Urząd skarbowy czynności sprawdzające – czym są?

Nie każde wezwanie do stawienia się w urzędzie skarbowym oznacza kontrolę podatkową. Organy podatkowe mają do dyspozycji także inne formy weryfikacji działań podatników. Oto jedno z prostszych narzędzi, jakie stosuje urząd skarbowy – czynności sprawdzające. Wyjaśniamy, czego mogą dotyczyć i jak odróżnić je od kontroli podatkowej.

Czym są czynności sprawdzające?

Jak wspomnieliśmy na wstępie, czynności sprawdzające są jednym z narzędzi służącym do weryfikacji działań podatników. To najprostsza i najmniej sformalizowana procedura „kontrolna”, jaką może zastosować fiskus. Nie bez powodu słowo „kontrolna” ujęliśmy w cudzysłów. Czynności sprawdzające nie są tym samym, co kontrola podatkowa. Urząd skarbowy rozpoczyna czynności sprawdzające wtedy, kiedy nie ma podstaw do wszczęcia kontroli. Tu warto zaznaczyć jedną kwestię, w takim przypadku złożenie czynnego żalu, gdy są przeprowadzane czynności sprawdzające może nie przynieść żadnego efektu (jeśli urząd w danej sprawie ma już jakieś dowody na przestępstwo/wykroczenie skarbowe).

Prawo do przeprowadzenia tego typu czynności mają organy podatkowe pierwszej instancji, tj.:

• naczelnik urzędu skarbowego;
• naczelnik urzędu celnego;
• dyrektor izby skarbowej;
• dyrektor izby celnej;
• wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa.

W jakim celu stosuje się czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające mogą być prowadzone tylko w zakresie określonym w art. 272 Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy pierwszej instancji rozpoczyna je w celu:

• sprawdzenia terminowości składania deklaracji i wpłacania podatków;
• stwierdzenia formalnej poprawności złożonych deklaracji;
• ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do ustalenia zgodności z przedłożonymi dokumentami;
• weryfikacji danych i dokumentów:
  • jakie podatnik przedstawił podczas rejestracji podatkowej;
  • jakie przedstawił podmiot dokonujący zgłoszenia rejestracyjnego oraz uproszczonego zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku akcyzowego;
• weryfikacji poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub nieopodatkowanych, ale tylko w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia we wskazanych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
• sprawdzenia spełnienia warunków uprawniających do opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek oraz rzetelności i terminowości składania oświadczenia podatnikowi przez jej udziałowca lub akcjonariusza, o których mowa w rozdziale 6b ustawy o CIT.

Oprócz tego zgodnie z art. 272a Ordynacji podatkowej Szef KAS lub organ podatkowy upoważniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w zakresie wymiany z państwami członkowskimi UE informacji o podatku VAT ma prawo przeprowadzić czynności sprawdzające w odniesieniu do dokumentów składanych do tego organu.

Warto wiedzieć!

Według Ordynacji podatkowej deklaracją są także zeznania, zestawienia, wykazy, sprawozdania oraz informacje, które zgodnie z przepisami prawa podatkowego mają obowiązek składać podatnicy, płatnicy i inkasenci. Przykładowo, urząd skarbowy może prosić o wyjaśnienia w związku z raportowaniem do urzędu skarbowego przez platformy handlowe typu OLX, Allegro itp.

Urząd skarbowy czynności sprawdzające – jak wygląda procedura?

Przepisy prawa nie regulują, jak formalnie ma przebiegać procedura czynności sprawdzających. Jednak z pewnością ma ona najmniej „biurokratyczny” charakter. W odróżnieniu od kontroli podatkowej urząd nie ma obowiązku doręczać podatnikowi zawiadomienia o zamiarze rozpoczęcia czynności sprawdzających. Urzędnik nie musi mieć także upoważnienia. Najczęściej podatnik otrzymuje po prostu wezwanie do złożenia wyjaśnień (np. dlaczego nie złożył deklaracji), korekty rozliczenia, dostarczenia dokumentów (np. faktur) itp.

Urząd wskazuje, w jakim terminie należy udzielić wyjaśnień lub skorygować deklarację.

Co ważne, odpowiedź na wezwanie nie musi wiązać się z osobistą wizytą w urzędzie. Zgodnie z art. 155 § 1a Ordynacji podatkowej organ podatkowy ma obowiązek dołożyć starań, aby zadośćuczynienie wezwaniu nie było dla podatnika uciążliwe. Często całą sprawę da się wyjaśnić telefonicznie lub drogą elektroniczną.

Procedura z reguły kończy się sporządzeniem i podpisaniem protokołu. Jednak z uwagi na jego czysto informacyjny charakter, najczęściej nie jest on przekazywany do rąk podatnika, a jedynie archiwizowany w jego aktach urzędowych.

Błędy w deklaracji podatkowej – jak wygląda korekta?

Gdy w ramach czynności sprawdzających urząd ujawni, że deklaracja podatkowa zawiera błędy rachunkowe lub inne drobne pomyłki, ma prawo sam dokonać korekty. Jednak jest jeden warunek – wysokość zobowiązania podatkowego, kwota nadpłaty, zwrotu podatku, czy kwota nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty po zmianie nie może przekraczać 5 tys. zł.  

W sytuacji, kiedy to urząd dokona korekty, wówczas podatnik otrzyma kopię już skorygowanej deklaracji z informacją o wprowadzonej zmianie. Jeśli podatnik się z nią nie zgadza, ma prawo wnieść sprzeciw do organu, który dokonał korekty. Musi to zrobić w ciągu 14 dni od doręczenia wspomnianej kopii. Natomiast, gdy podatnik nie wniesie zastrzeżeń, deklaracja skorygowana przez urząd będzie miała taką samą wagę, jakby złożył ją podatnik.

Nie zawsze jednak fiskus sam dokona poprawek. Jeśli uzna to za konieczne lub, jeśli w wyniku korekty kwota zmiany przekracza 5 tys. zł, wówczas to składający deklarację musi ją skorygować samodzielnie. Urząd poinformuje wcześniej podatnika o konieczności dokonania zmian w wyznaczonym terminie i wskaże przyczynę poddania danych informacji w wątpliwość.

Czynności sprawdzające a ulgi podatkowe

Jak już wspomnieliśmy, fiskus w ramach czynności sprawdzających ustala, czy to, co wskazaliśmy w dokumentach, jest zgodne ze stanem faktycznym. Dotyczy to np. prawa do ulgi podatkowej. W związku z tym może zwrócić się do podatnika o okazanie lub złożenie fotokopii dokumentów, potwierdzających zasadność skorzystania z danej ulgi.

To nie wszystko. Warto wiedzieć, że, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne, dobrowolne fundusze emerytalne, domy maklerskie, banki prowadzące działalność maklerską, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, zarządzające ASI oraz SKOK-i mają obowiązek przekazać informacje o zdarzeniach będących podstawą do skorzystania z ulgi wskazanej w deklaracji.

Zatem w ramach czynności sprawdzających fiskus może sprawdzić nasze konto, np. by zweryfikować, czy na pewno ponieśliśmy dany wydatek.

Więcej o tym, kiedy urząd skarbowy ma prawo sprawdzić rachunek bankowy podatnika oraz, do jakich informacji może uzyskać dostęp, przeczytacie w dedykowanym artykule. Tu warto zaznaczyć, iż na celownik mogą zostać wzięte wszystkie rachunki z rankingu kont osobistych czy rankingu kont firmowych. Zachęcamy także do zapoznania się ze wpisem: Konto za granicą a urząd skarbowy.

Urząd skarbowy czynności sprawdzające – oględziny lokalu mieszkalnego

W celu ustalenia, czy stan faktyczny zgadza się z tym, co zadeklarował podatnik, organ podatkowy ma prawo dokonać oględzin lokalu mieszkalnego. Chodzi tu przede wszystkim o potwierdzenie poniesienia wydatków na cele mieszkaniowe lub zweryfikowanie prawa do ulg inwestycyjnych.

Brzmi to groźnie. Należy jednak podkreślić, że w ramach czynności sprawdzających oględziny lokalu mieszkalnego mogą zostać przeprowadzone tylko za zgodą podatnika. Urzędnik ma obowiązek ustalić z podatnikiem termin ich dokonania (podatnik musi podpisać adnotację o ustaleniu terminu). Zatem nie powinno być sytuacji, że urzędnik pojawia się znienacka. Ponadto podatnik ma prawo nie udostępnić lokalu nawet w uzgodnionym wcześniej terminie. Wówczas pracownik organu podatkowego może wyznaczyć inny termin.

Z przeprowadzonych oględzin sporządzany jest protokół, który następnie trafia do akt sprawy.

Trzeba jeszcze podkreślić, że są to wyłącznie oględziny. Urzędnik nie ma prawa robić przeszukania. Inaczej jest w przypadku kontroli podatkowej. Tutaj pracownik organu podatkowego ma prawo zarówno do oględzin, jak i do przeszukania. Co więcej, może to zrobić także bez zgody kontrolowanego, pod warunkiem że uzyska zgodę prokuratora rejonowego.

Jak widać, warto znać swoje prawa. Jeśli urzędnik nie ma zgody prokuratora, to podatnik nie ma obowiązku wpuszczać go do lokalu. Może odmówić oględzin i zyskać dzięki temu czas na przygotowanie się do wizyty – chociażby nastawić się na to psychicznie.

Czynności sprawdzające a „kontrola krzyżowa”

Co ciekawe, zgodnie z art. 274c Ordynacji podatkowej czynnościom sprawdzającym możemy zostać poddani także, jeśli wykonujemy działalność gospodarczą, a wobec naszego kontrahenta prowadzone jest postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa. Wówczas fiskus ma prawo żądać od nas:

• przedstawienia dokumentów w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą podatkową prowadzoną wobec naszego kontrahenta;
• przekazania drogą elektroniczną lub na nośniku danych wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej o strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej.

Tego typu „kontrolą krzyżową” mogą zostać objęte także podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które uczestniczą w dostawie tego samego towaru lub świadczeniu tej samej usługi. Dotyczy to zarówno nabywców, jak i dostawców, bez względu na to, czy udział w dostawie towaru/świadczeniu usług biorą pośrednio, czy bezpośrednio. Jednak w takim przypadku organ podatkowy może żądać tylko tych dokumentów, które związane są z tą konkretną dostawą towaru lub świadczeniem usług.  

Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa – porównanie

Jak wspomnieliśmy na wstępie, czynności sprawdzające są narzędziem „kontrolnym”, ale nie są kontrolą w pełnym tego słowa znaczeniu. Warto w tym miejscu doprecyzować tę kwestię i wskazać konkretne różnice.

Czynności sprawdzające i kontrolę podatkową różni przede wszystkim cel i charakter. Kontrola podatkowa jest bardziej formalna, a jej celem jest sprawdzenie, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków podatkowych. Zatem ma ona dość szeroki zakres. Z reguły na co najmniej 7 przed jej wszczęciem kontrolowany musi otrzymać zawiadomienie. Poza tym w momencie rozpoczęcia kontroli urzędnik ma obowiązek doręczyć upoważnienie oraz okazać legitymację służbową. A na zakończenie musi dostarczyć protokół, który kontrolowany ma prawo zaskarżyć.

W przypadku czynności sprawdzających podatnik nie otrzymuje żadnego pisma informującego o ich rozpoczęciu. Ich celem jest głównie weryfikacja poprawności i terminowości wpłat podatków oraz składanych dokumentów. Nieprawidłowości ujawnione w ramach tych czynności mogą zostać wyjaśnione nawet podczas rozmowy telefonicznej. Zakończenie procedury nie wiąże się z przekazaniem oficjalnego dokumentu na ręce podatnika.

Kontrola w przeciwieństwie do czynności sprawdzających ma ograniczenia czasowe. Urzędnik musi trzymać się terminu jej wszczęcia (między 7 a 30 dniem od doręczenia zawiadomienia) oraz czasu trwania.

Oba narzędzia odróżnił także sam ustawodawca. Każdemu z nich poświęcił osobny dział Ordynacji podatkowej – dział V czynnościom sprawdzającym, a dział VI kontroli podatkowej.

Szerzej o kontroli podatkowej osoby prywatnej pisaliśmy w dedykowanym artykule. Zachęcamy do lektury.

Urząd skarbowy czynności sprawdzające – podsumowanie

Czynności sprawdzające najczęściej nie są powodem do niepokoju. Pomagają ujawnić błędy, które mogliśmy popełnić, np. przy składaniu deklaracji podatkowych. Dzięki temu mamy szansę w porę je skorygować i uniknąć późniejszych konsekwencji, np. zajęcia konta bankowego przez US, czy kar za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.

Warto jednak wiedzieć, że jeśli podczas tego typu czynności urząd dopatrzy się jakichś większych nieprawidłowości, może być to podstawą do wszczęcia kontroli podatkowej.

Autor artykułu

Maciek Król

Pozostałe publikacje autora

Ukończył studia w Szkole Głownej Handlowej. Zawodowo związany z branżą farmaceutyczną od strony finansowej. Pasjonat rynków finansowych, giełdy i inwestycji. Z sukcesami pomnaża prywatne środki na Warszawskim Parkiecie. W Finhack'u dba o aspekt merytoryczny artykułów finansowych i pomaga planować przyszłe treści dla naszych czytelników.