Polecenie zapłaty – czym jest i kiedy się przydaje?

Opłacanie rachunków to jeden z przykrych obowiązków, który musimy wykonywać przynajmniej raz w miesiącu. Choć nie trzeba już w tym celu wybierać się na pocztę, czy do banku– i tak zajmuje to sporo czasu. Na szczęście, dostępne są takie narzędzia, które mogą robić to za nas. Jednym z nich jest polecenie zapłaty. Wyjaśniamy, co to jest i jak uruchomić taką usługę.

Polecenie zapłaty – co to jest i jak działa?

Polecenie zapłaty jest formą polecenia przelewu, czyli bezgotówkowego rozliczenia należności. Po udzieleniu upoważnienia przez właściciela konta, bank automatycznie będzie obciążał jego konto kwotą wyznaczoną przez dłużnika.

Można powiedzieć, że przy poleceniu zapłaty dochodzi do odwrócenia ról. Korzystając ze standardowego polecenia przelewu, to płatnik wyznacza sumę, jaką bank przekaże wierzycielowi. Tutaj to wierzyciel jest inicjatorem zlecenia. Przesyła on do banku komunikat, jaką kwotę ma pobrać z konta dłużnika. Właściciel rachunku nie musi nic robić. Dostaje jedynie informację o należności, np. w postaci faktury lub zawiadomienia, że rachunek został obciążony konkretną kwotą.

Tak, jak zwykły przelew polecenie zapłaty jest realizowane przez Krajową Izbę Rozliczeniową za pośrednictwem systemu Elixir.

Oczywiście, nie jest tak, że po wystawieniu upoważnienia klient traci kontrolę nad tym, co dzieje się z jego pieniędzmi. Po pierwsze, przy ustanawianiu polecenia zapłaty określamy maksymalną kwotę, jaką wierzyciel może pobrać z naszego konta. Po drugie, możemy całkowicie odwołać polecenie zapłaty lub jedynie anulować jednorazową płatność. W dalszej części artykułu opiszemy szerzej to zagadnienie.

Ta forma trochę przypomina zlecenie stałe, ale jest bardziej złożona

Polecenie zapłaty – kiedy warto je uruchomić?

Polecenie zapłaty to usługa, którą wykorzystuje się przede wszystkim do opłacania rachunków (np. opłaty za prąd, wodę, gaz, internet, czynsz, raty kredytów). Często terminy płatności przypadają na różne dni w miesiącu. Nie zawsze da się wyznaczyć konkretny dzień, w którym opłacimy wszystkie należności naraz. Ciągłe pilnowanie dat może być uciążliwe. Czasem po prostu możemy o czymś zapomnieć. Są także osoby, którym zdarza się to notorycznie.

Kilka dni zwłoki jest równoznaczne z naliczeniem odsetek, a dłuższe zwlekanie z opłatą to ryzyko odcięcia dostępu do usługi (np. prąd, woda, internet). Bardzo długie opóźnienie (powyżej 60 dni) może skutkować nawet wpisaniem do Krajowego Rejestru Długów.

Uruchomienie polecenia zapłaty pozwoli uniknąć takich przykrych sytuacji. To także sposób na zdjęcie sobie z barków części obowiązków i na zaoszczędzenie czasu, który przeznaczylibyśmy na robienie przelewów.

Jak ustanowić polecenie zapłaty?

Dostawcy usług zazwyczaj cenią sobie polecenie zapłaty jako sposób rozliczeń. Daje to im pewność, że należność zostanie uregulowana w terminie. Mimo wszystko nie każda firma umożliwia takie rozwiązanie. Dlatego, jeśli zdecydujemy się uruchomić polecenie zapłaty, musimy w pierwszej kolejności sprawdzić, czy usługodawca przyjmuje taką formę rozliczenia.

Jak uzyskać takie informacje? Najpopularniejsi dostawcy usług (np. PGE, Enea, PGNiG, Tauron, Play, Orange, Plus, Netia, T-Mobile) najczęściej udostępniają taką możliwość. Jeśli nie mamy pewności, najlepiej skontaktować się z daną firmą. Można to zrobić osobiście, mailowo lub telefonicznie, a często także za pomocą czatu na stronie internetowej. Warto także przejrzeć taką stronę, np. sekcję Pomoc lub odpowiedzi na najpopularniejsze pytania.

Kiedy usługodawca da nam zielone światło, możemy przejść do uruchomienia polecenia zapłaty. Dostępne są trzy sposoby:

1. Udajemy się do wierzyciela, czyli firmy, która dostarcza nam daną usługę. Tutaj wydajemy upoważnienie i wyrażamy zgodę, by wierzyciel obciążał nasze konto kwotą z faktury. Następnie to usługodawca (lub jego bank) kontaktuje się z naszym bankiem.
2. Udajemy się do placówki swojego banku. Najczęściej trzeba się stawić osobiście i złożyć pisemne oświadczenie, a bank powiadomi o wszystkim dostawcę usług.
3. Korzystamy z bankowości elektronicznej. Nie wszystkie banki umożliwiają przeprowadzenie całego procesu zdalnie. Ograniczona jest także lista usługodawców. Taka opcja dostępna jest, np. w Pekao SA lub ING Banku Śląskim.

Warto wiedzieć, że w części banków polecenie zapłaty uruchomimy także za pośrednictwem infolinii. Zwykle w przypadku kont z naszego rankingu kont osobistych taka usługa jest darmowa.

Dane niezbędne do uruchomienia polecenia zapłaty

W zależności od wybranego sposobu możemy zostać poproszeni o podanie takich informacji jak:

• nazwa i adres usługodawcy;
• numer rachunku, z którego mają być pobierane środki;
• numer identyfikacyjny lub numer umowy/klienta;
• dane osobowe płatnika.

Ponadto trzeba będzie określić maksymalną kwotę, jaką wierzyciel będzie mógł pobrać z rachunku oraz ustalić termin obowiązywania dyspozycji.

Czy polecenie zapłaty jest płatne?

Polecenie zapłaty to usługa,którą większość banków udostępnia bezpłatnie. Najczęściej nie zapłacimy nic ani za jej uruchomienie, ani za dokonywane zmiany, ani za realizację przelewów. Dopiero w przypadku operacji, która nie była możliwa do przeprowadzenia z powodu braku środków na koncie, niektóre banki pobierają niewielką prowizję (np. BOŚ Bank).

Zdarzają się także banki, które wymagają płatności za każdą transakcję w ramach polecenia zapłaty lub pobierają opłatę w postaci miesięcznego abonamentu.

Jak odwołać polecenie zapłaty?

W większości banków polecenie zapłaty zmodyfikujemy z poziomu bankowości elektronicznej, np. zmienimy wysokość kwoty maksymalnej, czy termin obowiązywania dyspozycji.

Dostępna jest także opcja blokady poleceń. Możemy anulować wszystkie, wybrać te przeznaczone dla konkretnego zleceniodawcy lub jedynie te płatności, które zostaną zrealizowane w najbliższym czasie. Jeśli chcemy, aby w konkretnym terminie kwota nie została pobrana z konta, trzeba z odpowiednim wyprzedzeniem odwołać dyspozycję (min. dzień wcześniej).

Polecenie zapłaty możemy także cofnąć bezpośrednio u dostawcy usług lub kontaktując się z bankiem osobiście.

Czym jest gwarancja polecenia zapłaty?

Właściciel rachunku powinien być informowany o kwocie, jaka zostanie pobrana i wszelkich zmianach dotyczących, np. terminu.

Gwarancja polecenia zapłaty wynika z Porozumienia międzybankowego z dnia 1 czerwca 1988 r. w sprawie stosowania polecenia zapłaty, które podpisały wszystkie banki udostępniające tę usługę. W przypadku niezgodności kwoty z oczekiwaniami, możemy ubiegać się o natychmiastowy (najpóźniej w następnym dniu roboczym) i bezwarunkowy zwrot wszystkich pieniędzy.

Klienci indywidualni mogą zgłosić nieprawidłowości w ciągu 8 tygodni od daty realizacji przelewu. Klienci firmowi mają na to tylko 5 dni.

Polecenie zapłaty – co dzieje się w przypadku braku środków na koncie?

Klient z wyprzedzeniem otrzymuje fakturę. Po pierwsze, by wiedzieć, jaką kwotą zostanie obciążony jego rachunek. Po drugie, by miał czas zapewnić wystarczającą ilość środków na koncie.

Jeśli na rachunku będzie za mało pieniędzy, próba pobrania należności może zostać ponowiona. Może, ale nie musi. Wszystko zależy od polityki danego banku.

Po kolejnej nieudanej próbie najczęściej klient sam będzie musiał opłacić fakturę.

Czy polecenie zapłaty i zlecenie stałe to to samo?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że polecenie zapłaty i zlecenie stałe niczym się nie różnią. Oba narzędzia ułatwiają dokonywanie cyklicznych płatności, jednak tutaj podobieństwa się kończą.

Przy zleceniu stałym w wyznaczonym terminie pobierana jest stała kwota. To właściciel rachunku ustala zarówno dzień, jak i kwotę obciążenia. Zlecenie stałe sprawdza się do regulowania cyklicznych należności pod warunkiem, że ich wartość jest zawsze taka sama.

Polecenie zapłaty nie jest tak przewidywalne. To wierzyciel określa dzień i sumę, jaka zostanie pobrana z rachunku płatnika. Zdarza się, że kwota do uregulowania zależy, np. od zużycia lub ewentulanego skorzystania z dodatkowych usług. Polecenie zapłaty przydaje się do opłacania właśnie takich rachunków, których wartość jest zmienna w czasie.

Czy polecenie zapłaty ma wady?

Największą wadą może być poczucie utraty kontroli nad wydatkami. Należy dodać, że jest to bardziej obawa płatników niż realne zagrożenie. Usługodawcy mają obowiązać z wyprzedzeniem dostarczyć faktury. Dzięki temu nie tylko wiemy, ile zostanie pobrane z naszego konta, ale także mamy czas, by zapewnić środki na rachunku.

Możemy także zakwestionować zbyt wysoką kwotę lub wcześniej anulować polecenie zapłaty. Każda operacja jest widoczna w historii rachunku w serwisie transakcyjnym banku, co umożliwia planowanie i zarządzanie wydatkami.

Zalety polecenia zapłaty

Główną zaletą polecenia zapłaty jest wygoda. To wierzyciel musi pamiętać o płatności, a nie płatnik. Nie tracimy miesięcznie kilkunastu lub kilkudziesięciu minut na zlecanie przelewów. Mamy pewność, że wszystkie należności zostaną uregulowane w terminie. Dopóki zapewniamy wystarczającą ilość środków na koncie, to bank czuwa nad terminowością płatności.

To doskonałe narzędzie dla osób, które nie mają pamięci do dat i zawsze płacą z opóźnieniem. Dzięki poleceniu zapłaty zaoszczędzą pieniądze, które musieliby przeznaczyć na spłatę odsetek karnych lub opłacenie ponownego uruchomienia zawieszonej usługi.

Dla usługodawcy uruchomienie polecenia zapłaty to znak, że ma do czynienia z wiarygodnym klientem, który nie będzie zwlekał z płatnościami. Czasami wierzyciele doceniają takich klientów atrakcyjnymi rabatami lub nagrodami.

Kolejnym atutem tej usługi jest bezpieczeństwo. Nad prawidłowym przebiegiem transakcji czuwa Krajowa Izba Rozliczeniowa. Dodatkowo nasze pieniądze chronione są regulacjami prawnymi. Dzięki wspomnianej już gwarancji polecenia zapłaty możemy w każdej chwili bez podania przyczyny odwołać płatność i domagać się zwrotu środków.

PYTANIA:

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.