Jak sprawdzić kontrahenta w Internecie?

Obecnie granice nie są żadną przeszkodą. Możemy z łatwością nawiązywać kontakty biznesowe z przedsiębiorcami nie tylko z drugiego krańca Polski, ale i z zagranicy. Biznes i konto firmowe założymy całkowicie online. Następnie możemy pracować zdalnie, współpracować z kimś latami i nigdy nie spotkać się na żywo. Niestety, razem z nowymi możliwościami pojawiają się nowe zagrożenia – im większe „zasięgi”, tym większe ryzyko, że trafimy na oszusta. Dlatego tak ważne jest, aby kierować się zasadą ograniczonego zaufania i prześwietlać swoich partnerów biznesowych przed nawiązaniem współpracy. Jak? Na przykład, wykorzystując to samo narzędzie, które daje nam te „zasięgi”, czyli…Internet. Podpowiadamy, jak sprawdzić kontrahenta w Internecie.

Po co sprawdzać kontrahenta w Internecie?

Na początku chcemy podkreślić, że research internetowy powinien być jedynie wstępem do dalszej weryfikacji lub uzupełnieniem już zebranych wiadomości. Internet to skarbnica wiedzy, ale nie wszystko, co w nim znajdziemy, jest prawdą. Nie warto więc uzależniać decyzji o podjęciu współpracy tylko na podstawie opinii w sieci. W takim razie, czy w ogóle jest sens poświęcać czas na przeszukiwanie Internetu? Zdecydowanie tak.

Weryfikując przedsiębiorcę w CEIDG lub sprawdzając go w KRS, zyskamy pewność, że rzeczywiście aktywnie prowadzi on działalność gospodarczą. Przeglądając rejestry dłużników i korzystając z usług biur informacji gospodarczej, zapoznamy się z jego sytuacją finansową. Upewnimy się, czy jest wypłacalny. A sprawdzając białą listę – czy jest czynnym podatnikiem VAT. Wszystkie te informacje są niezwykle cenne i – co ważne – wiarygodne, ale nie dadzą nam odpowiedzi na pytania:

• czy nasz kontrahent jest znany w branży;
• jaką cieszy się opinią;
• jakimi wartościami się kieruje;
• jak reaguje na krytykę.
• czy współpraca z nim jest problematyczna

Te informacje znajdziemy w źródłach internetowych. Mogą one okazać się przydatne nie tylko przy podejmowaniu decyzji o współpracy, ale także na jej dalszych etapach.

Jak sprawdzić kontrahenta w Internecie? – dostępne sposoby

Poniżej podpowiadamy, które miejsca w sieci warto przejrzeć, szukając informacji o przyszłym lub obecnym partnerze biznesowym.

Wyniki wyszukiwań

Kiedy potrzebujemy informacji, niemal odruchowo wpisujemy zapytanie w wyszukiwarkę. Warto w ten sposób sprawdzić także kontrahenta. Możemy wpisać, np. nazwę. NIP, REGON, czy numer KRS. Już same wyniki wyszukiwań będą dla nas podpowiedzią. Czego się dowiemy?

Na przykład, zorientujemy się, czy firma rzeczywiście istnieje. Na rynku funkcjonują bazy firm (np. aleo.com), które pobierają dane z rejestrów przedsiębiorców typu CEIDG, KRS. Jeśli po wpisaniu w wyszukiwarkę numeru NIP, nie pojawią się zupełnie żadne dane firmy, powinna nam się zapalić czerwona lampka. W takiej sytuacji obowiązkowo należy zweryfikować kontrahenta w bazach CEIDG lub KRS.

Z wyników wyszukiwania dowiemy się także, czy firma:

• ma własną stronę internetową;
• wizytówkę Google;
• z jakimi innymi witrynami jest powiązana.

W przypadku, gdy korzystamy z wyszukiwarki Google, warto przejrzeć także sekcję Wiadomości. Mogą być tam wpisy, o, np.:

• otrzymanych nagrodach;
• nowo nawiązanych współpracach,
• postępowaniach upadłościowych/restrukturyzacyjnych;
• aferach i skandalach, w które zamieszany jest dany przedsiębiorca.

Wizytówka Google

To krótka informacja na temat firmy, która wyświetla się obok głównych wyników wyszukiwania lub przed nimi. Dzięki niej szybko sprawdzimy nie tylko, gdzie i w jakich godzinach pracuje dana firma oraz jak się z nią skontaktować, ale także, czy jest popularna i lubiana. Wystarczy zerknąć na średnią wartość opinii i ich ilość. Oczywiście, nie bez znaczenia jest także ich jakość. O tym, na co zwrócić uwagę czytając opinie, piszemy w dalszej części artykułu.

Google Street View

Ta funkcja pozwalająca odbyć wirtualny spacer po dowolnym miejscu na świecie może okazać się przydatna także podczas weryfikacji kontrahenta. Dzięki niej podejrzymy, co znajduje się pod adresem wskazanym jako główne/dodatkowe miejsce prowadzenia działalności.

Pod zadeklarowaną przez kontrahenta lokalizacją nie widać oznak prowadzenia działalności? W takiej sytuacji lepiej zachować ostrożność. Oczywiście, te oznaki powinny być adekwatne do profilu i skali danego biznesu. Co to oznacza?

Na przykład, wyobraźmy sobie, że nasz kontrahent deklaruje, że zajmuje się produkcją i sprzedażą wielkogabarytowego sprzętu AGD. To zrozumiałe, że w Google Street View oczekujemy zobaczyć magazyny i wielką halę produkcyjną. Jeśli pod wskazanym adresem widać wyłącznie domy mieszkalne – powinien być to dla nas sygnał ostrzegawczy. Nie oznacza to jednak, że trzeba od razu skreślać taką współpracę. Warto – po pierwsze – zerknąć na datę zrobienia zdjęcia – niektóre potrafią być nawet z 2012! A po drugie – wykorzystać także inne metody weryfikacji i być może udać się osobiście pod wskazany adres.

Firmowa strona internetowa i firmowe profile w social mediach  

Jeśli firma posiada własną stronę www, z pewnością będzie to jedno z pierwszych miejsc, które odwiedzimy. Uzyskamy tam informacje na temat oferty. W zakładce O mnie/ O nas lub podobnej poznamy tożsamość osoby/osób, które tworzą firmę i, z którymi być może będziemy współpracować.

Często równolegle ze stroną www, a niekiedy zamiast niej firmy prowadzą konta w mediach społecznościowych, np. na Facebooku, Instagramie, LinkedIn itd. Również tam dobrze jest zajrzeć. Są firmy, które bardzo aktywnie udzielają się w social mediach. Regularnie publikują posty, rolki, reelsy itp. Analizując te treści, możemy poznać nie tylko tożsamość danej osoby, ale także jej styl bycia, temperament, charakter, a nawet wartości, jakimi kieruje się w życiu.

Należy jednak pamiętać, że informacje zawarte na firmowych witrynach z reguły są przemyślane i starannie wyselekcjonowane. Mają zachęcać odwiedzających do zakupu towaru, czy skorzystania z usług i ukazać przedsiębiorcę w samych superlatywach. A nikt z własnej nieprzymuszonej woli nie będzie przyznawał się, że jest nieterminowy, niekompetentny, czy nieuczciwy. Takie informacje mogą nam przekazać osoby, które miały już okazję sprawdzić, czy internetowe deklaracje mają odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Opinie i komentarze

Na firmowych profilach dowiemy się tyle, ile przedsiębiorca chce nam o sobie powiedzieć. By mieć pełen obraz, trzeba jeszcze sprawdzić, co mają o nim do powiedzenia inni, np. klienci, czy pracownicy. W tym celu należy prześledzić, jakie opinie na temat firmy krążą w sieci. Gdzie ich szukać? Najlepiej sprawdzić takie miejsca jak:

• opinie na wizytówce Google;
• firmowy profil na Facebooku;
• platformy sprzedażowe, np. Allegro – nawet jeśli sprzedawca ma własny sklep internetowy, często równolegle oferuje swoje produkty także w innych miejscach;
• komentarze pod postami w mediach społecznościowych, filmami na YouTube;
• blog firmowy – sekcja komentarzy pod wpisami;
• branżowe grupy na Facebooku;
• fora branżowe i pracownicze

Warto także wpisać w wyszukiwarkę nazwę firmy z dopiskiem opinie. Być może wyświetlą się także inne platformy/portale, zbierające opinie o danym produkcie/usłudze/firmie.

Analiza opinii i komentarzy pozwoli nakreślić nam, m.in.: jaka jest jakość oferowanych produktów lub usług, czy zlecenia realizowane są terminowo. Dobrze jest zwrócić uwagę na to, w jaki sposób firma reaguje na negatywne wpisy. Przyjmuje je z pokorą i odpowiada z klasą oraz szacunkiem do klienta, czy wyznaje zasadę, że najlepszą obroną jest atak, a dodatkowo poniża i obraża krytykujących? Będzie to podpowiedź, jak prawdopodobnie zostaniemy potraktowani, jeśli w czasie współpracy dojdzie do sytuacji konfliktowej.

Nie należy jednak zakładać, że wszystko, co przeczytamy, jest prawdą. Pamiętajmy, że nie zawsze da się sprawdzić tożsamość oceniającego. Zdarza się, że pochlebne wpisy pochodzą od rodziny i znajomych, a za negatywnymi stoi nieuczciwa konkurencja.

Poza tym z reguły dużo chętniej wyrażamy swoje niezadowolenie, niż aprobatę. Nie za każde porządnie zrealizowane zamówienie firma dostanie 5 gwiazdek i solidną pochwałę, ale potknięcie z pewnością zostanie szczegółowo odnotowane. Warto także pamiętać, że w Internecie dość łatwo można zrobić komuś „czarny PR”.

Jak weryfikować wiarygodność opinii?

Opinie od klientów, pracowników, czy partnerów biznesowych to cenne źródło informacji, pod warunkiem że są wiarygodne. Jak to ocenić? Poniżej prezentujemy kilka kryteriów, które warto wziąć pod uwagę.

Po pierwsze – gdzie znajduje się opinia i kto może wystawiać opinie na danej platformie. Dla przykładu, na Allegro formularz do wystawienia oceny otrzymują wyłącznie zarejestrowani użytkownicy, którzy rzeczywiście dokonali zakupu.

Po drugie – ilość ocen. Jeśli opinie liczone są w setkach, czy tysiącach jest mniejsze prawdopodobieństwo, że zostały sfałszowane. Liczą się także proporcje. Kilka negatywnych ocen w zestawieniu z setkami pozytywnych komentarzy można uznać za wypadek przy pracy. Natomiast w przypadku, gdy te proporcje są odwrócone, ewidentnie coś musi być na rzeczy i warto zgłębić temat.

Po trzecie – jakość i wartość wypowiedzi. Cenne są opinie konstruktywne, poparte solidnymi argumentami i/lub dowodami, np. zdjęciami. Warto zwrócić uwagę także na styl wypowiedzi. Czasem od razu da się wyczuć, że komentarz nie jest autentyczny.

Po czwarte – data publikacji oceny. Tutaj zasada jest prosta – im świeższa opinia, tym lepiej. Wpisy sprzed kilku lat po prostu mogą być już nieaktualne. Warto zweryfikować, czy w ostatnim czasie nie pojawiła się większa ilość negatywnych opinii. Może to być przesłanka mówiąca o potencjalnych problemach kontrahenta.

Kontakt z innymi kontrahentami

Opinii warto także zasięgnąć, kontaktując się bezpośrednio z dotychczasowymi partnerami biznesowymi naszego kontrahenta. Namiarów możemy poszukać w sieci lub po prostu poprosić o nie potencjalnego kontrahenta. Jeśli współpraca nie należała do udanych – z pewnością dowiemy się o tym podczas rozmowy. By mieć pełen obraz, warto dopytać także o jej skalę i długość.  

Jak sprawdzić kontrahenta w Internecie? – podsumowanie

Wejście w kontakty biznesowe z nieuczciwym przedsiębiorcą oznacza same problemy. Może być ich naprawdę sporo – poczynając od opóźnień w dostawach, czy płatnościach, a kończąc nawet na podejrzeniach o współudział w przestępstwie. Na szczęście, ryzyko ich wystąpienia da się ograniczyć, weryfikując swojego kontrahenta.

Internet może dostarczyć nam wielu informacji o przyszłym lub obecnym partnerze biznesowym, ale nie powinien być ich jedynym źródłem. Najlepsze rezultaty osiągniemy, wykorzystując kilka metod weryfikacji. Możliwe sposoby, zarówno darmowe, jak i płatne zebraliśmy w artykule Jak sprawdzić kontrahenta? Zachęcamy do lektury.

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.