Terminal płatniczy – czy jest obowiązkowy?

Zmiany zawsze wywołują niepokój. Nie inaczej było w przypadku tzw. Polskiego ładu, który wprowadził szereg nowych regulacji dla przedsiębiorców. To wówczas pojawiły się pytania o terminal płatniczy – czy jest obowiązkowy od stycznia 2022 roku? W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie. Wyjaśniamy, czy w 2024 roku każdy przedsiębiorca musi posiadać terminal płatniczy.

Terminal płatniczy – czy jest obowiązkowy? Podstawa prawna

Głosy o obowiązku posiadania terminala płatniczego przez każdego przedsiębiorcę pojawiły się wraz z Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, wdrażającą, tzw. Polski ład. Zgodnie z tą nowelizacją w ustawie – Prawo przedsiębiorców znalazł się nowy przepis.

Mowa o art. 19a nakładającym na przedsiębiorców obowiązek umożliwienia dokonania płatności w formie bezgotówkowej przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana. Dotyczy to lokalu, miejsc poza lokalem przedsiębiorstwa, a także pojazdów wykorzystywanych do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Należy podkreślić, że umożliwienie płatności bezgotówkowych nie jest równoznaczne z obowiązkiem posiadania terminalu płatniczego.

Terminal płatniczy a instrument płatniczy

By zrozumieć, czego ustawodawca tak naprawdę oczekuje od przedsiębiorcy, wprowadzając powyższy przepis, należy wyjaśnić, czym jest instrument płatniczy.

Zgodnie z ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych jest to: zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zindywidualizowany zbiór procedur, służących do inicjowania zlecenia płatniczego. 

Instrumentem płatniczym nie są monety i banknoty. Może być nim urządzenie (np. terminal płatniczy) lub zbiór procedur, czyli jakaś swego rodzaju funkcja, usługa, czy forma płatności pozwalająca przekazać wartość pieniężną (np. BLIK, przelew).  

Zatem głosy o obowiązku posiadania terminali płatniczych wynikają z błędnej interpretacji nowo wprowadzonego przepisu. Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorca jest zobligowany dać nabywcy wybór, jak ten chce uregulować płatność – gotówką, czy bez jej użycia. Przy czym opcja bezgotówkowa wcale nie musi oznaczać transakcji kartą przy użyciu terminala płatniczego. Przedsiębiorca równie dobrze może zaproponować rozliczenie, np.:

• przelewem,
• BLIK-iem,
• online kartą płatniczą,
• z wykorzystaniem platform takich jak: PayU, Przelewy24, PayPal itp.

Kto nie musi posiadać terminala płatniczego?

Odpowiedź na powyższe pytanie także znajdziemy w art. 19a Prawa przedsiębiorców. W ustępie 2 czytamy, że z obowiązku udostępnienie płatności bezgotówkowych zwolnieni są przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży na kasach rejestrujących, o których mowa w ustawie o VAT. Kogo to dotyczy?

Zgodnie art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług kasę fiskalną muszą posiadać podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jednak nie zawsze i nie wszyscy. Ustawodawca przewidział bowiem szereg zwolnień w tym zakresie. Listę czynności zwolnionych znajdziecie w najnowszym rozporządzeniu Ministra Finansów.

Zachęcamy także do zapoznania się z artykułami:

• Kasa fiskalna – kto musi mieć?
• Dofinansowanie kasy fiskalnej – dla kogo i gdzie?

Terminal płatniczy – czy jest obowiązkowy? Kary za brak terminala płatniczego

Przedsiębiorca, który od 1 stycznia 2022 r. nie będzie miał ani terminala płatniczego, ani nie da innej opcji płatności bezgotówkowej, musi liczyć się z konsekwencjami. Nie chodzi jednak o kary finansowe, a odebranie niektórych uprawnień związanych z podatkiem VAT.

Podatnik, u którego stwierdzono zaniechanie powyższego obowiązku, traci prawo do:

• zwrotu VAT w przyspieszonym terminie (tj. w ciągu 25 dni) za okres rozliczeniowy, w którym stwierdzono naruszenie oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie i za okres, za który podatnik wykazał zwrot różnicy (art. 87 ust. 6c ustawy o VAT);
• stosowania kwartalnego rozliczenia VAT (musi on składać deklaracje za okresy miesięczne) przez co najmniej 6 miesięcy następujących po ostatnim miesiącu kwartału, w którym stwierdzono naruszenie (art. 99 ust. 3a pkt 4 oraz ust. 4b ustawy o VAT).

Jeśli podatnik dopełni obowiązku, wynikającego z art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców, to po upływie ww. okresów może ponownie korzystać z przysługujących mu uprawnień w zakresie VAT.

Ulga na terminal płatniczy

W myśl metody kija i marchewki ustawodawca przewidział nie tylko sankcje, ale także nagrodę dla przedsiębiorców, którzy wdrożą w swojej firmie płatności bezgotówkowe. Chodzi o, tzw. ulgę na terminal. Została ona uregulowana w:

• art. 26hd ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• art. 18ef ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dzięki uldze na terminal podatnik ma prawo odliczyć od podstawy opodatkowania wydatki poniesione na nabycie terminala oraz te związane z obsługą transakcji płatniczych przeprowadzonych przy jego użyciu. Maksymalna kwota, którą można odliczyć w danym roku podatkowym to:

• 2 500 zł – dla podatników, którzy zgodnie z przepisami o VAT są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących;
• 2000 zł – dla małych podatników, którzy przez co najmniej 7 miesięcy albo minimum 2 kwartały byli, tzw. podatnikami bezgotówkowymi;
• 1000 zł – w przypadku pozostałych podatników.

Ulga przysługuje za rok podatkowy, w którym rozpoczęto korzystanie z terminala płatniczego oraz w następnym roku podatkowym. Mali podatnicy mają prawo do ulgi w każdym roku podatkowym, w którym ponieśli wydatki.

Terminal płatniczy a integracja z kasą fiskalną

Ustawa wdrażająca, tzw. Polski ład od 1 stycznia 2022 r. miała wprowadzić także obowiązek integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym. Dotyczy to kas fiskalnych online, czyli takich, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnych Repozytorium Kas. Zaniedbania w tym zakresie miałyby wiązać się z karą finansową w wysokości 5000 zł.

Jednak z uwagi na problemy techniczne sygnalizowane przez przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów zdecydowało się odroczyć obowiązek integracji kasy z terminalem do 1 stycznia 2025 r.

Podsumowanie. Terminal płatniczy – czy jest obowiązkowy?

Z prawnego punktu widzenia, od 1 stycznia 2022 roku terminale płatnicze nie są obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy. Wątpliwości w tym zakresie wynikają z błędnej interpretacji art. 19a dodanego do ustawy – Prawo przedsiębiorców. Chodzi bowiem o nienarzucanie nabywcy formy płatności i umożliwienie rozliczenia się w formie bezgotówkowej przy użyciu instrumentu płatniczego. Niekoniecznie musi nim być terminal i karta. Co więcej, nowe przepisy nie dotyczą wszystkich przedsiębiorców, a jedynie tych, którzy posiadają kasy fiskalne.

Nieobowiązkowy, ale warto

Jednak, biorąc pod uwagę preferencje płatnicze Polaków oraz możliwe korzyści, warto rozważyć zakup terminala. Według najnowszego raportu PolCard from Fiserv prawie 75% Polaków regularnie wybiera płatności bezgotówkowe. Zatem istnieje dużo ryzyko, że mając do wyboru 2 podobne punkty handlowo-usługowe – jeden z terminalem, a drugi bez – klient wybierze ten z terminalem. Dla wielu informacja typu: „płatność tylko gotówką” to czynnik dyskwalifikujący, zwłaszcza jeśli w pobliżu nie ma bankomatu. Sporo osób po prostu na co dzień nie nosi przy sobie banknotów i monet. Chcą płacić szybko i wygodnie, czyli bezgotówkowo. Jeśli nie terminal to warto chociaż rozważyć BLIK. W przypadku rachunków firmowych,p praktycznie wszystkie największe banki go oferują. Z terminalem płatniczym również nie ma problemu, a same oferty porównanie w rankingu terminali płatniczych.

Ponadto terminal płatniczy to wygodne rozwiązanie także dla samego przedsiębiorcy. Dzięki niemu:

• może w tym samym czasie obsłużyć więcej osób i zmniejszyć kolejki;
• ma mniej gotówki do przeliczenia, czyli oszczędza czas;
• zwiększa bezpieczeństwo – mniejsze ryzyko kradzieży i błędnego wydania reszty;
• zwiększa obroty – przychodzi więcej klientów i nie są oni ograniczeni ilością gotówki w portfelu.

Na koniec warto wspomnieć, że przedsiębiorcy, którzy myślą o zakupie terminala, mogą skorzystać z Programu „Polska bezgotówkowa” i otrzymać terminal za 0 zł przez 12 miesięcy. To wystarczający okres, aby przetestować, jak wprowadzenie płatności bezgotówkowych wpłynie na funkcjonowanie firmy.