Obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną online

Przedsiębiorcy, by nie narazić się na sankcje, muszą trzymać rękę na pulsie i stale kontrolować zmiany w prawie. A ustawodawca dba o to, by przedsiębiorcy się nie nudzili. Przepisy wdrażająca, tzw. Polski ład nałożyła na właścicieli firm kolejne obowiązki. Jednym z nich jest integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną online. Za jego niedopełnienie grozi kara finansowa. O co dokładnie chodzi? Od kiedy i kogo dotyczy? Wyjaśniamy.

Obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną online – podstawa prawna

Ustawa wprowadzająca, tzw. Polski ład przyniosła zmiany w ustawie Prawo przedsiębiorców. Dodano art. 19a, który nakłada na właścicieli firm 2 nowe obowiązki. Pierwszy z nich dotyczy konieczności umożliwienia dokonywania zapłaty w formie bezgotówkowej przy użyciu instrumentu płatniczego, błędnie interpretowanej jako obowiązek posiadania terminala płatniczego.

Jednak w kontekście omawianego tematu kluczowy jest ust. 3 wspomnianego artykułu. Mowa w nim o tym, że przedsiębiorca, który przyjmuje płatności bezgotówkowe przy użyciu terminala płatniczego oraz prowadzi ewidencję sprzedaży, stosując kasy rejestrujące, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. Musi zapewnić współpracę tej kasy z terminalem płatniczym.

Główne cele wprowadzenia tego przepisu to:

• uszczelnienie systemu podatkowego i zmniejszenie, tzw. szarej strefy;
• usprawnienie procesu obsługi klientów.

Zmiany wprowadzono także w ustawie o VAT, dodając do art. 111 ust. 6kb, który przewiduje karę pieniężną w wysokości 5 tys. zł w przypadku stwierdzenia, że przedsiębiorca nie dopełnił obowiązku integracji kasy z terminalem. Karę na podatnika może nałożyć naczelnik urzędu skarbowego.

Od kiedy wchodzi obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną online?

W pierwotnym założeniu art. 19a ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców miał wejść w życie od 1 lipca 2022 r. Oznaczałoby to, że od tego dnia właściciele firm musieliby zapewnić współpracę terminala z kasą online. W innym wypadku narażaliby się na karę finansową.

Jednak po uwzględnieniu sygnałów przedsiębiorców o problemach technicznym w realizacji tego obowiązku, Minister Finansów zdecydował się odroczyć go do końca 2024 r. W tym czasie nie będzie także kar za posiadanie niezintegrowanych urządzeń.

Przedsiębiorcy i przedstawiciele rynku urządzeń płatniczych zgłaszali, m.in.: że nie wszystkie rodzaje terminali płatniczych (np. przenośne) da się zintegrować z kasą. Wskazywano także, że z uwagi na trudności w integracji i przewidziane kary, część przedsiębiorców po prostu zrezygnuje z terminali płatniczych.

Warto dodać, że już w 2023 r. w przedwyborczych deklaracjach słychać było głosy, że Ministerstwo Finansów zniesie obowiązek integracji. W kwietniu bieżącego roku MF zapowiedziało tę zmianę (można o tym przeczytać tutaj w części Proponowane rozwiązania w innych obszarach).

Jednak – jak na razie – nie ma jeszcze stosownych przepisów regulujących tę kwestię. Zatem zgodnie z aktualnym stanem prawnym, przedsiębiorcy będą zobligowani zapewnić współpracę kasy online z terminalem płatniczym do 1 stycznia 2025 r.

Kogo dotyczy obowiązek integracji terminala z kasą fiskalną?

Omawiane zmiany nie dotkną wszystkich właścicieli firm. O synchronizację terminala z kasą będą musieli zadbać jedynie przedsiębiorcy, którzy spełniają łącznie 2 warunki:

1. przyjmują płatności bezgotówkowe przy użyciu terminala płatniczego;
2. prowadzą ewidencję sprzedaży, korzystając z kas rejestrujących online.

Oznacza to, że wspomniany obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców, którzy:

• korzystają z kas online, ale nie przyjmują płatności bezgotówkowych za pomocą terminala płatniczego;
• posiadają terminal płatniczy, ale mają na stanie kasy starszego typu (tj. z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii);
• są zwolnieni z obowiązku stosowania kas fiskalnych.

Które kasy fiskalne podlegają obowiązkowi integracji?

Wyróżniamy 4 główne rodzaje kas:

• z papierowym zapisem kopii;
• z elektronicznym zapisem kopii;
• online;
• wirtualne.

Kasy z papierowym zapisem kopii można było nabyć do 31 sierpnia 2019 r., a kasy z elektronicznym zapisem kopii – do 31 grudnia 2022 r. Te typy kas nie są już dostępne w sprzedaży i mogą być stosowane tylko do momentu ich wyeksploatowania. Co szczególnie istotne, nie da się ich połączyć z Centralnym Repozytorium Kas. A zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców obowiązkowi integracji podlegają tylko te kasy, które mogą łączyć się i przesyłać dane między kasą a CRK.

Taką możliwość mają nowe wersje tych urządzeń, czyli kasy online oraz kasy wirtualne. Oznacza to, że właśnie posiadacze tego typu urządzeń mają obowiązek zintegrować je z terminalem płatniczym.

Warto wiedzieć!

Pod wspomniany obowiązek nie podlegają drukarki fiskalne.

Które terminale można zintegrować z kasą online?

Urządzenia w zależności od modelu i możliwości danego lokalu można połączyć ze sobą przewodowo lub bezprzewodowo (np. Wi-Fi). Jednak kluczowy jest tutaj protokół ECR-EFT, który pozwala na komunikację kasy z terminalem. Muszą go posiadać oba urządzenia. O ile wszystkie kasy online są wyposażone w ten protokół, to niestety, nie wszystkie terminale da się połączyć z kasą. Ponadto nie każdy model kasy będzie współpracował z danym modelem terminala, np. z uwagi na brak odpowiedniego interfejsu.

Więcej informacji na temat protokołu ECR-ERT (FROB) wraz ze wskazaniem konkretnych par współpracujących ze sobą urządzeń dostępne są na stronie Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego.

Obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną online – możliwe korzyści

Dla wielu przedsiębiorców konieczność integracji terminala z kasą to kolejny „wymysł” rządzących, do którego – chcą, czy nie – będą musieli się dostosować. W innym wypadku zostaną obciążeni karą finansową. Warto jednak dostrzec także korzyści, jakie może przynieść współpraca obu urządzeń.

Przede wszystkim oznacza to szybszą i łatwiejszą obsługę klienta. Nie trzeba już ręcznie wpisywać kwoty płatności na terminalu. Wszystko odbywa się w sposób zautomatyzowany. Dzięki temu można uniknąć pomyłek ze strony kasjera. W dłuższej perspektywie to wszystko może przełożyć się na większą liczbę kupujących i wyższe obroty.

Z uwagi na powyższe korzyści, warto rozważyć synchronizację obu urządzeń, nawet jeśli Ministerstwo Finansów zdecyduje się jednak odejść od pomysłu obowiązkowej integracji. Sam terminal płatniczy można otrzymać na atrakcyjnych warunkach, które porównacie w rankingu terminali płatniczych. Oferta urządzeń znajdziecie praktycznie dla wszystkich popularnych rachunków firmowych.