przyznanie jednorazowych środków na podjęcie działalności

W umówionym terminie należy stawić się w odpowiednim urzędzie pracy, by podpisać umowę. Znajdziemy w niej nie strony umowy, jej przedmiot i kwotę dofinansowania. Jednak najobszerniejszą jej część stanowią zobowiązania wnioskodawcy. Przyszły przedsiębiorca musi zobowiązać się do, m.in.:

• zarejestrowania działalności w CEIDG
• prowadzenia działalności gospodarczej przez co najmniej 12 miesięcy;
• wydatkowania i rozliczenia otrzymanych środków zgodnie z ich przeznaczeniem;
• zwrotu niewykorzystanych środków;
• zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego podatku VAT dotyczącego produktów zakupionych za środki z PUP (dotyczy czynnych podatników VAT);
• niepodejmowania zatrudnienia w okresie 12 miesięcy prowadzenia działalności;
• dostarczenia konkretnych dokumentów we wskazanych terminach.

Należy zaznaczyć, że są to główne zobowiązania. Zarówno treść umowy, jak i wymagane terminy mogą różnić się w zależności od urzędu.

Założenie działalności gospodarczej

Po podpisaniu umowy z PUP wnioskodawca musi zarejestrować działalność w CEIDG. Najczęściej trzeba to zrobić w ciągu kilku dni (w zależności od urzędu: 2-7 dni). Co ważne, data rozpoczęcia działalności wskazana we wpisie nie może przypadać wcześniej niż dzień po dniu wpływu udzielonych środków na rachunek. Przy okazji tego ćwiczenia polecamy zapoznanie się z rankingiem kont firmowych. W niektorych przypadkach możemy założyć JDG wraz z rachunkiem bankowym czy uzyskać bardzo atrakcyjne warunki prowadzenia konta i premie na start.

Wydatkowanie środków z dofinansowania z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności

W ciągu kilku lub kilkunastu dni po dopełnieniu wszystkich niezbędnych formalności (np. podpisaniu umowy, ustanowieniu prawnego zabezpieczenia), przyznane środki zostaną przelane na konto wskazane we wniosku. Najczęściej na wydanie wszystkich środków wnioskodawca ma około 2 miesiące, licząc od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Co ważne, każdy zakup trzeba odpowiednio udokumentować. Dowodem poniesienia wydatku mogą być rachunki, faktury VAT, umowy kupna-sprzedaży. Zazwyczaj potrzebne jest także potwierdzenie dokonania zapłaty, np. adnotacja „zapłacono gotówką”; potwierdzenie przelewu itp.

Rozliczenie wydatkowanej kwoty dofinansowania

Po około 2 miesiącach od daty podjęcia działalności przedsiębiorca musi rozliczyć się w urzędzie pracy. Trzeba to zrobić na specjalnym formularzu opracowanym przez urząd. Na druku należy uwzględnić, m.in.:

• nazwę produktu;
• numer faktury;
• datę sprzedaży;
• kwotę brutto, netto i VAT.

Poza tym do wniosku o rozliczenie wydatkowanej kwoty trzeba dołączyć:

• kopie faktur, rachunków i innych dokumentów potwierdzających poniesienie danego wydatku;
• oświadczenie, czy wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia lub zwrotu podatku VAT w związku z zakupami sfinansowanymi z dofinansowania;
• dokumenty potwierdzające wpis do CEIDG;
• potwierdzenie zgłoszenia się do ZUS.

Dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności – co dzieje się po 12 miesiącach?

Rozliczenie się z urzędem pracy to nie koniec formalności, z jakich trzeba wywiązać się wobec PUP. W terminie określonym w umowie (najczęściej po upływie 12 miesięcy prowadzenia działalności) przedsiębiorca musi zgłosić się do urzędu, by ostatecznie potwierdzić fakt wywiązania się z umowy. W zależności od urzędu potrzebne mogą być, np.:

• dokumenty potwierdzające wejście w obrót gospodarczy (np. PIT, wystawione rachunki lub faktury, podatkowa księga przychodów i rozchodów);
• zaświadczenie z ZUS o okresach podlegania ubezpieczeniom z tytułu prowadzenia działalności;
• oświadczenie o skorzystaniu lub nieskorzystaniu z prawa do zwrotu podatku od towarów i usług.

Natomiast po 12 miesiącach przedsiębiorca nie ma już obowiązku prowadzenia działalności gospodarczej – może ją zawiesić lub zakończyć. Ma prawo także, np. sprzedać przedmioty zakupione za środki z PUP.