Rodzaje terminali płatniczych

Jeśli decyzja o przejściu na płatności bezgotówkowe została już podjęta, czas na kolejną, czyli wybór odpowiedniego terminala płatniczego. To ważny krok, ponieważ nie każde urządzenie sprawdzi się w każdej firmie. Sprzęt należy dopasować do potrzeb swojej firmy oraz możliwości finansowych i lokalowych. Co istotne oferta terminali płatniczych dostępna jest w każdym banku z naszego porównania kont firmowych, warto sprawdzić nasz ranking terminali płatniczych. Sam bank może być operatorem usługi lub pośredniczyć w jej dostarczeniu, koszt w większości przypadków może być indywidualnie negocjowany. By ułatwić to zadanie, poniżej wymieniamy rodzaje terminali płatniczych i wskazujemy ich najważniejsze cechy. Zapraszamy do lektury.

Jakie są rodzaje terminali płatniczych?

Terminale płatnicze możemy podzielić na 5 głównych grup:

• terminale stacjonarne;
• terminale przenośne;
• PIN Pady;
• terminale samoobsługowe;
• SoftPOS-y.

Jaki terminal wybrać? Rodzaje terminali płatniczych – charakterystyka

Pani Ania ma salon fryzjerski, ale 70% jej zleceń to upięcia okolicznościowe realizowane u klientek. Mimo to zdecydowała się na terminal stacjonarny, przez co 70% jej klientek i tak nie ma możliwości zapłacić bezgotówkowo. Ania podpisała umowę z operatorem na 2 lata. Zerwanie jej przed terminem wiąże się z wysoką karą finansową, więc musi utrzymywać terminal, który jest praktycznie bezużyteczny. Dodatkowo operator obciąża ją opłatą za niewypracowanie minimalnego limitu obrotów na urządzeniu. W tym przypadku terminal zamiast pomocnikiem stał się dodatkowym obciążeniem.

By uniknąć podobnych problemów, należy dopasować urządzenie do potrzeb firmy oraz sposobu i miejsca prowadzenia działalności. Dobrze dobrany terminal płatniczy usprawni funkcjonowanie firmy. Płatności będą realizowane szybciej i sprawniej. Dzięki temu skrócą się kolejki i poprawi się jakość obsługi klienta. To z kolei sprawi, że więcej osób zechce odwiedzać dany punkt, co w dłuższej perspektywie pozytywnie wpłynie na wysokość obrotów w firmie.

By podjąć świadomą decyzję i móc czerpać korzyści z udostępnienia płatności bezgotówkowych, najpierw należy zrozumieć, czym charakteryzują się poszczególne typy terminali płatniczych. Poniżej opisujemy każdy z nich.

Terminal stacjonarny

Jak sama nazwa wskazuje, terminal stacjonarny, zwany także terminalem POS (z ang. point of sale) to taki, który znajduje się na stałe w konkretnym miejscu. Nie zmienia swego położenia. Wynika to głównie z faktu, że musi być stale podłączony do prądu – zakres manewru wyznacza długość kabla. Dzięki temu jest zawsze gotowy do pracy. Nie trzeba go ładować i pilnować poziomu baterii. Może wykorzystywać różne typy komunikacji zarówno przewodowej, jak i bezprzewodowej (np. GPRS, Ethernet).

Z reguły terminale stacjonarne są większe i cięższe niż ich mobilne odpowiedniki. Na szczęście, łatwo można połączyć je z PIN padem, co eliminuje konieczność przekładania głównego terminala z rąk do rąk. Kasjer inicjuje transakcję na swoim urządzeniu, a klient finalizuje ją na PIN Padzie.

POS-y mogą pracować jako urządzenia niezależne, ale bez problemu da się je także zintegrować z kasą fiskalną lub systemem kasowym. Dzięki temu sprzedawca nie musi ręcznie przepisywać kwoty transakcji na terminalu, co jeszcze bardziej przyspiesza obsługę klienta i minimalizuje ryzyko pomyłek kasjerów.

Terminal stacjonarny – dla jakiej firmy?

Z uwagi na powyższe, terminale stacjonarne najlepiej sprawdzą się wszędzie tam, gdzie płatności są przyjmowane regularnie i zawsze w tym samym miejscu (tj. w recepcji, przy stanowiskach kasowych, za ladą). Będą to, np.:

• supermarkety;
• sklepy osiedlowe;
• kwiaciarnie;
• hotele;
• piekarnie;
• kasy biletowe;
• warsztaty samochodowe;
• salony fryzjerskie, kosmetyczne;
• apteki;
• stacje paliw.

Terminal przenośny – rodzaje terminali płatniczych

Terminale przenośne są bardziej kompaktowe i lżejsze niż ich stacjonarne odpowiedniki. W zależności od modelu tego typu urządzenia mogą mieć:

• klasyczną klawiaturę numeryczną i klasyczny ekran;
• klasyczną klawiaturę numeryczną i ekran dotykowy;
• tylko ekran dotykowy, na którym wyświetla się klawiatura (brak zewnętrznej klawiatury).

Terminale mobilne nie mają kabli zasilających. Posiadają wbudowaną baterię, dzięki czemu nie muszą być na stałe podłączone do prądu. Łączą się z siecią bezprzewodowo – za pomocą Wi-Fi, GPRS lub Bluetooth. Dzięki temu mogą być używane w różnych lokalizacjach.

Wymagają jednak kontrolowania stanu baterii i ładowania. Pojemność baterii zależy od wybranego modelu, jednak z reguły na jednym ładowaniu urządzenie może działać nawet 12 godzin. Stan baterii da się uzupełniać zarówno za pomocą ładowarki dołączonej do zestawu i kabla USB, jak i przy użyciu ładowarki samochodowej, czy powerbanku. By zwiększyć komfort użytkowania, warto nabyć terminal mobilny w zestawie z bazą ładującą, na którą można odkładać terminal po każdym użyciu. Wówczas mamy pewność, że terminal jest zawsze gotowy do pracy.  

Terminal przenośny – gdzie się sprawdzi?

Terminale przenośne to rozwiązanie dla firm, które:

• regularnie przyjmują płatności bezgotówkowe;
• cenią sobie mobilność;
• pracują w terenie;
• przyjmują płatności bezgotówkowe w różnych lokalizacjach – zarówno w lokalu, jak i poza nim, np. przy stoliku, w domu klienta, itp.

Sprawdzą się, m.in.:

• w gastronomii – restauracje, bary, kawiarnie, food trucki, usługi cateringowe;
• w taksówkach;
• na targowiskach, bazarkach;
• w firmach kurierskich, dostawczych;
• w firmach świadczących usługi remontowo-budowlane, medyczne, kosmetyczne;
• w branży rozrywkowej.

PIN Pad – rodzaje terminali płatniczych

PIN Pad to oddzielne niewielkie urządzenie z klawiaturą, które jest przeznaczone głównie dla klienta, by mógł wygodnie i dyskretnie przyłożyć/włożyć kartę oraz wpisać PIN.

Często wykorzystywany jest w konfiguracji z terminalem stacjonarnym. Wówczas sprzedawca nie musi za każdym razem przekazywać głównego terminala klientowi, a klient nie musi czekać, by zatwierdzić transakcję. Takie rozwiązanie znacząco usprawnia realizację transakcji i poprawia jakość obsługi klienta.

Obecnie PIN Pad może być także połączony za pomocą kabla USB bezpośrednio z kasą fiskalną. Wówczas dane z kasy są automatycznie przesyłane do PIN Pada. Eliminuje to konieczność posiadania oddzielnego terminala płatniczego.

Można go po prostu położyć na ladzie lub zamontować na specjalnym uchwycie, oszczędzając tym samym miejsce na stanowisku kasowym.

PIN Pad – dla kogo?

PIN Pady to urządzenia, które nie mogą działać samodzielnie. Muszą współpracować z oddzielnym terminalem płatniczym, kasą fiskalną lub systemem kasowym. Podobnie, jak w przypadku terminali stacjonarnych, PIN Pady sprawdzą się wszędzie tam, gdzie płatności są przyjmowane zawsze w tym samym miejscu – przy kasie, ladzie, czy w recepcji.

Zatem będą miały zastosowanie, m.in.:

• w różnego rodzaju stacjonarnych punktach usługowo-handlowych, które korzystają z terminala lub rozwiązań kasowych;
• w aptekach;
• w supermarketach;
• na stacjach benzynowych;
• w hotelach.

Terminal samoobsługowy

Terminale samoobsługowe to urządzenia, które nie wymagają obecności kasjera. Klient może samodzielnie zainicjować i zrealizować płatność. Są wykorzystywane w różnego rodzaju automatach lub kioskach, dlatego muszą być łatwe w obsłudze i odporne na czynniki zewnętrzne oraz posiadać szczególne zabezpieczenia na wypadek aktów wandalizmu.

Na rynku dostępne są różne modele. Niektóre urządzenia wyglądają jak tradycyjny terminal z klawiaturą numeryczną, inne – przypominają bardziej czytnik kart. Mogą obsługiwać wszystkie typy kart płatniczych – bezstykowe, chipowe, magnetyczne, a także transakcje zbliżeniowe urządzeniami mobilnymi.

Terminal samoobsługowy – gdzie może znaleźć zastosowanie?

Tego typu terminale sprawdzą się wszędzie tam, gdzie obsługa przez kasjera jest niemożliwa, niepotrzebna lub nieefektywna. To dobry sposób na poszerzenie usług i usprawnienie obsługi klienta. Terminale samoobsługowe znajdują zastosowanie, m.in.:

• w urzędach – opłatomaty do wnoszenia opłat administracyjnych;
• w transporcie publicznym – kasowniki, biletomaty na przystankach;
• w parkomatach;
• w myjniach samoobsługowych;
• w przypadku organizacji charytatywnych – datkomaty, ofiaromaty;
• na stacjach paliw – dystrybutory samoobsługowe, stacje ładowania do samochodów elektrycznych
• automaty do napojów lub przekąsek;
• w kasach samoobsługowych;
• w hotelach;
• w obiektach kulturalnych i rozrywkowych – biletomaty;
• w paczkomatach;
• w pralniach samoobsługowych.

SoftPOS, czyli terminal w telefonie

SoftPOS to szczególny rodzaj terminala. Nie jest oddzielnym urządzeniem, a aplikacją mobilną, dzięki której można zamienić smartfon lub tablet sprzedawcy w terminal płatniczy. Służy wyłącznie do przyjmowania transakcji zbliżeniowych (kartą lub urządzeniem mobilnym) i płatności BLIK. Nie posiada czytnika kart chipowych i z paskiem magnetycznym, więc nie da się zapłacić kartą w sposób tradycyjny – przez włożenie lub przeciągniecie „plastiku”. Aplikacja dostępna jest wyłącznie na urządzenia z modułem NFC i systemem operacyjnym Android. Z reguły wymagana jest wersja 8.0 lub wyższa.

Zarówno instalacja, jak i obsługa terminala typu SoftPOS jest prosta i intuicyjna. By zainicjować płatność, sprzedawca musi uruchomić na swoim urządzeniu aplikację i wpisać kwotę transakcji, a klient – przyłożyć do niego kartę, telefon, zegarek lub inny gadżet płatniczy. Co ważne, SoftPOSy są przystosowane także do przyjmowania płatności powyżej 100 zł. W takiej sytuacji klient po prostu wpisuje PIN na urządzeniu sprzedawcy.

Terminale aplikacyjne nie mają w zestawie drukarki. Oznacza to, że nie da się przekazać klientowi papierowego potwierdzenia. Przyjmuje ono formę elektroniczną. Można je przesłać e-mailem, SMS-em lub udostępnić klientowi kod QR.

SoftPOSy to obecnie jedne z najtańszych terminali płatniczych na rynku. Miesięcznie za użytkowanie aplikacji płaci się w granicach 5-10 zł w standardowej ofercie. Dla porównania w przypadku tradycyjnych terminali koszty dzierżawy zaczynają się od 25 zł.

Więcej o tym, ile kosztuje terminal płatniczy, pisaliśmy w tym artykule. Zachęcamy do lektury.

SoftPOS – w jakiej branży się sprawdzi?

Biorąc pod uwagę wygodę i łatwość użytkowania, brak oddzielnego urządzenia oraz niskie koszty utrzymania, terminale aplikacyjne mogą znaleźć zastosowanie w wielu sytuacjach i w wielu branżach. Jako główne narzędzie do przyjmowania płatności bezgotówkowych sprawdzą się między innymi w przypadku:

• małych firm i firm działających sezonowo;
• firm, które rzadko i nieregularnie przyjmują płatności bezgotówkowe;
• firm kurierskich, dostawczych, transportowych;
• przedsiębiorców wykonujących wolne zawody (np. architekci, lekarze, prawnicy);
• przedsiębiorców, którzy świadczą swoje usługi u klienta;
• firm, które działają w terenie i są w ciągłym ruchu;
• osób prowadzących działalność kreatywną.

Warto jednak zauważyć, że dla większych firm SoftPOSy mogą stanowić doskonałe uzupełnienie tradycyjnego terminala, np. by rozładować kolejki w czasie zwiększonego natężenia ruchu.

Rodzaje terminali płatniczych – podsumowanie

Jak widać, rodzajów terminali płatniczych jest całkiem sporo. Z pewnością każdy przedsiębiorca znajdzie dla swojej firmy najlepsze rozwiązanie. Wybierając urządzenie, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań dotyczących sposobu i miejsca wykonywania działalności oraz obsługi klienta, m.in.:

• czy płatności bezgotówkowe będą przyjmowane regularnie, czy od czasu do czasu;
• gdzie najczęściej obsługiwani są klienci – w stałym miejscu w lokalu, czy w terenie;
• jakie preferencje płatnicze mają klienci – płacą wyłącznie zbliżeniowo, czy wolą tradycyjne transakcje;
• jak duży jest lokal, ile jest miejsca na stanowisku kasowym.

Na koniec chcemy jeszcze wspomnieć o Programie Polska Bezgotówkowa, w ramach którego przedsiębiorca może mieć swój pierwszy terminal płatniczy przez rok za darmo. Udział w programie to dobry sposób, aby bezkosztowo przetestować, jakie rozwiązanie sprawdzi się w danej firmie. Po roku można po prostu zrezygnować lub zmienić typ terminala na inny.