Jak zrezygnować z funkcji członka zarządu w spółce kapitałowej?

Funkcja członka zarządu to odpowiedzialne stanowisko, które wiąże się nie tylko z prestiżem, ale także z dużą ilością obowiązków, stresem i ciągłą presją, a przede wszystkim ewentualną odpowiedzialnością finansową. Czasem dochodzą także konflikty pomiędzy członkami zarządu, które często są powiązane z kiepską sytuacją finansową spółki. Nie wszystko w życiu da się przewidzieć. Niekiedy niespodziewane zdarzenia losowe wymuszają na nas ważne decyzje. Czy rezygnacja z funkcji członka zarządu jest możliwa? Jak zrobić to mądrze? Wyjaśniamy.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu – co to jest?

Mówiąc najprościej, jest to jednostronne oświadczenie woli członka zarządu, na skutek którego wygasa jego mandat.

Spółka nie musi ani wyrażać na to zgody, ani dokonywać formalnego przyjęcia wniosku, ani odwoływać członka zarządu oddzielnym aktem. Za to składający rezygnację ma obowiązek zrobić to w taki sposób, by adresat miał szansę zapoznać się z jego oświadczeniem.

Członek zarządu może złożyć rezygnację w dowolnym momencie. Wystarczy zrobić to skutecznie. Słowo „skutecznie” jest tutaj kluczowe. Błędnie wyrażona wola odejścia z funkcji członka zarządu może skutkować zachowaniem tego statusu z wszystkimi możliwymi konsekwencjami (np. odpowiedzialność za długi, czy zaległości podatkowe).

Przy składaniu rezygnacji stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Członek zarządu ma prawo odejść z pełnionego stanowiska bez podania przyczyny. Musi jednak pamiętać, że wówczas będzie odpowiedzialny za wyrządzoną tym spółce szkodę (art. 746 § 2 KC).

Jak skutecznie złożyć rezygnację z funkcji członka zarządu?

Składając rezygnację z funkcji członka zarządu, należy pamiętać, by:

• skierować ją do odpowiedniego adresata;
• zadbać o dowód dostarczenia oświadczenia woli.

Forma oświadczenia

Kodeks spółek handlowych nie narzuca konkretnej formy oświadczenia, dlatego stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o oświadczeniach woli (art. 60. KC). Jeśli ustawa nie stanowi inaczej, może być ono złożone w dowolny sposób (np. smsem, mailem, ustnie, pocztą itp.).

Biorąc pod uwagę kwestie dowodowe, zaleca się zachować formę pisemną. Najlepszym wyborem będzie przesłanie rezygnacji listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu mamy dowód, że oświadczenie dotarło do odpowiedniego adresata oraz kiedy dokładnie to się stało.

Jeśli zdecydujemy się zrobić to osobiście, zadbajmy, by na jednym egzemplarzu był podpis członka zarządu, który przyjmuje oświadczenie, data wpływu oraz pieczątka.

Komu należy złożyć rezygnację z funkcji członka zarządu?

Jeśli oświadczenie woli złożymy nie tej osobie, co trzeba, nie będzie ono skuteczne .Od razu należy dodać, że zgodnie z art. 61. KC oświadczenie woli jest skuteczne, jeśli zostanie dostarczone w taki sposób, by adresat miał szansę zapoznać się z jego treścią.

Nie musi faktycznie tego zrobić, ale rezygnujący ma obowiązek stworzyć taką możliwość oraz zadbać o dowód dostarczenia oświadczenia do adresata. Dlatego tak ważne jest, by skierować je do odpowiedniej osoby i wysłać pod właściwy adres.

Brzmi banalnie, jednak w praktyce ustalenie adresata nie było takie proste. Orzecznictwo nie dawało jednoznacznej odpowiedzi. Dopiero w uchwale 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 roku (sygn. akt III CZP 89/15) zostało wyjaśnione, komu członek zarządu powinien dostarczyć rezygnację z pełnionej przez siebie funkcji.

Według powyższej uchwały oświadczenie woli należy złożyć wobec jednego członka zarządu lub prokurenta (zgodnie z art. 205§2 KSH). Oznacza to, że rezygnacja dostarczona pod adres spółki będzie skuteczna w momencie, kiedy jeden członek zarządu lub prokurent uzyska szansę zapoznania się z jego treścią.

Wpis do KRS a rezygnacja z funkcji członka zarządu

Po skutecznym złożeniu rezygnacji to spółka musi zadbać o wykreślenie dotychczasowego członka zarządu z rejestru KRS. Ma na to 7 dni od dnia zdarzenia.

Ustępujący ze stanowiska sam nie może tego zrobić, ponieważ po wyrażeniu oświadczenia woli nie reprezentuje już firmy. Oprócz zadbania o dokument potwierdzający złożenie rezygnacji (trzeba go dołączyć do wniosku o zmianę wpisu do KRS), członek zarządu nie musi podejmować żadnych działań w tym kierunku.

Ważne! To, czy członek zarządu został wykreślony z rejestru KRS, nie ma wpływu na skuteczność rezygnacji. Samą procedurę opisaliśmy w artykule „Jak zmienić zarząd w spółce„

Rezygnacja jedynego członka zarządu

W przypadku rezygnacji jedynego lub ostatniego członka zarządu oraz jednoczesnego odejścia całego zarządu wieloosobowego procedurą jest trochę inna. Należy zwołać zgromadzenie wspólników i to na ich ręce składana jest rezygnacja. W tym przypadku powstaję pewien problem, ponieważ celem dokonania wpisu w KRS powinien zostać powołany nowy zarząd. Bez niego spółka pozostaje bez reprezentacji i teoretycznie nie ma komu dokonać wpisu. W tym scenariuszu, stan faktyczny jest taki, że spółka nie ma zarządu, a w KRS wiszą nieaktualne dane. Stary zarząd, pomimo rezygnacji, staję się zakładnikiem sytuacji. Z formalnego punktu widzenia, rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu zgromadzenia wspólników. Jednak, jeśli wspólnicy nie powołają nowego zarządu, który złoży wniosek o dokonanie wpisu do KRS, to mamy patowa sytuację.

Rozwiązaniem, w teorii może być powołanie profesjonalnego pełnomocnika przed złożeniem rezygnacji Celem pełnomocnika powinno być dokonanie wpisu do KRSu. Niestety i tu nie mamy gwarancji powodzenia. Pomimo takiego ułożenia zdarzeń, KRS i tak może odmówić dokonania wpisu. Tu argumentem sądu zazwyczaj jest to, że spółka w takiej sytuacji nie ma zdolności procesowej. Po drugiej stronie stoi pełnomocnik z argumentem konieczność zapewnienia zgodności danych zawartych w KRS ze stanem rzeczywistym. Na dobrą sprawę walka na argumenty może trwać bez końca, a wpis w KRS pozostanie nie zmieniony.

Jedynym wyjście z sytuacji jest powołanie nowego zarządu przez wspólników i uporządkowanie spraw spółki.

Rezygnacja jedynego członka zarządu będącego jedynym wspólnikiem

W takiej sytuacji rezygnacja z funkcji członka zarządu wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Oznacza to, że nie będzie ono złożone bezpośrednio spółce a przed notariuszem, który dostarczy wypis aktu do sądu rejestrowego. Tu również dokonanie wpisu będzie raczej niemożliwe, jak w powyższej sytuacji.

Kiedy można zrezygnować z funkcji członka zarządu? Odpowiedzialność odszkodowawcza.

Jak już wspomnieliśmy, teoretycznie nie trzeba podawać przyczyny rezygnacji z funkcji członka zarządu. W praktyce takie zachowanie może przysporzyć problemów, gdyż zgodnie z art. 746 § 2 KC:

Przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę.

W zdecydowanej większości przypadków członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie. Jeśli złoży on rezygnację lekkomyślnie bez podania przyczyny, spółka ma prawo żądać odszkodowania. Właśnie dlatego lepiej umotywować odpowiednio swoją decyzję.

Członek zarządu, który wskaże ważną przyczynę odejścia ze stanowiska, będzie zwolniony z odpowiedzialności odszkodowawczej. Co można uznać za ważne powody? Wbrew pozorom jest ich całkiem sporo, np.:

• skomplikowana sytuacja życiowa;
• konflikt pomiędzy członkami zarządu lub innymi osobami w firmie;
• zmiana prawa;
• choroba;
• utrata zaufania do członków zarządu, wspólników lub rady nadzorczej;
• zmiana miejsca zamieszkania;
• sprzeczność interesów członków zarządu lub wspólników;
• inna wizja przyszłości funkcjonowania spółki;
• zaległości spółki wobec członka zarządu.

Warto także dodać, że zgodnie z art. 746 § 3 KC:

Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Oznacza to, że w żadnym dokumencie (np. umowa spółki) nie mogą znajdować się zapisy, które zabraniają rezygnacji z funkcji członka zarządu z ważnych powodów.

Data skuteczności rezygnacji z funkcji członka zarządu

Członek zarządu przestaje pełnić tę funkcję w chwili przedstawienia swojej woli odpowiedniemu organowi spółki. Liczy się moment, w którym odbiorca miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia.

W przypadku rezygnacji wysłanej mailem pod uwagę bierzemy chwilę dostarczenia wiadomości. Nie musimy czekać, aż rzeczywiście odbiorca odczyta pismo. Ważna jest chwila, kiedy zaistniała taka możliwość, tj. kiedy e-mail(list, sms itp.) został dostarczony pod właściwy adres.

Dlatego, wybierając tradycyjną pocztę, warto zdecydować się na list polecony z potwierdzeniem odbioru. Wówczas dysponujemy konkretnym dowodem, na którym czarno na białym widnieje data doręczenia.

Jeśli członek zarządu nie chce od razu ustępować ze stanowiska, może w oświadczeniu wskazać inny termin (za 7 dni, za miesiąc itp.), od którego rezygnacja pociągnie za sobą skutki prawne.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu podsumowanie

Jak widać powyżej, sposób rezygnacji jest całkiem prosty. W samym piśmie zalecamy zawarcie niezbędnych danych personalnych, wliczając w to imię, nazwisko i przynajmniej nasz adres do doręczeń, ewentualnie kontakt. To samo dotyczy adresata – spółki. Sama treść może być krótka, ze wskazaniem daty rezygnacji, przyczyny.

Korzystając z okazji polecamy nasz dedykowany ranking kont dla spółek, więc jeżeli powodem rezygnacji jest słabe konto firmę. To w łatwy sposób możecie porównać i założyć rachunek w rankingu kont firmowych.

FAQ

Autor artykułu

Michał Król

Pozostałe publikacje autora

Z wykształcenia finansista. Posiada wieloletnie doświadczenie w instytucjach finansowych i bankach. Czuwa nad merytorycznymi aspektami artykułów. Potrafi w jasny i prosty sposób wyjaśnić nawet zawiłe aspekty świata finansów. Na bieżąco śledzi nowości w świecie Fintechów i podpowiada jak najlepiej wykorzystywać funkcje poszczególnych z nich. Lubi Podróże, zainteresowany jest światem inwestycji i jest pasjonatem Lotnictwa.