Terminal płatniczy – czym jest i jak działa?

W Polsce pierwszy terminal płatniczy pojawił się w 1992 roku za sprawą firmy POLCARD. To niepozorne urządzenie sprawiło, że płatności w punktach stacjonarnych stały się prostsze, wygodniejsze i o wiele szybsze. Polacy docenili nowe możliwości i z roku na rok coraz chętniej sięgali po karty płatnicze. Po ponad trzech dekadach w całym kraju mamy ponad 1,328 mln terminali POS (dane NBP na IV kwartał 2023 r.), a ich liczba stale rośnie. Jeszcze na początki 2020 roku było ich raptem 949 tys. Czym tak naprawdę jest to urządzenie, jak działa i, jakie transakcje może realizować? Wyjaśniamy.

Terminal płatniczy – czym jest?

Terminal płatniczy to nic innego, jak niewielkie urządzenie elektroniczne umożliwiające płatności bezgotówkowe. Współczesne terminale obsługują nie tylko wszystkie rodzaje kart płatniczych, ale także płatności BLIK-iem oraz różne gadżety i urządzenia mobilne wyposażone w technologię NFC, np. telefony, zegarki, opaski, naklejki.

Terminal jest swego rodzaju pośrednikiem między klientem, bankiem i sprzedawcą. By mógł spełniać swoje funkcje, potrzebuje dostępu do Internetu i źródła zasilania.

Budowa terminala płatniczego

Standardowy terminal składa się z:

• ekranu;
• czytnika kart magnetycznych;
• czytnika kart z mikroprocesorem;
• czytnika kart zbliżeniowych;
• klawiszy numerycznych do wprowadzania, np. PIN-u, kodu BLIK, czy kwoty płatności;
• klawiszy funkcyjnych i nawigacyjnych przeznaczonych do obsługi płatności i urządzenia.

Warto zauważyć, że urządzenia mogą różnić się w zależności od modelu i producenta. Na rynku dostępne są różne terminale, np. z ekranem dotykowym i bez klawiszy nawigacyjnych. W niektórych czytnik kart zbliżeniowych jest oddzielnym urządzeniem, tzw. PIN-padem.

Jak działa terminal płatniczy?

Transakcja na terminalu płatniczym jest bardzo prosta i trwa zaledwie kilka sekund, jednak w tym czasie dzieje się całkiem sporo. W uproszczeniu wygląda to następująco:

1. Sprzedawca wbija kwotę transakcji i inicjuje płatność.
2. Klient płaci zbliżeniowo (kartą, telefonem, zegarkiem itp.), tradycyjnie (wkłada kartę do czytnika) lub BLIK-iem.
3. Terminal odczytuje dane (np. numer karty, datę ważności) i przekazuje zapytanie autoryzacyjne do banku klienta.
4. Bank sprawdza, czy przeprowadzenie transakcji jest możliwe (np. czy klient ma środki na rachunku) i przekazuje odpowiedź do terminala.
5. Następuje finalizacja transakcji. Klient zatwierdza płatność (np. kodem PIN), a terminal drukuje potwierdzenie.

Szerzej o tym, jak przebiega płatność kartą, pisaliśmy w artykule: Autoryzacja płatności kartą – jak wygląda ten proces?

Rodzaje terminali płatniczych

Odwiedzając supermarkety, restauracje i inne punkty handlowo-usługowych, już na pierwszy rzut oka możemy zauważyć, że poszczególne terminale różnią się od siebie. Niekiedy mamy problem ze zlokalizowaniem miejsca, gdzie zbliżyć lub włożyć kartę. Czasem, by zapłacić bezgotówkowo, musimy przejść do kasy obok, a innym razem to kasjer przychodzi do nas z terminalem. Wynika to z faktu, że obecnie przedsiębiorcy mogą dopasować urządzenie do typu prowadzonej działalności. To, co sprawdzi się w supermarkecie, niekoniecznie zda egzamin w taksówce, czy food trucku. Poniżej przedstawiamy dostępne rozwiązania.

Terminal stacjonarny POS

To urządzenie dedykowane do działalności, w których płatności przyjmowane są zawsze w tym samym miejscu (np. przy ladzie, w recepcji, przy kasie). Jest stale podłączony do sieci elektrycznej, dzięki czemu nie wymaga ładowania i jest zawsze gotowy do przyjęcia płatności. Może być używany razem z tzw. PIN Padem (urządzenie przeznaczone dla klienta do akceptacji transakcji).

Terminal przenośny/mobilny

Terminal mobilny z reguły jest mniejszy niż jego stacjonarny odpowiednik. Nie musi być stale podłączony do prądu – działa bezprzewodowo. Dzięki temu można go przenosić i przyjmować płatności w różnych lokalizacjach. Wymaga jednak kontroli stanu baterii. Posiada wbudowany akumulator, który musi być regularnie ładowany. Dostępne są także modele, które po każdym użyciu można odkładać na specjalną stację ładującą.

Modele mobilne wykorzystują w swojej pracy, np. kelnerzy, dostawcy, taksówkarze, kurierzy, usługodawcy (np. fryzjerzy), którzy dojeżdżają do swoich klientów.

SoftPOS/LikePOS

SoftPOS to bardzo ciekawe rozwiązanie. Jest to bowiem aplikacja (oprogramowanie), a nie oddzielne urządzenie. W tym przypadku terminalem może być tablet, czy smartfon, pod warunkiem że spełnia określone wymagania techniczne (m.in.: NFC, system Android 8.0 lub wyższy). Nie trzeba posiadać zewnętrznego czytnika kart. Klient zbliża kartę/urządzenie bezpośrednio do ekranu telefonu. Potwierdzenie płatności ma formę cyfrową. Można je wysłać klientowi, np. na adres e-mail.

Dedykowany jest głównie do przedsiębiorców, którzy wykonują usługi z dojazdem do klienta i/lub potrzebują terminala sporadycznie, ale nie chcą inwestować w oddzielne urządzenie.

PIN Pad

PIN Pad to odrębne urządzenie, najczęściej zintegrowane z terminalem stacjonarnym. Jest przeznaczone głównie dla klienta. Może on zbliżyć/włożyć kartę i wpisać PIN bez czekania, aż sprzedawca poda urządzenie. Takie rozwiązanie jest wygodne zarówno dla klienta, jak i sprzedawcy.

Terminal samoobsługowy

To urządzenia, które nie wymagają obecności pracownika. Klient może sam zainicjować i zrealizować płatność. Mogą obsługiwać wszystkie metody płatności: karty, BLIK, Apple Pay, Google Pay, itp. Tego typu rozwiązania znajdziemy, np. w automatach z napojami i przekąskami, komunikacji miejskiej, parkometrach, czy kasach samoobsługowych.

Ponadto terminale płatnicze możemy podzielić także ze względu na posiadane funkcje, producenta (np. Verifone, Ingenico, PAX, Poynt), czy typ połączenia (LAN, Wi-Fi, GPRS, Bluetooth).

Terminal płatniczy – jakie transakcje można realizować?

Terminal płatniczy kojarzy się nam głównie z urządzeniem, które przyjmuje płatności. Nie jest to jednak jego jedyna funkcja. Możliwości zastosowania jest dużo więcej, np.:

• obsługa płatności BLIK-a – choć obecnie większość terminali obsługuje już BLIK-a, nie jest to ich podstawowa funkcja;
• usługa cashback – wypłata gotówki w kasie podczas zakupów;
• doładowanie telefonu;
• usługa DCC – płatność w walucie karty
• przyjmowanie opłat za rachunki;
• płatności kodem QR;
• preautoryzacja – blokada środków na rachunku na poczet przyszłej płatności (opcja przydatna, np. przy rezerwacji hotelu, wynajmie auta);
• wpłata gotówki na kartę – klient podaje kasjerowi gotówkę, potem zbliża (lub wkłada kartę) do terminala i otrzymuje potwierdzenie wpłaty;
• usługa napiwki – umożliwia dodanie kwoty do transakcji i oddzielenie jej jako oddzielnej pozycji;
• obsługa kart podarunkowych;
• realizacja zwrotów.

Jak widać, terminal może spełniać bardzo dużo funkcji. Należy jednak podkreślić, że nie każde tego typu urządzenie daje do nich dostęp. Nie w każdym miejscu, w którym jest terminal, da się wpłacić gotówkę, czy opłacić rachunki. Ich zakres zależy od modelu urządzenia oraz od tego, jakie usługi zechce wdrożyć u siebie dany przedsiębiorca. Dla przykładu usługi cashback, czy doładowanie telefonu są możliwe głównie w terminalach stacjonarnych. A rozwiązanie SoftPOS to wyłącznie przyjmowanie płatności zbliżeniowych.

Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy?

W myśl art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców, który wszedł w życie 1 stycznia 2022 roku, przedsiębiorca ma obowiązek umożliwić dokonanie płatności w formie bezgotówkowej przy użyciu instrumentu płatniczego. Dotyczy to każdego miejsca, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana. Jednak wspomnianym instrumentem płatniczym może, ale wcale nie musi być terminal płatniczy. Umożliwienie klientom płatności BLIK, czy przelewem także będzie działaniem zgodnym z nowymi przepisami.  

Należy dodać, że powyższe regulacje nie dotyczą przedsiębiorców, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie o VAT.

Więcej o tym, czy terminal płatniczy jest obowiązkowy, przeczytacie w osobnym artykule.

Polska bezgotówkowa

Przedsiębiorcy, którzy chcieliby dać swoim klientom możliwość płatności kartą, ale boją się, np. kosztów związanych z wdrożeniem usługi, mogą skorzystać z programu „Polska bezgotówkowa”. W ramach tego programu każdy przedsiębiorca może otrzymać terminal płatniczy za darmo. Nie ponosi on kosztów instalacji. A przez pierwsze 12 miesięcy od dnia instalacji lub do osiągnięcia na terminalu obrotu do kwoty 100 tys. zł nie płaci także za jego użytkowanie. Na dobrą sprawę, wszystkie banki z rankingu kont firmowych oferują terminal płatniczy w ramach swoich usług. Same oferty porównacie w rankingu terminali płatniczych.

Udział w programie to, w szczególności dla mniejszych firm, które w innych warunkach nie mogłyby sobie pozwolić na wprowadzenie nowej metody płatności, szansa na rozwój i dotarcie do nowej grupy odbiorców.